Navodila za uporabo IS e-MA
Ljubljana, september 2020
ZGODOVINA RAZLIČIC
Različica | Datum zadnje spremembe | Opombe |
1.0 | 25. 3. 2016 | Začetna verzija dokumenta |
1.1 | 5. 8. 2016 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.2 | 28. 9. 2016 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.3 | 1. 12. 2016 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.4 | 20. 3. 2017 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.5 | 30. 3. 2017 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.6 | 7. 4. 2017 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.7 | 14. 4. 2017 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.8 | 27. 4. 2017 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.9 | 31. 5. 2017 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta |
1.9.1 | 8. 6. 2017 | Dopolnitev začetne verzije dokumenta s pripombami naročnika |
2.0 | 9. 6. 2017 | Čistopis priročnika |
2.0.1 | 28. 6. 2017 | Posodobitev priročnika z Vloga za odločitev o podpori |
2.0.2 | 4. 7. 2017 | Posodobitev priročnika z Upravičenec pravne podlage in Dodajanja dokumentov v IS e-MA |
2.0.3 | 3. 8. 2017 | Posodobitev priročnika s Konzorcijsko strukturo |
2.0.4 | 3.10.2017 | Posodobitev priročnika s Konzorcijskimi pogodbami |
2.0.5 | 11.10.2017 | Posodobitev priročnika z Vsebinsko poročilo – 1. povzetek izvajanja operacije po aktivnostih in vrsta listine dobropis |
3.0 | 16.3.2018 | Popolna posodobitev priročnika glede na verzijo aplikacije 1.9.14 |
3.1 | 28.6.2018 | Posodobitev priročnika glede na verzijo aplikacije 1.10.1, glavne spremembe: |
3.2 | 20.7.2018 | Spremembe kontrole in potrjevanje odredb v okviru izvedbe kontrole AP |
3.3 | 17.6.2019 | Posodobitve z nadgradnjami od avgust 2018 do april 2019, posodobitev poglavja operacije, dodano poglavje statusi operacije, dodano poglavje sistemske kontrole ob prehodu V izvrševanje, dodano poglavje kopiranje ZzI, posodobljeni poglavji Preverjanje na kraju samem in Upravljanja preverjanja, posodobljen opis pri negativnih zahtevkih za izplačilo, dodano poglavje Analiza tveganj. |
4.0 | 28.11.2019 | Posodobitve z nadgradnjami od april 2019 do oktober 2019, vključitev navodil za: pro rata, vstopno stran e-MA, negativni ZzI, zavrnitev že odobrenega ZzI, finančno vrzel, JZP, prilagoditev opisa vnosa/postopkov vnosu podatkov v e-MA. |
| 22.04.2020 | Dodano navodilo za pripravo ZzI za račune, ki so bili plačani v MFERAC iz integralnih postavk | |
| 28.5.2020 | Posodobitev posameznih vsebin - uskladitev z delovanjem aplikacije ter dodani točki 9.4.3 in 9.4.4 (negativni ZzI in vračilo pavšala oz. ZzIA) | |
| 12.06.2020 | Posodobitev zaslonskih slik in vsebine po posameznih točkah ter vzpostava novega številčenja slik | |
| 08.07.2020 | Dopolnitev točke 9.2 - zapiranje ZzIP v primeru državnih pomoči (DP) in brez DP | |
| 03.08.2020 | Dopolnitve v točkah 6.1.3 (opredelitev aktivnega upravičenca) in 9.4.3 (preimenovanje polj) po nadgradnji z dne 3.8.2020. | |
| 07.09.2020 | Dopolnitev z navodili za ničelni ZZI in ničelni ZzIF (9.5.1 in 9.5.2) |
Opomba: Različice od 1.0 do vključno 2.0.5 je izdelalo podjetje IPMIT d.o.o., Ljubljana.
KAZALO VSEBINE
1. NALOGE UPORABNIKOV
2. PRIJAVA V APLIKACIJO e-MA
2.1 Vstopna stran e-MA
2.2 Obveščanje uporabnikov
2.3 Dostop do podpore uporabnikom
3. PREDSTAVITEV UPORABNIŠKEGA VMESNIKA APLIKACIJE E-MA
4. DODAJANJE DOKUMENTOV V APLIKACIJO E-MA
5. VLOGA ZA ODLOČITEV O PODPORI
5.1 Vloga NPO - vnos oziroma dodajanje nove vloge
5.1.1 Vnos osnovnih podatkov Vloge NPO in posebnosti pri vnosu
5.1.1.1 Posebnosti pri vnosu vloge vrste Velik projekt
5.1.1.2 Posebnosti pri vnosu vloge vrste CTN
5.1.1.3 Posebnosti pri vnosu vloge, kjer nastopa nosilni posredniški organ
5.1.2 Identifikacija
5.1.3 Skupni stroški, analiza stroškov in koristi
5.1.4 Aktivnost in plan stroškov
5.1.5 Finančni načrt
5.1.6 Kategorizacija
5.1.7 Kazalniki
5.1.7.1 Spremljanje kazalnikov o udeležencih na skladih ESS in YEI (Priloga 1 in 2)
5.2 Vloga JR/JP - vnos oziroma dodajanje nove vloge
5.2.1 Vnos osnovnih podatkov Vloge JR/JP
5.2.2 Identifikacija
5.2.3 Upravičeni stroški
5.2.4 Finančni načrt
5.2.5 Kategorizacija
5.2.6 Kazalniki
5.2.6.1 Spremljanje kazalnikov o udeležencih na skladih ESS in YEI (Priloga 1 in 2)
5.3 Menjava statusa vloge NPO oziroma vloge JR/JP
5.3.1 Pregled vloge s strani OU – vrnitev v dopolnitev
5.3.2 Pregled vloge s strani OU – potrditev oz. zavrnitev vloge
5.4 Seznam vlog in urejanje vloge po potrditvi
5.4.1 Seznam oziroma pregled vnesenih vlog
5.4.2 Urejanje oziroma verzioniranje že potrjene vloge
5.4.3 Pregled verzionirane vloge s strani OU
5.4.4 Pregled podatkov posameznih verzij vloge
6. OPERACIJA
6.1. Vnos oziroma dodajanje nove operacije
6.1.1 Osnovni podatki operacije
6.1.2 Pogodbe
6.1.3 Upravičenci
6.1.4 Postopki izbire izvajalca in zaposlenih
6.1.5 Finančni načrt
6.1.6 Skupni stroški, analiza stroškov in koristi
6.1.7 Aktivnost in plan stroškov
6.1.8 Kategorizacija
6.1.9 Kazalniki
6.2. Menjava statusa operacije
6.2.1 Menjava statusa operacije V izvrševanju
6.2.2 Sistemske kontrole ob menjavi statusa
6.3. Pregled in urejanje operacije
6.3.1 Pregled podatkov na obstoječi operaciji
6.3.2 Urejanje operacije – status V dopolnitvi
6.4 Posebnosti pri vnosu in urejanju podatkov s konzorcijsko strukturo izvajanja
7. POROČANJE O UDELEŽENCIH ESS IN YEI
7.1 Dinamika poročanja o udeležencih po letih
7.2 Statusi poročanja o udeležencih
7 .3 Uporabniki in pravice za spremembe statusov
7.4 Kontrola datumov – omejitev vnosa in spremembe statusov
7.5 Način poročanja - individualno/ agregirano
7.5.1 Individualni način poročanja
7.5.2 Agregiran način poročanja
8. LISTINE
8.1 Vnos listine
8.2 Vnos plačila listine
8.3 Vključenost listine v ZzI
8.4 Pregled listin
9. ZAHTEVKI ZA IZPLAČILO (ZzI)
9.1 Vnos oziroma dodajanje novega ZzI
9.1.1 Vnos oz. dodajanje prijav na ZzI
9.1.2 Vnos dosežene vrednosti kazalnikov učinka
9.1.3 Vnos dosežene vrednosti specifičnih kazalnikov učinka
9.1.4 Povzetek izvajanja operacije po aktivnostih
9.1.5 Izpisi
9.1.6 Priloge
9.1.7 Odredbe
9.1.8 Obvestila CA
9.1.9 Preverjanje podatkov na ZzI
9.2 Vnos ZzIP
9.3 Vnos ZzIA
9.4 Negativni ZzI
9.4.1 Negativni ZzI, kjer terjatve še niso vzpostavljene
9.4.2 Negativni ZzI, kjer so terjatve že vzpostavljene
9.4.3 Negativni ZzI in vračilo pavšala
9.4.4 Negativni ZzI - vračilo ZzIA
9.5 Vnos ničelnega ZzI in ničelnega ZzIF
9.5.1 Vnos ničelnega ZzI
9.5.2 Vnos ničelnega ZzIF
9.6 Oddaja ZzI
9.6.1 Pogoji za oddajo ZzI
9.6.2 Oddaja ZzI in elektronski podpis
9.7 Seznam in urejanje ZzI
9.7.1 Urejanje ZzI – status V pripravi
9.7.2 ZzI - V dopolnitvi
9.7.3 ZzI - Zavrnjen
9.8 Kopiranje ZzI
9.8.1 Urejanje prijave plačila listine na kopiranem ZzI
9.8.2 Urejanje listine
9.9 ZzI v primeru NPU=U
9.9.1 Vnos/ urejanje ZzI za odredbe, ki še niso plačane
9.9.2 Vnos/ urejanje ZzI za že plačane listine v MFERAC
9.9.3 Vnos/ urejanje ZzI za izplačilo plač (TP in NPU=U)
9.19 ZzI za Finančne instrumente
9.11 Priprava ZzI za račune, ki so bili plačani v MFERAC iz integralnih postavk
10. JAVNO-ZASEBNO PARTNERSTVO
11. REVIZIJE
12. ČETRTLETNA POROČILA - NEPRAVILNOSTI
13. PREVERJANJE NA KRAJU SAMEM
14. KONTROLA (UPRAVLJALNA PREVERJANJA)
14.1 Kontrola - AP (Administrativno preverjanje)
14.1.1 Seznam ZzI in prikaz možnih dostopov do dokumentov
14.1.2 Izbor ZzI za izvedbo AP
14.1.3 Pregled možnih statusov ZzI in stanj kontrole AP
14.1.4 Pregled listin in prilog za izvedbo preverjanja
14.1.5 Izvajanje preverjanja in beleženje ugotovitev
14.1.6 Dopolnjevanje ZzI
14.1.7 Odziv upravičenca in odziv kontrolorja na dopolnitve
14.1.8 Zavrnitev ZzI
14.1.9 Odobritev ZzI, priprava in odobritev odredb
14.1.10 Zaključek AP
14.1.11 Zaključek AP - IZJEME
14.1.12 Zavihek Operacija
14.1.13 Zavihek Odredba
14.2 Kontrola – PKS (Preverjanje na kraju samem)
14.2.1 Seznanitev z operacijo - prikaz možnih dostopov do dokumentov
14.2.2 Vnos nove kontrole
14.2.3 Kreiranje PKS vzorca z izborom listin iz Seznama listin
14.2.4 Pregled izbranih listin in prilog za izvedbo preverjanja
14.2.5 Izvajanje preverjanja in beleženje ugotovitev
14.2.6 Dodajanje poročil in kontrolnih listov
14.2.7 Zavihek »Operacija«
14.2.8 Sprememba statusa kontrole v »Zaključena« in pregled kontrol
14.3 Kontrola prenesenih nalog (KPN)
14.3.1 Vnos nove kontrole
14.3.2 Vnos podatkov o začasnem poročilu
14.3.3 Vnos podatkov o končnem poročilu
14.3.4 Dodajanje ostalih dokumentov in opomb
14.3.5 Sprememba statusa kontrole v »Zaključena« in spremljanje
14.3.6 Seznam oziroma pregled vnesenih kontrol KPN
15. ANALIZA TVEGANJA (AT)
15.1 Vnov nove analize tveganja in urejanje
15.2 Izbor in urejanje dejavnikov tveganja
15.3 Pregled vzorca operacij
15.4 Pregled seznama vseh operacij in spreminjanje vzorca
15.5 Statistika vzorca in zaključek AT
16. SISTEMSKA KOREKCIJA
16.1 Vnos, urejanje ali pregled sistemskih korekcij
16.2 Vnos, urejanje ali pregled seznama pod-ravni sistemske korekcije
16.3 Potrjevanje sistemske korekcije
16.4 Pregled zahtevkov za sistemsko korekcijo
SEZNAM KRATIC
Kratica / Pojem | Razlaga |
AP | Administrativno preverjanje |
AT | Analiza tveganj |
CTN | Celostna teritorialna naložba |
DP | Državna pomoč |
e-CA | Modul za podporo procesom Organa za potrjevanje pri Ministrstvu za finance, ki je del MFERAC sistema |
e-CRP | Centralni register prebivalstva |
e-MA | Informacijski sistem organa upravljanja, aplikacija e-MA, ki je namenjen podpori izvajanja evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020. |
FEP | Finančni element predobremenitve |
IMIS | Dokumentni sistem |
IO | Izvajalski organ |
IS | Informacijski sistem |
JP | Javni poziv |
JR | Javni razpis |
KPN | Kontrola prenesenih nalog |
MFERAC | Informacijski sistem na Ministrstvu za finance – enoten računalniško podprt računovodski sistem za izvrševanje državnega proračuna |
NIO | Način izbora operacije |
NPO | Neposredna potrditev operacije |
NPU | Neposredni proračunski uporabnik |
NPU=U | Neposredni proračunski uporabnik v vlogi upravičenca |
OU | Organ upravljanja |
PJN | Portal javnih naročil |
PKS | Preverjanje na kraju samem |
PO | Posredniški organ |
POS | Poenostavljeni stroški |
PRS | Poslovni register Slovenije (AJPES) |
SI-CAS | Centralni avtentikacijski sistem za potrebe javne uprave |
SSE | Standardni strošek na enoto |
TED | TED (Tenders Electronic Daily) je dopolnilo k Uradnemu listu Evropske unije (EU), namenjeno objavi javnih naročil. |
UJP | Uprava Republike Slovenije za javna plačila |
ZJN | Zakon o javnem naročanju |
ZVRS | Zakon o Vladi Republike Slovenije |
ZzI | Zahtevek za izplačilo |
ZzIA | Zahtevek za izplačilo predplačila brez finančnega zavarovanja |
ZzIF | Zahtevek za izplačilo finančni instrument |
ZzIP | Zahtevek za izplačilo predplačila s finančnim zavarovanjem |
UPORABLJENI IZRAZI
Izraz | |
Uporabniški vmesnik | Uporabniku vidni del IS e-MA, ki se prikazuje na zaslonu in se uporablja za delo z IS e-MA. |
Rubrika | Drevesna struktura na levi strani uporabniškega vmesnika informacijskega sistema (npr.: Operacija, Prijava ...). Z izborom rubrike se na desni strani uporabniškega vmesnika e-MA prikaže vsebina rubrike. |
Sekcija | Del vnosne maske na desni strani uporabniškega vmesnika. Pri nazivu sekcije je znak . Z vstopom v sekcijo (klikom na znak +) se odprejo podatki posamezne sekcije. Pri nazivu sekcije se znak »« zamenja z znakom »–». S klikom na znak – se vsebina sekcije skrije iz pogleda. |
Vnosna maska | Del uporabniškega vmesnika, ki je namenjen vnosu podatkov v več polj. Podatke se lahko vnese ročno ali pa se jih izbere iz spustnih seznamov. |
Vnosno polje | Del uporabniškega vmesnika, ki je namenjen vnosu ali izboru enega podatka. |
Gumb | Element uporabniškega vmesnika, preko katerega izvršimo določeno akcijo (npr.: »Odjava«, »Potrdi«, »Shrani«,…) |
Ikona | Element uporabniškega vmesnika, preko katerega izvršimo določeno akcijo (npr.: |
UVOD
Navodila so namenjena uporabnikom informacijskega sistema organa upravljanja (v nadaljevanju: aplikacije IS
e-MA) za podporo črpanju sredstev evropske kohezijske politike v finančni perspektivi 2014-2020.
Posamezna poglavja ali deli poglavij so namenjena različnim skupinam uporabnikov, ki imajo svoje naloge in nastopajo
v različnih uporabniških vlogah. Ker lahko uporabnik pri svojem delu opravlja naloge več skupin uporabnikov, je glede
na to lahko uvrščen tudi v več uporabniških vlog.
Aplikacija IS e-MA (e-MA) je spletna aplikacija, do katere ima uporabnik dostop preko spletnega brskalnika. Navodila so
pripravljena ob predpostavki določene stopnje računalniškega predznanja ter izkušenj pri delu z internetom, zato se
dokument ne spušča v razlago posameznih klikov in pogosto uporabljenih izrazov.
Navodila prav tako predpostavljajo poznavanje vsebine procesov, povezanih z načrtovanjem in izvajanjem operacij
kohezijske politike, izvajanjem procesov izplačil iz proračuna RS po različnih scenarijih ter postopkov povračil iz naslova
prispevka skupnosti v državni proračun. Osnovnih pojmov, kot so na primer zahtevek za izplačilo, upravičenec, operacija
itd., navodila ne pojasnjujejo.
Delovanje in uporaba aplikacije IS e-MA sta predstavljena glede na postopke, povezane z načrtovanjem in izvajanjem
operacij kohezijske politike, pri postopkih so označeni tudi udeleženci, ki posamezni proces ali njegov del uporabljajo.