5.1.4 Aktivnost in plan stroškov

Rubrika »Aktivnost in plan stroškov« je namenjena vnosu aktivnosti in plana stroškov operacije.

S klikom na rubriko uporabnik najprej opredeli podatke v osnovnem oknu, nato pa nadaljuje vnos v sekcije »Glavne aktivnosti«, »Poenostavljene oblike« in »Plan stroškov«.
Na voljo sta še sekciji za lažji pregled podatkov, to sta »Rekapitulacija po kategoriji/ vrsti stroška« in »Rekapitulacija«.

Vnos podatkov je opisan v nadaljevanju. 

V osnovnem oknu uporabnik opredeli možnost "DA" ali "NE" v naslednjih poljih: 

• »Ali je aktivnost vezana na vrsto stroška?«           
  Uporabnik iz spustnega seznama obvezno izbere možnost "DA" ali "NE". Z opredelitvijo se omogoči nadaljnji vnos podatkov v sekcijah »Glavne aktivnosti« in »Plan stroškov«,            
  vnosna polja teh sekcij pa se prilagodijo izbrani možnosti. Če je vnesen vsaj en podatek v navedenih sekcijah, se opredelitve v polju ne da več spreminjati. V primeru, ko je
  izvajanje operacije vezano na dve različni shemi državnih pomoči/de minimis (v rubriki »Skupni stroški, analiza stroškov in koristi«/ sekciji »Državna pomoč/De minimis)«),
  mora uporabnik obvezno izbrati možnost "DA".

• »Ali je predvidena skupna podpora iz skladov?«           
  Uporabnik iz spustnega seznama izbere možnost "DA" ali "NE" (privzeto je izbrana možnost "NE").

• »Ali so predvideni izdatki, nastali izven programskega območja znotraj območja Unije?«           
  Uporabnik iz spustnega seznama izbere možnost "DA" ali "NE" (privzeto je izbrana možnost "NE").

• »Ali so predvideni izdatki, nastali izven programskega območja zunaj območja Unije?«           
  Uporabnik iz spustnega seznama izbere možnost "DA" ali "NE" (privzeto je izbrana možnost "NE"). Polje je relevantno le v primeru sklada ESS na prednostni osi 8 in prednostni osi 10.

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Shrani«.

Slika 45: Rubrika »Aktivnost in plan stroškov« na Vlogi NPO in gumb za shranjevanje v osnovnem oknu

Sekcija »GLAVNE AKTIVNOSTI«

Sekcija je namenjena vnosu aktivnosti na Vlogi NPO.
Za vstop v sekcijo je potrebno klikniti na znak »+«.

Uporabnik posamezno aktivnost doda s klikom na gumb »+Dodaj«. Vnosna maska, ki se odpre, je dinamična - to pomeni, da se prilagodi izboru v polju »Ali je aktivnost vezana na
vrsto stroška?« (v osnovnem oknu rubrike).

Vnosna polja v primeru, ko aktivnost ni vezana na vrsto stroška (izbor »NE«), so naslednja:

• »Naziv«:           
  Polje je opisno in omejeno na 250 znakov. Uporabnik aktivnost smiselno poimenuje (npr.: upravljanje operacije, izvajanje usposabljanj, itd.) oziroma prepiše podatke iz investicijske           
  dokumentacije. Polje ni namenjeno vnosu nazivov kategorij stroškov.

• »Opis«:           
  Podatek ni obvezen, vnos je omejen na 250 znakov.

• »Kategorija stroška«:           
  Uporabnik iz spustnega seznama (šifrant stroškov) obvezno izbere vse ustrezne kategorije stroškov, predvidene za izvajanje aktivnosti. Kadar so predvideni stroški dobave blaga in
  storitev, ki se jim obračunava DDV, uporabnik doda tudi kategorijo DDV.

• »Vrsta stroška«           
  Uporabnik iz spustnega seznama (šifrant stroškov) najprej obvezno izbere eno ali več vrst stroškov, ki se vežejo na predhodno izbrane kategorije stroškov. Kadar so predvideni

           stroški dobave blaga in storitev, ki se jim obračunava DDV, uporabnik doda tudi kategorijo DDV.. Po izboru vrste stroška le-tega doda s klikom na ikono . 

• »Kategorija/vrsta stroška«:           

           Podatek predstavlja seznam dodanih vrst stroška, ki jih je možno tudi odstraniti s klikom na ikono ali izvoziti v izbrani format s klikom na ikono .

• »Skupni znesek«:           
  Uporabnik vnese skupni znesek vseh izbranih vrst stroškov, ki so predvidene za izvajanje posamezne aktivnosti. Znesek je lahko zaokrožen na dve decimalni mesti.

           Opozorilo: Skupni znesek se mora ujemati z vsoto skupnih stroškov v sekciji »Plan stroškov«, s skupnim zneskom v rubriki »Finančni načrt« ter skupnim zneskom v rubriki »Kategorizacija«.

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

Slika 36: Vnos aktivnosti v primeru, ko aktivnost ni vezana na vrsto stroška ter gumba za navezavo                                         
                                                  stroškov in shranjevanje aktivnosti

Vnosna polja v primeru, ko je aktivnost vezana na vrsto stroška (izbor »DA«), so naslednja:

• »Naziv«:         
  Polje je opisno in omejeno na 250 znakov. Uporabnik aktivnost smiselno poimenuje (npr.: upravljanje operacije, izvajanje usposabljanj, itd.) oziroma prepiše podatke iz
  investicijske dokumentacije. Polje ni namenjeno vnosu nazivov kategorij stroškov.

• »Opis«:         
  Podatek ni obvezen, vnos je omejen na 250 znakov.

• »Kategorija/vrsta stroška«:         
  Podatek se napolni samodejno v trenutku, ko uporabnik pri nadaljnjem vnosu podatkov v sekciji »Plan stroškov« aktivnost naveže na plan stroškov. Polje torej predstavlja
  seznam dodanih vrst stroška, ki jih je možno tudi odstraniti s klikom na ikono ali izvoziti v izbrani format s klikom na ikono .

• »Skupni znesek«:         
  Podatek se napolni samodejno v trenutku, ko uporabnik pri nadaljnjem vnosu podatkov v sekciji »Plan stroškov« aktivnost naveže na plan stroškov.

Po vnosu je potrebno podatke shraniti, s klikom na gumb »Potrdi«.

slika 47: Vnos aktivnosti v primeru, ko je aktivnost navezana na vrsto stroška in gumb za shranjevanje aktivnosti

Po shranitvi podatkov se v sekciji »Glavne aktivnosti« kreira seznam vnesenih aktivnosti.

V seznamu je možen:

• Izvoz podatkov v izbrani format s klikom na ikono .
• Pregled podatkov s klikom na ikono .
• Urejanje podatkov s klikom na ikono . Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.
• Brisanje dokumentov s klikom na ikono .

     Slika 48: Seznam aktivnosti v sekciji »Glavne aktivnosti« na Vlogi NPO in ikone za urejanje

Sekcija "POENOSTAVLJENE OBLIKE"

Sekcija je namenjena opredelitvi poenostavljenih oblik stroškov (POS), ki se v nadaljevanju uporabljajo na operaciji. Po potrditvi Vloge se izbor prenese na operacijo, opredelitve pa
se potem na operaciji ne da spremeniti.

Za vstop v sekcijo je potrebno klikniti na znak »+«.

Uporabnik posamezno POS doda s klikom na gumb »+Dodaj«.
S klikom se za opredelitev odpre polje »Metodologija«, kjer uporabnik iz spustnega seznama izbere ustrezno možnost.

Možnosti so naslednje:

• »Pavšal %« (pavšalno financiranje):         
  Uporabnik možnost izbere v primeru pavšalnega financiranja (flat rate). Z izborom se odprejo vnosna polja:

• • »Odstotek«:           
    Uporabnik obvezno vnese ustrezen odstotek pavšalnega financiranja. Višina odstotka je lahko določena s pavšalno stopnjo iz Uredbe (EU) št. 1303/2013 (npr.: pavšalna stopnja za           
    posredne stroške znaša do 15% upravičenih neposrednih stroškov za osebje) oziroma je lahko  odstotek podprt z izračunom v metodologiji, ki je del Vloge za odločitev o podpori.
    Podatek je obvezen.

• • »Vrsta stroška«: Uporabnik iz spustnega seznama izbere vrsto stroška, na katerega se pavšal naveže.             
    Uporabniku so na voljo vrste stroška, katerih šifra prične z "8.1…". Uporabnik izbere več vrst stroškov (A,B, C,…) v primeru, ko se na operaciji uporablja več različnih kategorij
    upravičenih stroškov, za katere se uporabljajo stopnje pavšalnega financiranja. Podatek je obvezen. 

                     V nadaljevanju vnosa uporabnik v sekciji »Plan stroškov« pri vrsti stroška ali kategoriji stroška, ki je osnova za izračun pavšalnega financiranja, izbere (naveže) pavšalno financiranje
                     (Pavšal%) z odstotkom, ki ga je vnesel. S tem se nastavi matrika izračuna pavšalnega financiranja na ZzI.

           Opozorilo: Izračun pavšala se odrazi (kreira) na ZzI v trenutku, ko uporabnik klikne na izpis dokumenta »Zahtevek za izplačilo« v zavihku »Izpisi«.

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

Slika 49: Vnosna maska za dodajanje pavšalnega financiranja (pavšala) in izbor vrste stroška 8.1.

• »Standardni strošek na enoto« (SSE):           
  Uporabnik možnost izbere v primeru standardnega stroška na enoto (SSE). Z izborom se odprejo vnosna polja:

• • »Vrsta enote«:           
    Uporabnik izbere vsebinsko ustrezno vrsto enote (npr.: število delovnih ur). Podatek je obvezen.

• • »Vrednost enote«:           
    Uporabnik vnese v metodologiji, ki je del vloge za odločitev o podpori, izračunano vrednost enote (npr.: vnese število 11,25, kadar je višina urne postavke, ki je izračunana
    v Metodologiji za izračun standardne lestvice stroškov na enoto za stroške plač in povračil stroškov v zvezi z delom, 11,25 EUR). Podatek ni obvezen.

• • »Vrsta stroška«: Uporabnik iz spustnega seznama izbere vrsto stroška, na katerega se SSE navezuje.           
    Uporabniku so na voljo vrste stroška, katerih šifra prične z "8.2…". Uporabnik izbere več vrst stroškov (A,B, C,…) v primeru, ko se na operaciji uporablja več različnih
    standardnih lestvic stroškov na enoto, ki so izračunane v metodologiji. Podatek je obvezen. 

            V nadaljevanju vnosa uporabnik v sekciji »Plan stroškov« opredeli načrtovane vrednosti na tiste vrste stroška, ki so bile opredeljene kot standardne lestvice stroškov na enoto (SSE).

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

                          Slika 50: Vnosna maska za dodajanje SSE in izbor vrste stroška 8.2.

• Pavšalni znesek (lump sum):     
  Uporabnik izbere možnost v primeru uporabe pavšalnih zneskov. Z izborom se podatek v polju »Vrsta stroška« napolni samodejno
  z vrsto stroška, ki prične s šifro "8.3 Pavšalni zneski, ki ne presegajo 100.000,00 EUR javnega prispevka".         
  Po izboru je potrebno opredelitev shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

                      Slika 51: Vnosna maska za dodajanje pavšalnega zneska

Po shranitvi podatkov se v sekciji »Poenostavljene oblike« kreira seznam vnesenih POS.

V seznamu je možen:

• Izvoz podatkov v izbrani format s klikom na ikono .
• Pregled podatkov s klikom na ikono . V vnosni maski lahko uporabnik podatke tudi ureja s klikom na gumb »Uredi« v spodnjem desnem delu vnosne maske, po
  vnosu pa mora podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

• Urejanje podatkov s klikom na ikono . Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.
• Brisanje dokumentov s klikom na ikono .
• Dodajanje dokumenta k posamezni POS (metodologije), v katerem je opisana in utemeljena metoda izračuna, vključno s ključnimi koraki izračuna vrednosti posamezne oblike
  poenostavljenih stroškov.
  Za dodajanje dokumentov najprej klikne na izbrano POS, nato izbere dokument s klikom na ikono in ga doda s klikom na ikono . 

           Dokument lahko izvozi v izbrani format s klikom na ikono , ga odstrani iz seznama s klikom na ikono ali prenese na računalnik s klikom na ikono .
           Dokument z opisano metodologijo je obvezen del vloge PO za odločitev o podpori.

Slika 52: Seznam POS: ikone za urejanje in dodajanje dokumenta na izbrano POS ter ikone za urejanje seznama dokumentov

Sekcija »PLAN STROŠKOV«

Sekcija je namenjena vnosu plana stroškov na Vlogi.

Opozorilo:
Uporabnik vnese načrtovane podatke po kategoriji oz. vrsti stroška in sicer:

• kot plan skupnih stroškov operacije za vsako regijo (Vzhod / Zahod / Celotna Slovenija), ki jo je izbral ob vnosu osnovnih podatkov na Vlogi in
• za vse upravičence, ki jih je vnesel v sekcijo »Upravičenci«.

Za vstop v sekcijo je potrebno klikniti na znak »+«.

Uporabnik posamezen plan stroškov doda s klikom na gumb »+Dodaj«. Vnosna maska, ki se odpre, je dinamična - to pomeni, da se prilagodi izboru v polju »Ali je
aktivnost vezana na vrsto stroška?« (v osnovnem oknu rubrike).

Vnosna polja v primeru, ko aktivnost ni vezana na vrsto stroška (izbor »NE«), so naslednja:

• »Upravičenec«:           
  Uporabnik iz spustnega seznama izbira med upravičenci, ki so vneseni v sekciji »Upravičenci«. Če je upravičenec operacije en sam, se podatek napolni samodejno in           
  ga ni možno spreminjati.

• »Sklad«:         
  Podatek se napolni samodejno glede na izbran sklad ob vnosu osnovnih podatkov o novi Vlogi.

• »Regija«:         
  Uporabnik iz spustnega seznama izbere posamezno kohezijsko regijo (Vzhod ali Zahod, kadar gre za sklad ukrepanja ESS ali ESRR oziroma Celotna Slovenija, kadar je sklad
  ukrepanja KS).

          Opozorilo: skupni znesek stroškov planiranih po posamezni kohezijski regiji ne sme presegati višine sredstev, ki so na voljo v rubriki »Finančni načrt«.

• »Kategorija stroška«:         
  Uporabnik iz spustnega seznama izbira med kategorijami stroškov, ki jih je v sekciji »Glavne aktivnosti« opredelil za izvajanje aktivnosti. Izbere tisto kategorijo stroška, za katero
  vnaša podatke o višini skupnih stroškov.

• »Vrsta stroška«:         
  Podatek ni obvezen. Uporabnik lahko iz spustnega seznama izbira med tistimi vrstami stroškov, ki so v prehodnem polju izbrane na posamezni kategoriji
  stroška. Izbere lahko vsako posamezno vrsto stroška in zanjo vnese načrtovane podatke o višini upravičenih ter morebitnih neupravičenih stroškov.

• »Skupni stroški«:         
  Podatek se napolni samodejno z vrednostjo, ki se izračuna kot skupni znesek polj »Neupravičeni stroški« in »Upravičeni stroški skupaj«. Gre za prikaz celotne
  vrednosti po posamezni kategoriji oziroma vrsti stroška.

• »Neupravičeni stroški«:
  V primeru, ko neupravičeni stroški na posamezni vrsti stroška niso predvideni, uporabnik vnese vrednost 0. V primeru, ko so za izvajanje operacije na posamezni
  kategoriji oziroma vrsti stroška predvideni neupravičeni stroški, uporabnik vnese ocenjeno višino neupravičenih stroškov, ki izhajajo iz pogodbe o sofinanciranju oz. odločitve o podpori.

• »Upravičeni stroški skupaj«:         
  Uporabnik vnese predvideno vsoto skupnih upravičenih stroškov na posamezni kategoriji oziroma vrsti stroška. Višina »upravičenih stroškov skupaj« in »upravičenih stroškov
  do sofinanciranja« je enaka, kadar je odstotek sofinanciranja enak 100%.

• »Upravičeni stroški do sofinanciranja«:           
  Uporabnik vnese znesek upravičenih stroškov do sofinanciranja. Znesek predstavlja seštevek podpore Unije in ustreznega nacionalnega prispevka (EU del + vsota SLO del).           
  Polje je privzeto napolnjeno z vrednostjo iz polja »Upravičeni stroški skupaj«. Kadar je odstotek sofinanciranja nižji od 100%, je potrebno vrednost ročno popraviti.
  Vrednost se lahko samo zmanjša.

           Opozorilo: Kadar je med vire za nacionalni prispevek (SLO del) vključen tudi nacionalni zasebni prispevek, ga mora uporabnik na tem mestu obvezno upoštevati!

• »Drugi upravičeni stroški«:         
  Podatek se napolni samodejno z vrednostjo izračuna iz polj: »Upravičeni stroški skupaj« - »Upravičeni stroški do sofinanciranja«.

• »Odstotek skupnih upravičenih stroškov«:         
  Podatek se napolni samodejno kot razmerje polj: »Upravičeni stroški skupaj« in »Skupni stroški«. Uporabnik lahko vnese podatke še v naslednja, neobvezna polja:

• »Skupna podpora iz skladov«:           
  Uporabnik s kljukico opredeli to možnost le v primeru, ko gre za skupno podporo iz skladov. Oznaka na kategoriji stroška pomeni, da gre za skupno podporo iz
  skladov tudi pri vseh vrstah stroškov, ki sodijo pod to kategorijo stroška.

• "Pavšal" (dinamično polje):           
  Polje je dinamično, to pomeni, da je vidno le v primeru izbora »Pavšal %« - pavšalno financiranje« v sekciji »Poenostavljene oblike«.
  Uporabnik pri vrsti ali kategoriji stroška, ki je osnova za izračun pavšalnega financiranja (npr.: 3.1 Stroški plač), izbere (naveže) pavšalno financiranje (Pavšal %)
  z odstotkom, ki je vnesen v sekciji »Poenostavljene oblike« (npr.: 15%).
  S tem se nastavi matrika izračuna pavšalnega financiranja na ZzI.

• "Izdatki, nastali izven programskega območja znotraj območja Unije":           
  Polje je dinamično in na voljo le, ko je izbrana vrednost "DA" v polju "Ali so predvideni izdatki nastali izven programskega območja znotraj območja Unije?".
  Uporabnik vnese ustrezni znesek.

• "Izdatki, nastali izven programskega območja zunaj območja Unije":           
  Polje je dinamično in na voljo le, ko je izbrana vrednost "DA" v polju "Ali so predvideni izdatki nastali izven programskega območja zunaj območja Unije?".
  Uporabnik vnese ustrezni znesek. 

           Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

Slika 53: Vnos plana stroškov na Vlogi NPO v primeru, ko aktivnost
                           ni vezana na vrsto stroška

Vnosna polja v primeru, ko je aktivnost vezana na vrsto stroška (izbor »DA«), so naslednja:

• »Aktivnost«:         
  Uporabnik iz spustnega seznama obvezno izbere eno od aktivnosti, ki so vnesene v sekciji "Glavne aktivnosti". Z izborom strošek naveže na aktivnost.           
  Vsa ostala polja so enaka kot v primeru, ko aktivnost ni vezana na vrsto stroška (opis polj zgoraj).

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

Slika 54: Vnos plana stroškov na Vlogi NPO v primeru, ko je aktivnost vezana na vrsto stroška

Po shranitvi podatkov se v sekciji »Plan stroškov« kreira seznam planiranih stroškov na Vlogi.
V seznamu plana stroškov je možen:

• Izvoz podatkov v izbrani format s klikom na ikono .
• Pregled podatkov s klikom na ikono . V vnosni maski lahko uporabnik podatke tudi ureja s klikom na gumb »Uredi« v spodnjem desnem delu vnosne maske,
  po vnosu pa mora podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

• Urejanje podatkov s klikom na ikono . Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.
• Brisanje podatkov s klikom na ikono .

          Vrste stroška Pavšal (pavšalno financiranje), ki je ustvarjena samodejno, ni možno urejati oziroma brisati, zato je na seznamu na voljo le za pregled s klikom
          na ikono .
          Popravek lahko uporabnik uredi na naslednji način:

• • v sekciji »Plan stroškov« popravi upravičen znesek na kategoriji/ vrsti stroška, ki je osnova za pavšal ali
  • popravi odstotek pavšalnega financiranja v sekciji »Poenostavljene oblike«.

Polje »Aktivnost« je na seznamu vidno le v primeru, ko je na osnovni strani rubrike izbrana možnost »DA« v polju »Ali je aktivnost vezana na vrsto stroška?«

Opozorilo: Skupni znesek plana stroškov se mora ujemati s skupnim zneskom v polju
»Skupni stroški« v sekciji »Glavne aktivnosti«.


Slika 55: Seznam planiranih stroškov na Vlogi NPO: ikone za urejanje in usklajenost zneskov v poljih

                                                                 »Skupni stroški«

Sekcija »REKAPITULACIJA PO KATEGORIJI/ VRSTI STROŠKA«

Sekcija je namenjena pregledu podatkov za plan stroškov.
Za vstop v sekcijo je potrebno klikniti na znak »+«.

                   Slika 56: Sekcija »Rekapitulacija po kategoriji/ vrsti stroška« na Vlogi NPO

Sekcija »REKAPITULACIJA«

Sekcija »Rekapitulacija« je namenjena prikazu vsote plana stroška po: skladu, regiji, skupnih stroških, neupravičenih stroških, upravičenih stroških skupaj, upravičenih stroških do sofinanciranja,
drugih upravičenih stroških in odstotku skupnih upravičenih stroškov (%).

Za vstop v sekcijo je potrebno klikniti na znak »+«.
V vrstici DDV je prikazana vsota planiranega DDV v kategoriji stroška 6 – DDV.

                                       Slika 57: Sekcija »Rekapitulacija« na Vlogi NPO