Upravičenec o udeležencih poroča po letih in sicer za vsako leto trajanja operacije. Posamezno leto ima svoj status poročanja ter datumske kontrole prehodov statusov.
Upravičencu so na voljo le aktivna leta poročanja, prav tako lahko podatke ureja le za aktivna leta. Leto poročanja postane aktivno 1.1. tekočega leta (na primer za leto 2019 je to 1.1.2019).
Upravičenec podatke za tekoče leto lahko ureja le do prve potrditve podatkov, naknadni popravki pa so možni le s strani odgovorne osebe na PO in OU.