Vnos podatkov in spreminjanje statusov poročanja sta za uporabnike datumsko omejena. Po določenem datumu se vnos in spremembe statusov zaklenejo.
Datumske omejitve so odvisne od vloge posameznega uporabnika in sicer:
- Upravičenec (vloga Upravičenec) lahko vnaša podatke za posamezna leta poročanja v statusu Osnutek do vključno 15.1. v tekočem letu in sicer za preteklo leto
- PO (vloga PO) lahko vnaša podatke za leta poročanja v statusu Pregled do vključno 31.3.2019 oziroma do vključno zadnjega dne v februarju (28.2. ali 29.2.) tekočega leta in sicer za pretekla leta
- OU (vloga OU) lahko vnaša podatke in ureja statuse brez datumskih omejitev.
V primeru, da uporabnik podatkov za leto poročanja ne vnese do vključno 15.1. tekočega leta in poročila ne prestavi v status Pregled, aplikacija IS e-MA onemogoči pripravo novega ZzI na operaciji. V tem primeru se uporabniku ob kreiranju ZzI izpiše obvestilo.
PO prejme elektronsko obvestilo s seznamom operacij, do katerih ima dostop, na katerih po preteku opredeljenega roka še ni bilo oddanih poročil v statusu Pregled .