Open

Open

REPUBLIKA SLOVENIJA

Ministrstvo ZA KOHEZIJO IN REGIONALNI RAZVOJ

Kotnikova ulica 5, 1000 Ljubljana

Navodilo za uporabo modula

»MAS – Upravljanje uporabnikov«

v IS e-MA2

Pripravil: Alenka Černjač

Pregledal: Gregor Horvat

Odobril: Bojan Perić

KAZALO

UPORABLJENE KRATICE

UVOD

Pričujoč dokument predstavlja navodilo za uporabnike modula MAS, to je modula za upravljanje uporabnikov v informacijskem sistemu e-MA2 (IS e-MA2).

Navodilo je namenjeno:

• kot pomoč vsem uporabnikom pri dostopu in prijavi v aplikacijo IS e-MA2 (opis v poglavju 3)

• uporabnikom pri urejanju svojih podatkov v aplikaciji IS e-MA2 (opis v točki 4.1.1)

• uporabnikom pri pripravi in oddaji vloge za dodelitev (oz. odstranitev) dostopnih pravic (opis v točkah 4.1.4 – 4.1.5), kratek opis postopka izdelave in oddaje vloge za dostopne pravice pa je opisan v točki 2.

• koordinatorjem oziroma osebam na posredniških telesih, ki upravljajo oziroma administrirajo uporabnike, to je urejajo njihove dostopne pravice (opis v poglavju 6).

KRATEK OPIS POSTOPKA IZDELAVE IN ODDAJE VLOGE ZA DOSTOPNE PRAVICE

V tej točki je za lažje razumevanje podan kratek opis postopka izdelave in oddaje vloge ter potrjevanja pravic predvsem za uporabnike, ki se z aplikacijo IS e-MA2 srečujejo prvikrat.

Postopek je naslednji:

• 1. po prvi prijavi v aplikacijo IS e-MA2 se uporabniku samodejno ustvari uporabniški profil

• 2. najprej uredi svoje podatke (opis v točki 4.1.1)

• 3. izdela vlogo za dostopne pravice (opis v točki 4.1.4 – 4.1.5)

• 4. vlogo odda

• 5. vlogo uredi (potrdi/ zavrne) oseba, ki ima dodeljene pravice za urejanje dostopnih pravic in v primeru potrditve vloge uporabniku dodeli pravice oziroma mu jih odstrani (opis v poglavju 6)

• 6. naknadno lahko dodeljene pravice uredi (doda nove ali določene odstrani) – tudi to na podlagi izdelave vloge (opis v točki 4.1.4 – 4.1.5), ki jo odda

• 7. vlogo uredi (potrdi/ zavrne) oseba, ki ima dodeljene pravice za urejanje dostopnih pravic in v primeru potrditve vloge uporabniku potrdi/ odstrani pravice (po opisu v poglavju 6).

Namesto uporabnika lahko vlogo za dostopne pravice (dodelitev/ odstranitev) izdela tudi oseba, ki ima dodeljene pravice za urejanje uporabnikov (opis v točki 4.1.4 - 4.1.5) ter vlogo odda, v nadaljevanju pa tudi potrdi (opis v poglavju 6).

DOSTOP IN PRIJAVA V APLIKACIJO IS e-MA2

Dostop do aplikacije IS e-MA2

IS e-MA2 je spletna aplikacija, do katere uporabnik dostopi na naslovu: https://ema2-test.sigov.si/ui/namizje.

Za dostop do aplikacije je zahtevana avtentikacija s certifikatom oziroma digitalnim potrdilom. Podprti so vsi kvalificirani certifikati, izdani v Republiki Sloveniji. Polna uporaba aplikacije IS e-MA2 je mogoča le z digitalnimi potrdili, ki so izdana na posameznika, to je na fizično osebo ali osebo v podjetju/ organizaciji oz. državnem organu. Digitalno potrdilo torej ne sme biti vezano na splošne nazive (npr. tajnica, direktor,…).

Kvalificirano digitalno potrdilo lahko brezplačno pridobite na upravni enoti ali proti plačilu pri komercialnih izdajateljih kvalificiranih digitalnih potrdil (npr. Halcom,  Pošta Slovenije). 

Po pridobitvi digitalnega potrdila se mora uporabnik najprej registrirati v svoj račun preko SI-PASS (https://sicas.gov.si/shibboleth-sp/about.html). Za registracijo je potrebno slediti navodilom na http://www.si-ca.si/dokumenti/Registracija-SI-PASS.pdf .

V primeru težav pri registraciji v SI-PASS se lahko uporabnik obrne na Ministrstvo za javno upravo (MJU), ki pomoč uporabnikom nudi preko Enotnega kontaktnega centra (EKC) na telefonski številki: 080 2002.

Po uspešno opravljeni registraciji se lahko uporabnik prijavi v IS e-MA2.

Prijava v aplikacijo IS e-MA2

Uporabniku se po prijavi s certifikatom v aplikacijo IS e-MA2 samodejno ustvari uporabniški profil, kar mu omogoča urejanje svojih podatkov in oddajo vlog za dodelitev pravic.

Do IS e-MA2 namreč lahko uporabnik dostopa glede na predhodno dodeljene dostopne pravice. Brez dodeljenih pravic uporabnik do podatkov IS e-MA2 ne more dostopati.

Ob prvi prijavi v aplikacijo je uporabnik takoj preusmerjen na stran »Profil uporabnika«, v prihodnje pa dostopa do profila na dveh mestih v desnem zgornjem delu strani:

• s klikom na »Ime Priimek«

• s klikom na ikono

  Open

  

  (povezava Uredi profil).

Open

PROFIL UPORABNIKA: UREJANJE LASTNIH PODATKOV IN IZDELAVA VLOGE ZA DODELITEV/ ODSTRANITEV DOSTOPNIH PRAVIC

V poglavju je opisano urejanje lastnih podatkov uporabnika ter izdelava in oddaja vloge za dostopne pravice v IS e-MA2.

Stran »Profil uporabnika« je namenjena vsem uporabnikom IS e-MA2.

Na strani so na voljo naslednji zavihki:

• Osnovni podatki (opis v točki 4.1)

• Moja obvestila (opis v točki 4.2)

• Moji vpogledi (opis v točki 4.3).

Open

4.1 Osnovni podatki

Uporabnik ima v zavihku »Osnovni podatki« na voljo naslednje sklope:

• »Moji podatki« (pregled in urejanje svojih podatkov) (opis v točki 4.1.1)

• »Moje dodeljene pravice» (pregled seznama dodeljenih pravic) (opis v točki 4.1.2)

• »Moje vloge za ureditev pravic» (pregled izdelanih vlog in urejanje/ izdelava vlog za ureditev pravic) (opis v točki 4.1.3).

Open

V tem zavihku je uporabniku na voljo tudi možnost izdelave nove vloge za ureditev pravic, ki jo mora izdelati po prvi prijavi v aplikacijo (opis v točki 4.1.4).

Uporabnik brez dodeljenih pravic v aplikaciji namreč ne more početi ničesar, razen urejati svoje podatke in izdelati vlogo za ureditev pravic.

V primeru, da želi uporabnik dodeljene pravice odstraniti, je postopek opisan v točki 4.1.5.

4.1.1 Moji podatki

Na sklopu »Moji podatki« sta uporabniku na voljo:

• Pregled in

• Urejanje svojih podatkov.

Uporabnik na sklopu »Moji podatki» klikne gumb »Uredi«.

V vnosna polja vnese vse manjkajoče osnovne podatke. Podatki, označeni z zvezdico, so obvezni.

Opozorilo: Podatki v poljih »Ime«, »Priimek« in »Elektronski naslov« se napolnijo samodejno glede na podatke, ki jih je uporabnik vnesel na digitalnem potrdilu (certifikatu), zato so za urejanje v IS e-MA2 zaklenjeni.

Po vnosu podatke shrani s klikom na gumb »Shrani«.

Open

4.1.2 Moje dodeljene pravice

Na sklopu »Moje dodeljene pravice« je uporabniku na voljo seznam vseh pravic, ki so mu dodeljene.

Sklop je namenjen le pregledu podatkov.

V seznamu je prikazana Uporabniška skupina ter PT/IT, Vloga za odločitev o podpori, Operacija in Pogodba/Upravičenec, na katere je skupina dodeljena.

Uporabnik lahko seznam izvozi s klikom na gumb »Izvozi«.

Open

4.1.3 Moje vloge za ureditev pravic

Na sklopu »Moje vloge za ureditev pravic« je uporabniku na voljo seznam vseh njegovih

izdelanih vlog. Vloge lahko tudi ureja – postopek je opisan v nadaljevanju.

Sklop je namenjen:

Prikazu seznama vseh izdelanih vlog

V seznamu je prikazana številka vloge, datum njene oddaje, trenutni status vloge in datum prehoda v status, potrjevalec pravic, uporabniška skupina, vloga NIO, operacija, pogodba/upravičenec, morebitna opomba in oseba, ki je vlogo obdelala.

Uporabnik lahko seznam izvozi s klikom na gumb »Izvozi«.

Open

• Urejanju oziroma izdelavi novih vlog za dodelitev/ odstranitev dostopnih pravic.

  • Urejanje je uporabniku na voljo s klikom na številko vloge v polju »Številka vloge« in sicer le za vloge, ki so v statusu »V pripravi«. Vloge, ki so v statusih »Oddano« in »Zaključeno« lahko le pregleduje.

Open

S klikom na vlogo se odpre vnosna maska, kjer v sklopu »Nove pravice«

uporabnik lahko doda novo pravico s klikom na gumb »Nov«. Postopek

dodajanja nove pravice v nadaljevanju sledi opisu v točki 4.1.4.

Open

Izdelava nove vloge za dodelitev/ odstranitev dostopnih pravic je uporabniku na voljo s klikom na gumb »Uredi pravice« (opis postopka v točki 4.1.4 oz. 4.1.5).

Open

4.1.4 Izdelava vloge za dodelitev dostopnih pravic

Po prvi prijavi v aplikacijo mora uporabnik izdelati vlogo za dodelitev dostopnih pravic, v nasprotnem primeru mu je delo v aplikaciji onemogočeno.

Postopek izdelave vloge za dostopne pravice je naslednji:

Uporabnik v zavihku »Osnovni podatki« klikne na gumb »Uredi pravice« (slika 10), v novem oknu pa izbere potrjevalca pravic (slika 11)

Open

Open

ob izboru »Organ upravljanja (OU)« lahko na vlogi opredeli le pravice na nivoju OU (npr. Pregledovalec OU, Urejanje šifranta ipd). Z izborom je uporabnik preusmerjen na sklop »Nove pravice«, kjer klikne gumb »+Nov« (slika 12).

Open

Open

ob izboru »Posredniško telo (PT)« mora iz spustnega seznama izbrati PT, na katerem želi pridobiti pravice. Opredeli lahko le pravice, ki se nanašajo na nivo PT.

Open

Open

ob izboru »Skrbnik operacije« (vrednost je privzeta) mora izbrati operacijo, na kateri želi dobiti pravice.

Z izborom je uporabnik preusmerjen na sklop »Nove pravice«, sočasno pa je samodejno uvrščen v uporabniško skupino »Upravičenec« (slika 16).

Vlogo lahko:

• odda (s klikom na gumb »Oddaj vlogo«),

• uredi (s klikom na gumb »Uredi«). V tem primeru lahko izbere tudi pogodbo in vnese davčno številko upravičenca. Vlogo lahko prekliče, briše ali pa podatke shrani s klikom na gumb »Končaj urejanje«, za oddajo pa klikne gumb »Oddaj vlogo«.

• Kreira vlogo za dodatne operacije (s klikom na gumb »Nov«). V tem primeru v polju »Uporabniška skupina« izbere skupino »Upravičenec«, v nadaljevanju pa izbere tudi operacijo (v polju »Operacija«), pogodbo (v polju »Pogodba« - podatek ni obvezen) in vnese davčno številko (v polje »Davčna številka« - podatek ni obvezen).

Podatke shrani s klikom na gumb »Končaj urejanje«, za oddajo pa klikne gumb »Oddaj vlogo«.

Open

Open

Slika 17: Opredelitev podatkov na vlogi, kjer je potrjevalec

Skrbnik operacije

V sklopu »Priloge« lahko uporabnik doda dokument, ki ga želi priložiti vlogi. Dokument doda s klikom na gumb »Nov« in nato v vnosnem oknu gumb »Izberi«.

Dokument izbere iz mesta hrambe in klikne gumb »Naloži«, nato pa klikne še gumb

»Končaj urejanje«.

Open

Dodani dokument lahko:

• Pregleda s klikom na gumb »Prenesi«

• Ureja s klikom na gumb »Uredi«

• Doda novega s klikom na gumb »Nov«.

Open

Po zaključku dodajanja pravic oziroma njihovi ureditvi vlogo odda s klikom na gumb »Oddaj vlogo«.

S klikom na gumb se odpre izjava o varovanju podatkov, kjer uporabnik v primeru soglasja klikne gumb »Podpiši«.

Open

S podpisom vloge je uporabnik samodejno preusmerjen na stran za podpisovanje (SI-CeS), kjer je vloga po potrditvi elektronsko podpisana, s tem pa preide v status »Oddano«. V tem statusu je uporabnik ne more več urejati.

Oseba, ki v nadaljevanju pravice potrjuje, oddano vlogo pregleda in obdela (potrdi/ zavrne). Postopek dodeljevanja pravic je opisan v poglavju 6.

V primeru, da oseba vlogo potrdi, je s tem pravica tudi aktivirana.

Dodeljena pravica je uporabniku vidna v njegovem profilu na sklopu »Moje dodeljene pravice«, status vloge pa je viden na sklopu »Moje vloge za ureditev pravic«.

V okviru tega sklopa lahko uporabnik podatke o vlogi tudi pregleduje in sicer s klikom na povezavo v polju »Številka vloge«.

Open

4.1.5 Izdelava vloge za odstranitev dostopnih pravic

Uporabnik vlogo za odstranitev že dodeljenih pravic izdela na strani »Profil uporabnika«, na zavihku Osnovni podatki».

Postopek izdelave vloge za odstranitev že dodeljenih pravic je naslednji:

Uporabnik na zavihku »Osnovni podatki« klikne gumb »Uredi pravice«.

Open

Po izboru klikne na sklop »Aktivne pravice« in v stolpcu »Uporabniška skupina« označi (obkljuka) zapis (ali več zapisov), za katerega želi odstranitev pravic in klikne na gumb »Dodaj med odstranjene pravice«.

Open

S klikom se zapis prenese v sklop »Odstranjene pravice«.

V primeru, da je pravica na sklop »Odstranjene pravice« prenesena pomotoma, jo uporabnik označi (obkljuka) in klikne na gumb »Umakni iz seznama odstranjenih pravic« (na sliki označeno z zeleno barvo). Pravica se vrne na sklop »Aktivne pravice«.

V primeru, da želi uporabnik vlogo za odstranitev pravic oddati, zapisa ne označi temveč klikne le gumb »Oddaj vlogo« (na sliki označeno z rdečo barvo).

Open

V sklopu »Priloge« lahko uporabnik dodaja dokument, ki ga želi priložiti vlogi. Dokument doda s klikom na gumb »Nov« in nato v vnosnem oknu gumb »Izberi«.

Dokument izbere iz mesta hrambe in klikne gumb »Naloži«.

Open

Dodajanje dokumenta zaključi s klikom na gumb »Končaj urejanje«.

Open

Naloženi dokument lahko:

• Pregleda s klikom na gumb »Prenesi«

• Ureja s klikom na gumb »Uredi«

• Doda novega s klikom na gumb »nov«.

V seznamu sklopa »Odstranjene pravice« je vloga za odstranitev pravice vidna, v sklopu »Zgodovina prehodov statusov« je vidna zgodovina statusov za izbrano vlogo.

Oseba, ki v nadaljevanju pravice za odstranitev potrjuje, oddano vlogo pregleda in obdela (potrdi/ zavrne). Postopek odstranjevanja pravic je opisan v točki 4.5.

V primeru, da oseba vlogo potrdi, je s tem pravica tudi deaktivirana.

Odstranjena pravica je uporabniku vidna v njegovem profilu na sklopu »Moje dodeljene pravice«, status vloge pa je viden na sklopu »Moje vloge za ureditev pravic«.

V okviru tega sklopa lahko uporabnik podatke o vlogi tudi pregleduje s klikom na številko vloge v polju »Številka vloge«.

4.2 Moja obvestila

Na sklopu Moja obvestila so uporabniku na voljo sistemska obvestila, ki so namenjena obveščanju o aktivnostih glede na dodeljene dostopne pravice (npr. statusi oddanih vlog za dodelitev pravic, itd.).

V seznamu obvestil je možno filtriranje, s klikom na posamezni gumb pa izvoz seznama obvestil v excel obliko.

Z odkljukanjem posameznega obvestila (ali več obvestil) je s klikom na gumb »Označi kot prebrano« ali gumb »Označi kot neprebrano« obvestilo označiti glede na želeni status.

Open

4.3 Moji vpogledi

Sklop je namenjen vpogledu v osebne podatke uporabnika in zgodovini sprememb.

4.3.1 Moji vpogledi v osebne podatke

Na sklopu se beležijo vpogledi v osebne podatke uporabnika. Na strani sta možna:

• izvoz podatkov v excel obliko s klikom na gumb »Izvozi«

• Urejanje podatkov – z izborom zapisa (klik na zapis) in klikom na gumb »Uredi«.

Po zaključku urejanja je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Shrani«, nato pa še gumb »Končaj urejanje«.

Open

UPRAVLJANJE (ADMINISTRACIJA) UPORABNIKOV

Upravljanje oziroma administracija uporabnikov (v nadaljevanju upravljanje uporabnikov) je na voljo osebam, ki imajo v ta namen dodeljene ustrezne pravice; običajno administratorju IS e-MA2, koordinatorjem na posameznih PT in skrbnikom pogodb oziroma osebam, ki so dodeljene s strani posameznega PT za urejanje dostopnih pravic svojih uporabnikov.

Upravljanje uporabnikov se nanaša na:

• Pregled in urejanje podatkov o uporabnikih

• Pregled in obdelavo (potrjevanje/ odstranjevanje) njihovih dostopnih pravic.

Upravljanje uporabnikov se lahko izvaja po naslednjih straneh:

• »Uporabniki»

• »Vloge za ureditev pravic»

• »Seznam dostopnih pravic»

• »Pogled na pravice«

• »Vloge za ureditev pravic upravičencem«.

Open

5.1 Uporabniki

Na strani »Uporabniki« je na voljo seznam uporabnikov po zaporednih številkah, možnosti na strani so naslednje:.

• Seznam uporabnikov po vlogah (opis v točki 4.1.1).

• Urejanje podatkov o uporabniku (opis v točki 4.1.2).

• Urejanje in obdelava vlog (potrjevanje/ odstranjevanje uporabnikovih dostopnih pravic) (opis v poglavju 6).

V seznamu uporabnikov je na voljo seznam vseh uporabnikov IS e-MA2.

V seznamu je možno:

• iskanje zapisov (s pomočjo filtriranja podatkov nad posameznimi stolpci seznama)

• izvoz seznama (s klikom na gumb »Izvozi»)

Open

izvedba kopiranja pravic CPU (s klikom na gumb »Postopki«).

Uporabnik s pomočjo tega postopka izdela vlogo za ureditev pravic na način, kot jih ima dodeljene drug uporabnik. V ta namen najprej izbere uporabnika (zapis se obarva modro), katerega pravice želi dodeliti sebi, nato pa si s klikom na gumb »Postopki« in izborom »Kopiraj pravice CPU« dodeli pravice, ki jih ta uporabnik ima, vse ostale dodeljene pravice pa se mu pri tem izbrišejo (z izjemo skupin Koordinator CPU in Administrator).

Pred potrditvijo kopiranja pravic se odpre opozorilo, ki ga mora uporabnik za namen izvedbe kopiranja pravic potrditi.

Open

Open

S potrditvijo kopiranja pravic se odpre okno za oddajo vloge in uveljavitev sprememb, pri čemer lahko pravice, ki jih želi s kopiranjem obdržati, v sklopu »Odstranjene pravice« označi (obkljuka) in klikne gumb »Umakni iz seznama odstranjenih pravic« (označeno z zeleno barvo), sicer pa klikne na gumb »Oddaj vlogo in uveljavi spremembe« (označeno z rdečo barvo) (Slika 28). Sprememba pravic se vzpostavi takoj.

Open

Postopek pregleda in urejanja podatkov o uporabniku na posamezni vlogi je naslednji:

• uporabnik v seznamu označi vrstico oziroma zapis za uporabnika, na katerem želi urejati podatke (vrstica se obarva modro) in

• klikne gumb »Uredi«