...
V sklopu »Prejemnik« se izbere ustrezno operacijo in pogodbo oziroma upravičenca na podlagi spustnega menija oziroma ročnega vnosa.
Podatki o prejemniku listine se privzeto napolnijo s podatki iz trenutne pogodbe, s katero je uporabnik, to je upravičenec, prijavljen v sistemu in za katerega vnaša listine. Podatkov ni mogoče spreminjati.
Če so podatki napačni, pomeni, da je izbran napačni upravičenec. Popravek upravičenec uredi tako, da izbere pravilno pogodbo oz. upravičenca, ki se bo nato tudi izpisal v sklopu »Podatki o prejemniku listine".
V sklopu »Izdajatelj« se izpolni polja »Poslovni subjekt«, »Država izdajatelja« in »Davčna številka«. Pri poljih »Država izdajatelja« in »Davčna številka« je vnos mogoč preko spustnega menija oziroma ročnega vnosa.
»Poslovni subjekt«:
Uporabnik iz spustnega seznama izbere ustrezno možnost. Od izbora je odvisen prikaz določenih vnosnih polj v nadaljevanju vnosa.
»Država izdajatelja«:
Uporabnik iz spustnega seznama izbere ustrezno možnost.
»Davčna številka«:
Uporabnik vnese davčno številko. Ob izbiri davčne številke se podatki »Matična številka, Naziv in Naslov« privzeto napolnijo.
V sklopu »Podatki o listini« je potrebno izpolniti spodaj navedena polja. Če je katero polje manjkajoče, se prikaže opozorilnik »Polje je obvezno«.
»Številka listine«:
Uporabnik vnese podatek kot je navedeno na listini.
»Vrsta listine«:
Uporabnik iz spustnega seznama izbere ustrezno listino.
»Št. dokumenta MFERAC«:
Podatek se prenese iz MFERAC in se ga prek vmesnika ne more spremeniti. To velja za operacije, kjer je neposredni proračunski uporabnik v vlogi upravičenca (NPU=U). V ostalih primerih je to polje prazno in se ga ne more urejati.
»Vrsta listine MFERAC«:
Podatek se prenese iz MFERAC in se ga prek vmesnika ne more spremeniti. To velja za operacije, kjer je neposredni proračunski uporabnik v vlogi upravičenca (NPU=U). V ostalih primerih je to polje prazno in se ga ne more urejati.
»Datum listine«:
Podatek je sicer pred nastavljen, vendar ga mora uporabnik urediti tako, da je skladen s podatkom na listini. Vnese ga lahko ročno ali z izborom iz koledarja (klik na gumb) 
. Datum listine ne sme biti starejši od 1.1.2021 in kasnejši od tekočega datuma, v nasprotnem primeru se na ZzI prožijo kontrole.
»Datum opravljene storitve«:
Podatek je sicer pred nastavljen, vendar ga mora uporabnik urediti tako, da je skladen s podatkom na listini. Vnese ga lahko ročno ali z izborom iz koledarja (klik na gumb) . Datum listine ne sme biti starejši pred 1.1.2021 in kasnejši od tekočega datuma, v nasprotnem primeru se na ZzI prožijo kontrole.
» Znesek brez DDV«:
Uporabnik vnese znesek, ki je naveden na listini. Če gre za »dobropis«, uporabnik vnese pozitivne zneske.
»Znesek z DDV«:
Uporabnik vnese znesek, ki je naveden na listini. Če gre za »dobropis«, uporabnik vnese pozitivne zneske.
»Znesek v tuji valuti«:
Uporabnik vnese znesek v tuji valuti, ki je naveden na listini. Znesek se vpiše, če je bila listina izdana v tuji valuti.
»Tuja valuta«:
Uporabnik izbere tujo valuto, v kateri je bila izdana listina. Podatek se vpiše, če je bila listina izdana v tuji valuti. Izbira valute »EUR« ni možna.
»Datum vnosa«:
Datum vnosa se izpiše samodejno. Izpiše se datum, ko je uporabnik shranil podatke o listini.
»Datum zadnje spremembe«:
Datum zadnje spremembe se izpiše samodejno. Izpiše se datum, ko je uporabnik shranil podatke o listini. Izpiše se datum zadnje spremembe na listini.
»Ali se listina uporablja tudi na drugih operacijah?«:
Uporabnik označi ali se listina uporablja tudi na drugih operacijah (DA/NE).
»Šifra uvoza«:
Šifra uvoza se izpiše samodejno. Izpiše se šifra uvoza s katerim je bila uvožena listina.
»Uvozil«:
Podatek se izpiše samodejno. Izpiše se uporabnik, ki je uvozil listino.
Po vnosu vseh obveznih polj je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Shrani«.
...
Posebnost vnosa listin »Predračun«
Pri vnosu predračuna uporabnik v polju "Vrsta listine" izbere npr. možnost Račun (in ne predračun). Opredelitev predračuna se izvede šele v naslednjem koraku, to je ob vnosu plačila - opis v točki 8.2.
Posebnost vnosa listin – »Samoobdavčitev«:
Pri samoobdavčitvi je potrebno del, ki bo samoobdavčen, vnesti kot novo listino, saj je listina, ki je izdana kot osnova za samoobdavčitev, izdana brez vrednosti DDV. Uporabnik vnese novo listino s številko osnovne listine in s pripisom 76.a člen.
Primer: Osnovna listina ima številk 54-2017, novi listini vnese številko 54-2017 76.a člen, znesek listine predstavlja znesek DDV.
Posebnost vnosa listin – »Konzorcij«
Konzorcijski partnerji imajo lahko dve uporabniški pravici:
upravičenec (prejemnik) - to pravico ima prejemnik sredstev (vodilni partner), ki lahko kreira in odda ZZI ter na ZZI prijavi svoje listine. Če želi na ZZI prijaviti tudi listine ostalih partnerjev, mora imeti dodano tudi pravico »Upravičenec«;
upravičenec (partner) - lahko prijavi svoje listine na ZZI, ki ga je kreiral vodilni partner.
Posebnosti vnosa listin – JZP
V primeru javno-zasebnega partnerstva uporabnik vnese listino dvakrat in sicer:
Najprej kot upravičenca v polju »Pogodba/Upravičenec. Tip upravičenca izbere javnega partnerja nato v polju »Vrsta listine« izbere »Zahtevek izvajalca«. Znesek z DDV in znesek brez DDV sta enaka in sicer predstavljata vrednost upravičenega dela vrednosti zahtevka, pomnoženo z deležem, ki ga je dolžan zagotoviti javni partner, do maksimalne vrednosti, kot opredeljeno v koncesijski pogodbi. Datum plačila uporabnik vnese naknadno, ko javni partner nakaže sredstva zasebnemu partnerju.
Nato kot upravičenca v polju »Pogodba/Upravičenec. Tip upravičenca izbere zasebnega partnerja, nato v polju »Vrsta listine« izbere »Zahtevek izvajalca«. Znesek z DDV in znesek brez DDV sta enaka in sicer predstavljata razliko do celotne vrednosti zahtevka. Datum plačila je datum izstavitve zahtevka.