Upravičenec vnos listin prične v rubriki »Listine«.
Listine lahko dodaja ročno ali uvozi iz predloge excel.
V primeru ročnega vnosa klikne na gumb »+Dodaj«.
Slika 8.1.-1: Gumb za vnos nove listine v rubriki »Listine«
Podatki so razdeljeni v tri zavihke:
- »1. Listina«,
- »2. Plačilo listine«,
- »3. Zahtevki za izplačilo«
- "4. Odredbe" (prikaz zavihka je viden v primeru operacij NPU=U).
S klikom na gumb »+Dodaj« se odprejo za vnos sekcije in polja v zavihku »1. Listina«, nato pa uporabnik nadaljuje
vnos še v zavihek »2. Plačilo listine«.
Uvoz listine uredi po naslednjih korakih:
- klikne gumb "Prenesi predlogo listin za uvoz".
- V predlogo excel vnese podatke o listini.
- Uvozi podatke s klikom na gumb "Uvoz listin".
Uvozijo se samo podatki o listini, medtem ko je plačilo listine potrebno vnesti ročno v zavihku "Plačilo listine".
Listina
Sekcija »Podatki o listini« (podatki so obvezni). Vnosna polja so:
- »Vrsta listine«:
Uporabnik iz spustnega seznama izbere ustrezno listino.
- »Številka listine«:
Uporabnik vnese podatek kot je navedeno na listini.
- "Vrsta listine MF":
Podatek se prenese iz MFERAC in se ga preko vmesnika ne more spremeniti. To velja za operacije, kjer je
neposredni proračunski uporabnik v vlogi upravičenca (NPU=U). V ostalih primerih je to polje prazno in se ga ne
more urejati. - »Datum listine«:
Podatek je prednastavljen, vendar ga mora uporabnik urediti tako, da je skladen s podatkom na listini. Vnese ga
lahko ročno ali z izborom iz koledarja (klik na ikono
).
Datum listine ne sme biti pred 1.1.2016 in poznejši od tekočega datuma, v nasprotnem primeru se na ZzI prožijo
kontrole. - »Datum opravljene storitve«:
Podatek je prednastavljen, vendar ga mora uporabnik urediti tako, da je skladen s podatkom na listini. Vnese ga
lahko ročno ali z izborom iz koledarja (klik na ikono).
Datum listine ne sme biti pred 1.1.2016 in poznejši od tekočega datuma, v nasprotnem primeru se na ZzI prožijo
kontrole.
- » Znesek brez DDV«:
Uporabnik vnese znesek, ki je naveden na listini. V primeru vrste dobropis uporabnik vnese pozitivne zneske.
- »Znesek z DDV«:
Uporabnik vnese znesek, ki je naveden na listini. V primeru vrste dobropis uporabnik vnese pozitivne zneske.
Sekcija »Podatki o izdajatelju listine« (podatki so obvezni). Vnosna polja so:
- »Poslovni subjekt«:
Uporabnik iz spustnega seznama izbere ustrezno možnost. Od izbora je odvisen prikaz določenih vnosnih polj v
nadaljevanju vnosa.
- »Država izdajatelja«_
Uporabnik iz spustnega seznama izbere ustrezno možnost.
- »Davčna številka«_
Uporabnik podatek vnese. V primeru klika na gumb »PRS« se samodejno prenesejo podatki tudi v ostala polja
sekcije. V primeru, če izdajatelj listine ni registriran v Sloveniji, podatek ni obvezen.
- »MŠ«/ »EMŠO« (matična številka):
Polje je dinamično in odvisno od izbora v polju »Poslovni subjekt«. Uporabnik podatek vnese, s klikom na gumb
»ECRP« pa se samodejno prenesejo podatki tudi v ostala polja sekcije.
V primeru, če izdajatelj listine ni registriran v Sloveniji, podatek ni obvezen.
- »Naziv«/ »Ime in priimek«:
Uporabnik vnese uradni naziv izdajatelja listine.
- »Naslov«
Uporabnik vnese uradni naslov izdajatelja listine.
Sekcija »Podatki o prejemniku listine«.
- Vnosna polja so enaka kot v sekciji »Podatki o izdajatelju listine«.
Podatki o prejemniku listine se privzeto napolnijo s podatki iz trenutne pogodbe, s katero je uporabnik, to je
upravičenec, prijavljen v sistemu in za katerega vnaša listine. Podatkov ni možno spreminjati.
V primeru, da so podatki napačni, pomeni, da je izbran napačni upravičenec. Popravek upravičenec uredi na
način, da izbere pravilno pogodbo oz. upravičenca, ki se bo nato tudi izpisal v sklopu Podatki o prejemniku
listine.
Sekcija »Priloga dokazila listine« (podatki so obvezni). Vnosna polja so:
- »Naziv dokumenta«
Uporabnik navede ime dokumenta (dokazila), ki ga bo dodal listini.
- »Dokument«
Uporabnik s klikom na ikono
izbere ustrezni dokument, s čimer ga doda na listino.
Dodana mora biti vsaj ena priloga. V primeru več prilog je potrebno najprej shraniti vnesene podatke s klikom na
gumb »Potrdi« (v spodnjem desnem delu okna), nato pa ponoviti postopek dodajanja.
Slika 8.1.-2: Vnos osnovnih podatkov listine v zavihek »1. Listina« in gumb za shranjevanje
Opozorilo: Uporabnik lahko napačne priloge briše s klikom na ikono 
- dokler listina še ni prijavljena na ZzI. V
primeru, če je na listino dodana le ena priloga, je brisanje onemogočeno, saj je obstoj vsaj enega dokumenta obvezen.
V ta namen mora uporabnik najprej dodati novo prilogo, šele nato lahko briše napačno. Brisane priloge so vidne v
sekciji »Odstranjene priloge«.
Posebnost vnosa listin Predračun
Pri vnosu predračuna uporabnik v polju "Vrsta listine" izbere npr. možnost Račun (in ne predračun). Opredelitev
predračuna se izvede šele v naslednjem koraku, to je ob vnosu plačila - opis v točki 8.2.
Posebnost vnosa listin - DDV
Posebnosti veljajo v primerih:
- Ko je DDV upravičen strošek na operaciji,
- ko gre za samoobdavčitev (76.a člen ZDDV-1),
- ko je del zneska plačila obveznosti po listini zadržan iz različnih razlogov.
Postopek vnosa:
1. Uporabnik mora na operaciji (oziroma Vlogi za odločitev o podpori vrste NPO) v planu stroškov načrtovati
strošek DDV (kot neupravičen ali upravičen).
2. Uporabnik vnaša listine na ustaljen način, razen v primeru samoobdavčitve. Pri samoobdavčitvi je potrebno del,
ki bo samoobdavčen, vnesti kot novo listino, saj je listina, ki je izdana kot osnova za samoobdavčitev, izdana brez
vrednosti DDV.
Uporabnik vnese novo listino s številko osnovne listine in s pripisom 76.a člen. Primer: Osnovna listina ima številko
54-2017, novi listini vnese številko 54-2017 76.a člen, znesek listine predstavlja znesek DDV.
3. Uporabnik vnese tudi podatke o plačilu listin.
4. Po kreiranju ZzI se na ZZI prijavijo plačila listin in sicer na način:
- da se ločeno prijavi znesek plačila listine brez DDV in opredeli na strošek, ki se na to listino navezuje (npr.: gradnja,
nakup opreme,…),
- nato pa kreira nova prijava in prijavi plačilo za DDV, ki se ga opredeli na »strošek DDV«.
To pomeni, da se za eno listino kreirata dve prijavi, posledično pa sta tudi v seznamu seznamu računov dve prijavi iste
listine, vezani na različne vrste stroškov (v primerih zadržanih sredstev se tako lahko na posamezni prijavi nižjo vrednost
od višine listine, DDV pa se lahko prijavi v celoti).
V primeru samoobdavčitve se na ZZI prijavi vsako listino zase na svojo vrsto stroška (dve listini – dve prijavi na ZZI).
5. V primeru zadržanega plačila se lahko po dokončno izvedenem plačilu na listino vnese še preostanek plačila, razliko
med že prijavljenim in novo plačanim zneskom pa se prijavi tudi na ZZI.
Posebnost vnosa listin - konzorcij
Konzorcijski partnerji lahko:
- vnašajo podatke o listinah vsak zase (to je za svoje listine in plačila teh listin) ali
- jih zanje vnese vodilni partner.
V primeru, da konzorcijski partnerji sami vnašajo svoje listine in plačila teh listin, vodilni partner, ki kreira ZzI, ne vidi in ne more
odpirati priponk na listinah in plačilih listin konzorcijskih partnerjev.
Konzorcijski partnerji lahko vidijo samo svoje listine in plačila listin. Vodilni partner (prejemnik proračunskih sredstev) kreira ZzI,
konzorcijski partnerji v vlogi upravičenca pa na ta ZzI prijavijo svoje listine.
Posebnost vnosa listin - JZP
V primeru javno-zasebnega partnerstva uporabnik vnese listino dvakrat in sicer:
- Najprej kot upravičenca na operaciji izbere javnega partnerja (osrednji gornji del zaslona), nato pa v rubriki Listine, ob dodajanju
listine v polju »Vrsta listine« izbere »Zahtevek izvajalca«. Znesek z DDV in znesek brez DDV sta enaka in sicer predstavljata vrednost
upravičenega dela vrednosti zahtevka, pomnoženo z deležem, ki ga je dolžan zagotoviti javni partner, do maksimalne vrednosti, kot
opredeljeno v koncesijski pogodbi.
Datum plačila uporabnik vnese naknadno, ko javni partner nakaže sredstva zasebnemu partnerju.
- Nato kot upravičenca na operaciji izbere zasebnega partnerja, nato pa v rubriki Listine, ob dodajanju listine v polju »Vrsta listine«
izbere »Zahtevek izvajalca«. Znesek z DDV in znesek brez DDV sta enaka in sicer predstavljata razliko do celotne vrednosti zahtevka.
Datum plačila je datum izstavitve zahtevka.