REPUBLIKA SLOVENIJA
SLUŽBA VLADE REPUBLIKE SLOVENIJE ZA RAZVOJ IN EVROPSKO KOHEZIJSKO POLITIKO

                                                    Navodila za uporabo IS e-MA
                                         - priprava zahtevkov za izplačilo v primerih,
               ko je na operaciji v vlogi upravičenca neposredni proračunski uporabnik (NPU)
                                                               - neplačane listine






























ZGODOVINA RAZLIČIC

KAZALO VSEBINE

1. ureditev dostopa do funkcionalnosti NPU=U
2. predpogoji za uvoz listin iz mferac v e-MA
3. NPU=U (Vnos/urejanje ZzI za odredbe, ki še niso plačane)
3.1 Uvoz listin iz MFERAC v e-MA
3.1.1 Priprava plana ZzI - listina v celoti plačana iz proračunskih postavk EKP na eni operaciji
3.1.2 Priprava plana ZzI - listina v celoti plačana iz proračunskih postavk EKP na eni operaciji več prejemnikom (npr. podizvajalcem)
3.1.3 Priprava plana ZzI - listina v celoti plačana iz proračunskih postavk EKP na več operacijah
3.1.4 Priprava plana ZzI - listina delno plačana iz proračunskih postavk EKP in delno iz drugih proračunskih postavk
3.1.5 Priprava plana ZzI - listina plačana iz drugih proračunskih postavk
3.1.6 Priprava plana ZzI - listina se v celoti plača iz pavšala
3.2 Urejanje ZZI
4. Poračun ZADRŽANIH SREDSTEV

SEZNAM KRATIC

UPORABLJENI IZRAZI

U VOD
Priročnik je namenjen uporabnikom informacijskega sistema organa upravljanja (v nadaljevanju: aplikacije e-MA), ki so neposredni proračunski uporabniki in nastopajo v vlogi upravičenca pri izvajanju evropske kohezijske politike v finančni perspektivi 2014-2020.
Posamezna poglavja ali deli poglavij so namenjena različnim skupinam uporabnikov, ki imajo svoje naloge, uporabniške vloge. Uporabnik bo lahko pri svojem delu opravljal naloge več skupin uporabnikov, uvrščen bo v več uporabniških vlog.
Aplikacija e-MA je spletna aplikacija, do katere ima uporabnik dostop preko spletnega brskalnika. Priročnik je pripravljen ob predpostavki določene stopnje računalniškega predznanja ter izkušenj pri delu z internetom, zato se navodila ne spuščajo v razlago posameznih klikov in pogosto uporabljenih izrazov.
Priročnik prav tako predpostavlja poznavanje vsebine procesov, povezanih z načrtovanjem in izvajanjem operacij kohezijske politike, izvajanjem procesov izplačil iz proračuna RS po različnih scenarijih ter postopkov povračil iz naslova prispevka skupnosti v državni proračun. Osnovnih pojmov, kot so na primer zahtevek za izplačilo, upravičenec, operacija itd. v uporabniških navodilih ne razlagamo.
Delovanje in uporaba aplikacije e-MA sta predstavljena glede na potek procesov, povezanih z načrtovanjem in izvajanjem operacij kohezijske politike, pri procesih so označeni udeleženci, ki posamezni proces ali njegov del uporabljajo.

ureditev dostopa do funkcionalnosti NPU=U

Uporabniki, ki delajo na operacijah tipa NPU=U za neplačane listine, kjer se v eMA kreira Plan ZzI, se pojavljajo v spodnjih skupinah:

• NOVA SKUPINA Skrbnik posamezne pogodbe (izvajalske pogodbe):
• pripravi in odda plan ZzI.

• Skrbnik pogodbe (odločitev o podpori, sporazum):
• pregleda in potrdi plan, pri čemer se kreira ZzI.

• Upravičenec (na ministrstvu oziroma na organu, ki je sklenil sporazum z ministrstvom):
• prijavi listino na ZzI, ga vsebinsko dopolni ter odda.

• Kontrolor (na ministrstvu, ne sme imeti hkrati vloge upravičenec):
• pregleda ZzI oziroma izvede AP kontrolo.

Dostopne pravice za novo skupino »Skrbnik posamezne pogodbe« uredi koordinator za e-MA v meniju »Administracija/Uporabnik«, zavihek »Pravica operacija pogodba upravičenec«.
V primeru, da uporabnik navedenih pravic nima urejenih, aplikacija e-MA javi naslednje obvestilo:

Slika 1: Obvestilo v primeru neurejenih dostopnih pravic



^Pomembno
V vlogi skrbnika posamezne (izvajalske) pogodbe in v vlogi skrbnika pogodbe na operaciji lahko nastopa ista oseba, ki potem izvede vse vnose in potrditve v obeh vlogah.


^Pomembno
Kadar je na posamezni izvajalski pogodbi več prejemnikov (npr. podizvajalci), je potrebno pravico »Skrbnik posamezne pogodbe« dodeliti vsakemu posameznemu prejemniku posebej.
^Pomembno
Določitev posamezne vloge je odvisna od razdelitve vlog na posameznem ministrstvu. Skrbnik pogodbe je skrbnik odločitve o podpori (nadomešča sofinancersko) in je v primeru, ko je upravičenec ministrstvo, hkrati tudi upravičenec. V ločeni funkciji pa nastopa kontrolor.
^Pomembno
Kadar je poleg odločitve o podpori sklenjen tudi sporazum (ministrstvo ni upravičenec), je skrbnik posamezne pogodbe oseba iz resorja, s katero je sklenjen sporazum, ki je hkrati tudi upravičenec (lahko ima te pravice druga oseba), skrbnik pogodbe pa je na ministrstvu, ki je lahko hkrati tudi kontrolor.

predpogoji za uvoz listin iz mferac v e-MA

Uporabnik pri vnosu operacije, kjer v vlogi upravičenca nastopa neposredni proračunski uporabnik, vnese naslednje podatke:

• določitev, ali je omogočena prijava neplačanih listin. Uporabnik obkljuka polje omogočena prijava neplačanih listin, kadar je za izvajanje operacije predvideno izplačilo iz proračuna na podlagi zahtevka za izplačilo, ki ne vsebuje dokazila o plačilu.

Slika 2: Prikaz obkljukanega polja omogočena prijava neplačanih listin

Hkrati je treba urediti uvozne pravice za operacijo, kjer v vlogi upravičenca nastopa neposredni proračunski uporabnik. PO sporoči številko operacije koordinatorju na OU, ki dodeli uvozne pravice na operaciji.
Za prijavo listin na ZzI in pravilno pravno podlago, mora upravičenec imeti vnesene postopke v podkazalu "Upravičenec pravne podlage" skladno s točko 6.8 Upravičenec pravne podlage »Priročnika za uporabo informacijskega sistema organa upravljanja e-MA«.

NPU=U (Vnos/urejanje ZzI za odredbe, ki še niso plačane)

Za potrebe informacijske podpore procesa »NPU=U«, je v aplikaciji e-MA v levem meniju dodan nov sklop »Plan ZzI«, v katerem uporabnik – skrbnik posamezne (izvajalske) pogodbe pripravi plan ZzI za pripravo odredb v MFERAC.

Slika 3: Prikaz novega sklopa »Plan ZzI« v kazalu

3.1 Uvoz listin iz MFERAC v e-MA

Po potrditvi eRačuna do statusa RO, MFERAC v e-MA posreduje vse neplačane listine (prejete eRačune), ki imajo na operaciji obkljukano polje »Omogočena prijava neplačanih listin«. Prenesene listine so vidne v meniju »Plan ZzI«.

Slika 4: Prikaz prenesenih neplačanih listin v meniju »Plan ZzI«
Skrbnik posamezne pogodbe listino pregleda s klikom na ikono .

Slika 5: Prikaz pregleda posamezne listine
Pri prenosu listin se v aplikaciji e-MA samodejno kreira seznam planov ZzI za listino na podlagi vzpostavljenih povezav te izvajalske pogodbe v MFERAC na različne operacije. V primeru, da je izvajalska pogodba v MFERAC vezana na eno operacijo, se bo v tem primeru v e-MA izpisala ena vrstica.

Slika 6: Prikaz primera listine, kjer se izvajalska pogodba veže le na eno operacijo
V kolikor je izvajalska pogodba vezana na več operacij, se bo zapisalo toliko vrstic, na kolikor operacij je vezana.

3.1.1 Priprava plana ZzI - listina v celoti plačana iz proračunskih postavk EKP na eni operaciji

Skrbnik posamezne pogodbe vnese plan v e-MA s klikom na ikono v vrstici seznama planov ZzI za listino.

Slika 7: Prikaz klika na ikono za urejanje plana ZzI
Odpre se okno za urejanje plana ZzI, kjer določi višino zneska za izplačilo na način, da se vnese celoten znesek listine v polje »Znesek«.

Slika 8: Prikaz okna za urejanje plana ZzI
V primerih, ko so v izvajalskih pogodbah določena zadržana sredstva, je le-te treba odšteti od celotnega zneska in del zadržanih sredstev vpisati v polje »Znesek zadržano«.

Slika 9: Prikaz vnosa zadržanih sredstev
Vsi zneski se morajo pri potrjevanju plana ZzI sešteti v znesek listine (eRačuna, ki ga je posredoval izvajalec).
S klikom na gumb <Potrdi>, se plan ZzI posodobi glede na zneske, ki so bili vneseni.

Slika 10: Prikaz posodobitve plana ZzI
Ko skrbnik posamezne pogodbe zaključi z vnosom plana ZzI, s klikom na gumb <Oddaj v pregled>, posreduje plan ZzI skrbniku pogodbe na operaciji v pregled in plan ZzI dobi status »Pregled«.
Skrbnik pogodbe na operaciji s klikom na ikono v vrstici seznama planov ZzI za listino preveri plan ZzI in ga, v kolikor se z njim strinja, potrdi na način, da v polju »Ugotovitev« izbere zapis Potrjeno, pojavno okno zapre in zaključi pregled s klikom na gumb <Zaključi pregled>.

Slika 11: Prikaz potrditve plana ZzI s strani skrbnika pogodbe na operaciji
Ko je plan ZzI potrjen s strani skrbnika pogodbe na operaciji, dobi plan ZzI status »Odobren«
V primeru, da skrbnik pogodbe na operaciji presodi, da plan ZzI ni pravilen, lahko v polju »Ugotovitev« izbere zapis Dopolnitev, v polje »Opomba skrbnika operacije« vnese razloge za dopolnitev, pojavno okno zapre s klikom na gumb <Potrdi> in zaključi pregled plana ZzI s klikom na gumb <Zaključi pregled>.

Slika 12: Prikaz zahteve po dopolnitvi plana ZzI s strani skrbnika pogodbe na operaciji
Po vrnitvi plana ZzI v dopolnitev, se spremeni status plana ZzI v status »Dopolnitev«.

Slika 13: Prikaz spremembe statusa plana ZzI v dopolnitev
Skrbnik posamezne pogodbe po prejemu zahteve po dopolnitvi plana ZzI s strani skrbnika pogodbe na operaciji, plan ZzI ustrezno dopolni in ga pošlje v ponoven pregled skrbniku pogodbe na operaciji.
Skrbnik pogodbe na operaciji presodi, ali so dopolnitve ustrezne ali ne, in odobri ali ponovno vrne plan ZzI v dopolnitev.
Po potrditvi skrbnika pogodbe na operaciji se samodejno kreira ZzI v statusu »V pripravi« in je viden v seznamu planov ZZI za listino in v seznamu zahtevkov za izplačilo na operaciji.

Slika 14: Prikaz kreiranega ZzI na planu ZzI

Slika 15: Prikaz kreiranega ZzI na sklopu zahtevki za izplačilo na operaciji

3.1.2 Priprava plana ZzI - listina v celoti plačana iz proračunskih postavk EKP na eni operaciji več prejemnikom (npr. podizvajalcem)

Iz MFERAC se v aplikacijo e-MA prenese seznam plana ZzI za vse prejemnike, ki so vneseni v MFERAC na zadevni izvajalski pogodbi.

Slika 16: Prikaz pregleda listine, ki se veže na izvajalsko pogodbo z več prejemniki
Skrbnik posamezne pogodbe vnese plan v e-MA s klikom na ikono v vrstici seznama planov ZzI za listino. Plan vnese po prejemnikih, ki so upravičeni do plačila po prejeti listini.
Ko skrbnik posamezne pogodbe zaključi z vnosom plana ZzI, s klikom na gumb <Oddaj v pregled> in posreduje plan ZzI skrbniku pogodbe na operaciji v pregled.
Po potrditvi skrbnika pogodbe na operaciji se samodejno kreirajo ZzI-ji v statusu »V pripravi« in so vidni v seznamu planov ZZI za listino in v seznamu zahtevkov na operaciji.
^Pomembno
V primerih, ko bodo izplačila izvedena le nekaterim izmed prejemnikov na izvajalski pogodbi, je treba pred oddajo planov ZzI v pregled, odvečne plane ZzI izbrisati iz seznama planov ZzI.
Odvečne plane ZzI lahko skrbnik posamezne pogodbe zbriše s klikom na ikono .

Slika 17: Prikaz brisanja plana ZzI

^Pomembno
Kadar je na posamezni izvajalski pogodbi več prejemnikov (npr. podizvajalci), se kreira za vsako izplačilo svoj ZzI (kreira se toliko ZzI-jev, kolikor je bilo potrjenih planov ZzI na tej listini).

Slika 18: Prikaz kreiranih ZzI na sklopu zahtevki za izplačilo na operaciji z več prejemniki na izvajalski pogodbi

3.1.3 Priprava plana ZzI - listina v celoti plačana iz proračunskih postavk EKP na več operacijah

V primeru, da je ena listina vezana na dve ali več operacij, se kreira dva ali več planov ZzI-jev. Vsi zneski se morajo pri potrjevanju plana ZzI sešteti v znesek listine (eRačuna, ki ga je posredoval izvajalec).

Slika 19: Prikaz ujemanja zneskov na planu ZzI
Skrbnik posamezne pogodbe vnese plan v e-MA s klikom na ikono v vrstici seznama planov ZzI za listino. Plan vnese za posamezno operacijo.
Ko skrbnik posamezne pogodbe zaključi z vnosom plana ZzI, s klikom na gumb <Oddaj v pregled> in posreduje plan ZzI skrbniku pogodbe na operaciji v pregled.
^Pomembno
V primerih, ko bodo izplačila izvedena le na eni operaciji, je treba pred oddajo planov ZzI v pregled, odvečne plane ZzI izbrisati iz seznama planov ZzI.
Odvečne plane ZzI lahko skrbnik posamezne pogodbe zbriše s klikom na ikono .

Slika 20: Prikaz brisanja plana ZzI
Po potrditvi skrbnika pogodbe na operaciji se samodejno kreirajo ZzI-ji v statusu »V pripravi« in so vidni v seznamu planov ZZI za listino in v seznamu zahtevkov na operacijah.

Slika 21: Prikaz kreiranih ZzI na planu ZzI

3.1.4 Priprava plana ZzI - listina delno plačana iz proračunskih postavk EKP in delno iz drugih proračunskih postavk

V primeru, da je ena listina delno plačana iz proračunskih postavk EKP in delno iz drugih proračunskih postavk, se kreira plan ZzI le za tisti del listine, ki je plačan iz proračunskih postavk EKP. Del listine, ki se plača iz drugih proračunskih postavk, se vnese v polje »Znesek ostalo«.
V primerih, ko je del listine plačan iz proračunskih postavk EKP in delno iz drugih proračunskih postavk, vendar pa se obe izplačili uveljavljata na ZzI, se plan ZzI pripravi na način, da se del plačila listine, ki se plača iz drugih proračunskih postavk, upošteva pri vnosu plana za posamezen ZzI.
»Znesek ostalo« je znesek, ki NE BO upoštevan na ZzI oziroma se za ta del listine ZzI NE BO kreiral.
Skrbnik posamezne pogodbe mora za aktivacijo polja »Znesek ostalo« klikniti na gumb <Uredi>.

Slika 22: Prikaz urejanja polja »Znesek ostalo«


Slika 23: Prikaz polja »Znesek ostalo«
^Pomembno
»Znesek ostalo« je znesek, ki NE BO upoštevan na ZzI oziroma se za ta del listine ZzI NE BO kreiral. Izplačilo dela listine, ki je plačan iz drugih proračunskih postavk se ureja v MFERAC.
^Pomembno
V primerih, ko je del listine plačan iz proračunskih postavk EKP in delno iz drugih proračunskih postavk, vendar pa se obe izplačili uveljavljata na ZzI, se plan ZzI pripravi na način, da se del plačila listine, ki se plača iz drugih proračunskih postavk, upošteva pri vnosu plana za posamezen ZzI.
Vsi zneski se morajo pri potrjevanju plana ZzI sešteti v znesek listine (eRačuna, ki ga je posredoval izvajalec).

Slika 24: Prikaz ujemanja zneskov na planu ZzI

3.1.5 Priprava plana ZzI - listina plačana iz drugih proračunskih postavk

V primeru, da je listina plačana iz drugih proračunskih postavk, se plan ZzI ne kreira, ampak se celoten znesek listine vnese v polje »Znesek ostalo«.
Skrbnik posamezne pogodbe mora za aktivacijo polja »Znesek ostalo« klikniti na gumb <Uredi>.

Slika 25: Prikaz urejanja polja »Znesek ostalo«


Slika 26: Prikaz polja »Znesek ostalo«

^Pomembno
»Znesek ostalo« je znesek, ki NE BO upoštevan na ZzI oziroma se za to listino ZzI ne bo kreiral. Izplačilo listine, ki je plačana iz drugih proračunskih postavk, se ureja v MFERAC.

3.1.6 Priprava plana ZzI - listina se v celoti plača iz pavšala

V primeru, da je listina v celoti vezana na pavšal in se v MFERAC plača iz postavk kohezijske politike, se plan ZzI ne kreira, ampak se celoten znesek listine vnese v polje »Znesek ostalo«.
Skrbnik posamezne pogodbe mora za aktivacijo polja »Znesek ostalo« klikniti na gumb <Uredi> in v polje znesek ostalo prepiše celotno vrednost listine ter jo potrdi.

Slika 26: Prikaz urejanja polja »Znesek ostalo«


Slika 27: Prikaz polja »Znesek ostalo«

3.2 Urejanje ZZI

Urejanje ZzI poteka v skladu s točko 7.2 Vnos/urejanje ZzI »Priročnika za uporabo informacijskega sistema organa upravljanja e-MA«.
Tudi vsi drugi postopki kot npr. izvedba kontrole AP, priprava negativnih ZzI, potekajo v skladu s »Priročnikom za uporabo informacijskega sistema organa upravljanja e-MA«.

Poračun ZADRŽANIH SREDSTEV

ZZI za zadržana sredstva se v e-MA kreira na naslednji način:
Modul listina
Uporabnik na modulu listina izbere listino, na kateri so bila vnesena zadržana sredstva in s klikom na gumb »Dodaj« doda plačilo listine za znesek zadržanih sredstev. Vnesti je potrebno znesek plačila in način plačila.

Slika 28: Dodajanje plačila listine
Podatek se potrdi s klikom na gumb »Shrani«, na modulu se samodejno dodan nova vrstica.

Slika 29: Dodano plačilo
V primeru operacije z več partnerji/ upravičenci, uporabnik vnese celoten znesek zadržanih sredstev na listini (za vse partnerje/upravičence skupaj).
Modul Plan ZZI
V rubriki Plan ZZI se plan ZZI vnese s klikom na gumb »+«.

Slika 30: Dodajanja plana ZZI za listino

Plan ZZI uporabnik vnese po običajnem postopku. Plan ZZI potrdi skrbnik operacije in po potrditvi plana se ZZI samodejno kreira.

Slika 31: Dodajanje novega plana ZZI
V primeru operacije z več partnerji/upravičenci, se plan ZZI za zadržana sredstva vnese posamezno za vsakega partnerja/upravičenca.

Slika 32: Dodajanje novega plana ZZI v primeru več partnerjev/upravičencev

Modul ZZI
Na zahtevku za izplačilo se doda prijava plačila in se ZZI odda.
Ko je ZzI status ZZI »Oddan« in stanje kontrole »Odobren«, se plan ZZI prenese v MFERAC.