IS e-MA2: Uporabniška dokumentacija

V primeru, da je več upravičencev na operaciji mora imeti uporabnik dodeljeno uporabniško skupino “Upravičenec (prejemnik) ali “Upravičenec” do svoje sofinancerske pogodbe. Če podatek ni vpisan, bo uporabnik prejemal vsa sistemska obvestila vezane na operacijo/upravičence.

Ne. Če imate več datotek je priporočljivo pripraviti paket/.zip datoteko. Sicer pa so dovoljeni formati prilog sledeči: pdf, jpg, tif , doc , docx, xls, xlsx , pps , ppsx, ppt, pptx, mp3, rar, zip, mp4.

Zaokroževanje je matematično na 3. decimalnem mestu (do 5 navzdol, nad 5 navzgor). EU del na ZzI-ju se računa na posamezen strošek in se nato sešteje.

V e-MA2 je največja dovoljena velikost priloge 50MB. V primeru, da presegate dovoljeno velikost vam kot rešitev predlagamo, da ZIP datoteke uredite tako, da posamezna ne bo presegla 50MB.

Med osnovne podatke v profilu uporabnika se v IS e-MA2 iz uporabljenega digitalnega certifikata prenesejo podatki: ime, priimek in elektronski naslov. Teh podatkov se ne da spreminjati. Če ste prijavljeni z digitalnim certifikatom, ki vsebuje privatni elektronski naslov boste v primeru vklopljenih obvestil, le-ta prejemali na privatni elektronski naslov.

Pred prvo prijavo v IS e-MA2 je potrebno pridobiti digitalni certifikat. Drugi korak pred prvo prijavo je registracija uporabniškega profila v storitvi za spletno prijavo in e-podpis (SIPASS - https://sicas.gov.si/IdP-RM-Front/register/start.htm). Naslednji korak je prijava v IS e-MA2 na naslovu ema2.gov.si za upravičence in ema2.sigov.si za NPU. Vlogo za ureditev dostopnih pravic se uredi v aplikaciji IS e-MA2. Povezava do navodil za ureditev dostopnih pravic so na voljo na sledeči povezavi: (https://podpora-ema.atlassian.net/wiki/spaces/IEN/pages/47775791)

Drugi korak pred prvo prijavo je registracija uporabniškega profila v storitvi za spletno prijavo in e-podpis (SIPASS - https://sicas.gov.si/IdP-RM-Front/register/start.htm). V kolikor želite spremeniti ali dodati elektronski naslov v SI-PASS si oglejte navodila na sledeči povezavi (https://www.si-trust.gov.si/sl/podpora-uporabnikom/navodila-in-napotki/dodajanje-elektronskega-naslova-v-si-pass/ ). Za več vprašanj ali pomoč pa se lahko obrnete na Ministrstvo za digitalno preobrazbo (MDP), ki pomoč uporabnikom nudi preko Enotnega kontaktnega centra (EKC) na telefonski številki: 080 2002.

E-naslov se prenese iz digitalnega potrdila. Menjate ga lahko na spletni strani SI-PASS, kjer izberete opcijo “Dodaj e-naslov”, prav tako tam opredelite e-naslov za obveščanje. Če boste potrebovali pomoč se lahko obrnete na Ministrstvo za digitalno preobrazbo (MDP), ki pomoč uporabnikom nudi preko Enotnega kontaktnega centra (EKC) na telefonski številki: 080 2002.

Uporabniška pravica "Upravičenec" je namenjena upravičencu, ki ni prejemnik sredstev in ne kreira ali oddaja ZzI-jev. Načeloma so to konzorcijski partnerji, ki na ZzI prijavljajo svoje listine.

Uporabniška pravica "Upravičenec (prejemnik sredstev) je namenjen upravičencu, ki je vodilni in kreira ZzI in ga odda ter neposredno prejme izplačilo s strani posredniškega telesa.

V primeru konzorcijske strukture, ko vodilni partner “Upravičenec (prejemnik)” vnaša prijave stroškov na ZzI za preostale konzorcijske partnerje, je potrebno si dodeliti uporabniško pravico “Upravičenec” samo do operacije, brez podatka o pogodbi in davčni številki.

V primeru, da bi vodilni partner “Upravičenec (prejemnik)” vnašal prijave stroškov na ZzI samo za enega konzorcijskega partnerja, je potrebno si dodeliti uporabniško pravico “Upravičenec” do operacije, izbrati pogodbo ter vpisati davčno številko konzorcijskega partnerja.

V primeru, da je več upravičenec na operaciji mora imeti uporabnik dodeljeno uporabniško pravico »Upravičenec (prejemnik) ali upravičenec« do svoje pogodbe. Če tega podatka nima, bo prejemal vsa sistemska obvestila vezane na operacijo/upravičence.

Za kreiranje vloge morate imeti pravico posredniško telo (PT), ki pa ne sme biti omejena na vlogo ali operacijo.

Za pridobitev je potrebno kreirati vlogo, kjer se kot potrjevalca izbere OU, nato pa v nadaljevanju izberete uporabniško skupino Pregledovalec OU. Vlogo za dodelitev pravic s to uporabniško skupino potrdimo pri nas, na MKRR.

Za urejanje pravil vnosa stroška ne smete imeti nobenega podatka zapisanega v tabeli »načrt stroškov«. Uredite po postopku, in sicer pobrišete načrt stroškov, popravite v razdelku pravila za vnos stroškov polje »oblika POS« in nato ponovno vnesete načrt stroškov kakršen je bil.

Dokazilo o prenakazilu partnerjem se vnese na ZzI v sklopu podatkov v stranskem navigacijskem meniju “Priloge”, in sicer ko je ZZI v statusu “V dopolnitvi plačil”.

Ko imamo izdane sklepe o izboru prijavitelja in kreirane številke operacij.

Vnese se številka s katero je zaveden/označen razpis na PT (načeloma spisovna številka Krpana)..

Odvisno od tega kako je določeno v pogodbi o sofinanciranju. Najbolje je, če se obrnete na skrbnika operacije. Več o upravičenih in neupravičenih stroških najdete v navodilih organa upravljanja na povezavi: https://evropskasredstva.si/app/uploads/2023/10/NUS_2021-2027_verzija_1-1.pdf

Izdelate novo verzijo s klikom na gumb »Postopki« in izberete možnost »Izdelaj novo verzijo«. Operacijo se prestavi v status »V dopolnitvi«.

• Ko je operacija enkrat že izdelana, podatkov upravičenca (prejemnika) na JR ni več možno urejati.

• Če je JR še v teku, je možno zadevo urediti na spodnji način in sicer:

1. Kopiranje prijavitelja na razpis (torej vrstico s podatki na sklopu »Prijavitelji na razpis«).

2. V celoti urediti podatke zanj (tudi na vseh teh sklopih, ko kliknemo na prijavitelja (ne samo na sklopu »Prijavitelji na razpis«).

3. Popraviti MŠ, ki torej ne bo ista, kot pri prijavitelju s št. 52. na 2. prijavnem roku, kjer naj bi bila navedena MŠ napačna.

4. Zanj ponovno rezervirati št. operacije in izdelati operacijo. Izdelala se bo povsem nova operacija, z novo šifro.

Da, vendar je potrebno v modulu Operacija v sklopu »Pravila izvajanja operacije« označiti  DA je dovoljenih več pogodb za izplačilo.

V e-MA2 se prenašajo pogodbe vrste ODLPOD (krovna), kot pogodbe za sofinanciranja pa samo POJRJP, PONPOU in NPUPOU. Če prenašate vrsto pogodbe POGFIN je pogodba opredeljena kot vrsta izvajalska pogodba in mora imeti navezano pogodbo o sofinanciranju, proračunske postavke pa morajo bit navedene v pogodbi, ki je osnova za izplačilo.

1. Najprej je potrebno v sistem MFERAC vnesti pogodbo ODLPOD.

2. Ta se mora se prenesti v e-MA2, saj mora biti v e-MA2 pred operacijo.

3. Uporabnik mora preveriti prenos ODLPOD v e-MA2.

4. Potem se v e-MA2 kreira operacija.

5. V MFERAC sledi  vnos pogodbe o sofinanciranju, pri tem je potrebno v MFERAC preveriti tudi  vse navezave in na pogodbi  opredeliti, da se prenese v e-MA2.

6. Pogodbo v MFERAC je nato potrebno potrditi (status GO) in v zgodovini izmenjav preveriti, če je bil izvoz v e-MA2 uspešen. Operacija mora biti v e-MA2 kreirana pred potrjevanjem pogodbe, saj mora pogodba nositi informacijo o operaciji.

7. Če operacija ni takoj znana, se jo lahko na pogodbo vnese tudi naknadno (tako, da dajo pogodbo v pripravo=GP in jo po vnosu operacije na pogodbo spet potrdijo=GO). Opozorilo: Če je operacija na pogodbo dodana naknadno, pa pomeni to tudi prenos starih že plačanih listin v e-MA2.

8. V e-MA2 se v modulu Pogodbe preveri, če so pogodbe prišle na operacijo.

9. Če so se pogodbe uspešno uvozile v e-MA2, se v modulu Operacije  s klikom na gumb »Postopki/ Uvozi pogodbo/-e iz MFERAC« na  zadnjo verzijo operacije prenesejo vse pogodbe, ki so vezane na izbrano operacijo.

Prvi korak je, da v modulu Operacije, dejansko na operaciji zgoraj v desnem kotu na aktivnem gumbu »Postopki« izvedete postopek Uvozi pogodbo iz MFERAC? Nato v  MFERAC preverite, če je pogodba o sofinanciranju pravilno navezana na ODLPOD in ima označeno, da se prenese v e-MA2. V primeru, da se pogodba ne uvozi v e-MA2 in imate vse urejeno, prosimo pošljite na CPU zaslonsko sliko iz MFERAC, kjer bo na operaciji iz zgodovine izmenjav naveden razlog »ne-prenosa«. V prijavi na CPU poleg številke operacije navedite tudi številko pogodbe iz MFERAC.

V modulu izvajanje operacije imate, kot upravičenec vpogled v podatke operacije. Podatke ni možno urejati, lahko pa dodajate priloge, če vas skrbnik operacije pozove, da to storite.

Potrebno je preveriti podatke na pogodbi in vnesene v IS e-MA2 in jih ustrezno uskladiti. Podatke ureja skrbnik na posredniškem telesu.

Končnih prejemnikov nimamo. V IS e-MA2 imamo podatke o upravičencih. Podatek se vidi v modulu Izvajanje operacije v sklopu "Upravičenci".

Lahko, če postopek še ni navezan na ZZI oz. če je ZZI v dopolnitvi.

Izberete drugo ustrezno vrsto postopka. V IS e-MA2 lahko izbirate med spodnjimi vrstami postopka, in sicer:

1. Evidenčno naročilo;

2. Izjeme, za katere se ZJN-3 ne uporablja (27. člen ZJN-3);

3. Neposredna/direktna pogodba z EU;

4. Postopek izbire izvajalca na podlagi javnega povabila/poziva (JP);

5. Postopek izbire izvajalca na podlagi javnega razpisa (JR);

6. Postopek izbire izvajalca po področnem zakonu;

7. Postopek javno-zasebnega partnerstva (JZP);

8. Postopek nakupa nepremičnine;

9. Postopek sklenitve dogovora o prostovoljstvu;

10. Postopek zaposlitve;

11. Postopek zbiranja ponudb (gospodarski subjekti);

12. ZJN-3.

Da.

Da.

Postopek je vezan na izbranega izvajalca in njegove izdane listine, ki jih prijavite na ZzI. Če so listine vezane na isti postopek, potem ga vnesete samo enkrat. V procesu prijave listin na ZzI, se vsako listino naveže na pravno podlago, ki je bila sklenjena na podlagi postopka.

Priloge postopka so vsi dokumenti, ki so potrebni za izbor izvajalca (npr. o sklep o pričetku postopka, objava, povpraševanje, specifikacija/razpisna dokumentacije, ponudba, itd...)Pravna podlaga postopka pa je pogodba ali naročilnica.

Gumb »Uredi« je onemogočen, ker je postopek št. XXXX v statusu »Uporaba na ZZI«, kar pomeni, da urejanje podatkov ni omogočeno. Na postopku je omogočeno urejanje podatkov, če je postopek v statusu »V pripravi«, »Potrjen« ali »ZZI v dopolnitvi«. ZzI, ki je navezan na postopek in je v dopolnitvi, vendar je v sklopu tega na ZZI v dopolnitvi samo ena prijava stroška. V Modulu Kontrola AP je treba na ZzI, ki je v statusu »ZZI v dopolnitvi« prestaviti v dopolnitev vse prijave na tem ZZI, ki so vezane na omenjeni postopek. Za ureditev tega se obrnete na kontrolorja na ministrstvu, da preveri in uredi podatke na ZZI.

Uporabnik lahko na postopkih izbire izvajalca in zaposlenih, ki so navezani na ZzI, ki je v statusu »V dopolnitvi« in imajo postopki status »ZzI v dopolnitvi«:

• Spremeni osnovne podatke postopka;

• Doda nov dokument postopka;

• Spremeni osnovne podatke pravne podlage;

• Doda novo prilogo na pravno podlago;

• Doda nov aneks k pravni podlagi;

• Doda novo pravno podlago.

Polje Tip:

• Kakšna je pravilna izbira v primeru s.p.? (“zasebnik”, “fizična oseba”, “drug subjekt zasebnega prava”)?
  V primeru s.p. se izbere »Zasebnik«.

• Ali je z “zasebnim podjetjem” mišljeno d.o.o., d.d., d.n.o. itd.?
  Vsi našteti spadajo pod zasebno podjetje.

• Kaj se izbere v primerih, ko je vrsta pravne podlage »pogodba o zaposlitvi«?
  Izbere se »fizična oseba«.

Polje Enolični identifikator:
Zahteva po vnosu enoličnega identifikatorja se pojavlja le pri tipu TUJP – tuja pravna oseba. Kot enolični identifikator se vnese davčna številka tuje pravne osebe. Ko bo identifikator za neko tujo pravno osebo enkrat že vnesen, se bo naslednjič pojavil v izbirnem seznamu.

Uporabnik lahko na listinah (ki niso prenesene iz MFERAC) navezanih na ZzI, ki je v statusu »V dopolnitvi«, spremeni/doda:

• Naziv prejemnika,

• Številko listine,

• Datum listine,

• Datum opravljene storitve,

• Nove priloge listine,

• Datum plačila,

• Dokazilo plačila.

Na listini, ki je navezana na zavrnjen ZzI in ima status “Uporaba na zavrnjenem ZzI-ju” je v modulu Listine omogočeno le spreminjanje datuma listine. Datum se lahko spremeni, vendar mora ostati v istem letu. Ostalih podatkov na listini ni mogoče urejati. Listino je potrebno kopirati.

Vnos je enak kot v IS e-MA, z ločeno listino (vrste "samoobdavčitev"). Pri samoobdavčitvi je potrebno del, ki bo samoobdavčen, vnesti kot novo listino, saj je listina, ki je izdana kot osnova za samoobdavčitev, izdana brez vrednosti DDV. Uporabnik vnese novo listino s številko osnovne listine in s pripisom 76.a člen. Primer: Osnovna listina ima številk 54-2017, novi listini vnese številko 54-2017 76.a člen, znesek listine predstavlja znesek DDV.

V primeru, da pride v času, ko je listina že v pregledu (ali dlje) iz MFERAC sprememba listine, se Plan ZzI samodejno prestavi v dopolnitev. V tem primeru ste morali prejeti tudi obvestilo (tako v aplikacijo kot na e-naslov). Podatke na planu je potrebno pregledati in jih urediti ter v polju “Ugotovitev” izbrati vrednost, da boste lahko plan ZzI dali v ponovni pregled.

Preostali znesek listine za razliko od plače, ki ni del ZzI in se ne bo plačalo iz kohezijskih sredstev, se ga pri kreiranju plana vnese v polje »Znesek ostalo«. Ta znesek se prenese direktno nazaj v MFERAC in se ga knjiži pod druge postavke (nekohezijske).

Na listini, ki je vezana na pavšal, vnesete celotno vrednost v polje »Znesek ostalo« in se ta informacija posreduje v MFERAC. Iz te listine se posledično ne kreira ZzI, ker bo brez plana. V eMA2 pa se bo pavšal avtomatsko prijavil na ZzI, ko bo na ZzI prijavljen strošek 1.1.2 Gradnja nepremičnin.

Ko je ZzI kontrolno pregledan in listina še ni plačana, ZzI čaka v Kontroli AP na informacijo o plačilu listine/ZzI. Ko je listina/ZzI v MFERAC Plačana, se ta podatek prenese v e-MA2 v polje »Izplačane odredbe«, »Datum plačila odredb« in ob statusu se izpiše značka Plačan ZzI. Ko je to izvedeno kontrolor v kontroli AP prestavi ZzI v status Odobren, avtomatsko pa se nato ZzI prestavi v status Plačan in Priprava na prenos v MF.

Da boste lahko veseli listine tudi za partnerje, morate za vsakega partnerja v MAS oddati vlogo za dodelitev pravic z uporabniško pravico Upravičenec in vnesti davčno številko upravičenca.

Dodeljeno je treba imeti uporabniško pravico Upravičenec (prejemnik) na operacijo.

Da. Uporabnik vpiše skupni znesek, ki se nato razdeli na dve prijavi (dve regiji) glede na odstotek, ki je opredeljen na operaciji.

Ne. Listina se vnese 1x, medtem ko se za isto listino naredita dve prijavi listine. Če pa je pro rata, pa sistem sam razdeli prijavi na obe regiji.

V primeru da se kopira zavrnjeni ZzI je potrebno iti na sklop podatkov “Priloge/izpisi” in v podsklopu “Predogled izpisov v pripravi” odpreti izpis Zahtevek za izplačilo in nato se znesek ZzI posodobi na prvotni znesek.

Odvisno od tega kako je določeno v pogodbi o sofinanciranju. Najbolje je, če se obrnete na skrbnika operacije. Več o upravičenih in neupravičenih stroških najdete v navodilih organa upravljanja na povezavi: https://evropskasredstva.si/app/uploads/2023/10/NUS_2021-2027_verzija_1-1.pdf

Priloge lahko dodate neposredno na ZzI, v sklopu podatkov Priloge na ZzI.

Realizacije kazalnikov se ne vnaša na ZzI. Pripravljen bo ločen modul za vnos realizacije. Ob umestitvi modula bomo o tem obvestili koordinatorje na PT.

Podatke lahko dodate v sklopu podatkov Priloge na ZZI.

Za ločevanje posameznih SE-jev lahko uporabite naziv priloge. To pomeni, da v naziv napišete za kateri SE se navezuje posamezna priloga.

Dokazilo o prenakazilu partnerjem se vnese na ZzI v sklopu podatkov v stranskem navigacijskem meniju “Priloge” in sicer ko je ZZI v statusu “V dopolnitvi plačil”.

V takšnem primeru se razlika samodejno upošteva kot izplačilo upravičencu (ni potrebno kreirati ZzI).

Upravičenec se obrne na skrbnika pogodbe, da ustrezno uskladi stanje pravnih podlag. To naredi tako, da gre na raven operacije, na postopek in klikne »Izdelaj novo verzijo« in nato še klikne »Uvozi pogodbo/-e iz MFERAC«. Po uvozu se na verzijo operacije iz MFERAC prenesejo vse pogodbe, ki so vezane na izbrano operacijo.

Vsebinsko in finančno poročilo, ki ga kreira IS e-MA2 je viden v modulu ZzI v sklopu podatkov na stranskem navigacijskem meniju (levo) "Priloge, izpisi", podsklop "Predogled izpisov v pripravi" in "Izpisi".

V modulu Zahtevki za izplačilo v sklopu Seznam neplačanih listin prijavljenih stroškov izberite listino in kliknite na gumb “Uredi izbrane”. Odpre se vam vnosno okno, v katerega vnesete datum plačila in priložite dokazilo plačila.

V modulu Zahtevki za izplačilo v sklopu Seznam neplačanih listin prijavljenih stroškov izbereš paketni izbor listin tudi paketnega vnosa tako, da označiš vse listine na seznamu in vneseš podatek..

Ne označite. Polje (Zapiranje ZzIA / ZzIP), ki je vidno na ZzI v sklopu Osnovni podatki, se zapolni samodejno, ko vnesete zneske zapiranja. Te zneske se vnese v sklop »Zapiranje predplačil«. (Postopek je opisan v navodili za uporabo modula Zahtevki za izplačilo, točka 2.4. Zapiranje predplačil (ZzIA in ZzIP))..

V e-MA2 se terjatev ne prenaša. ZzI le »nosi« informacijo, da je bila terjatev knjižena. Šele takrat se ZzI prenese v e-CA2. Na MF-OR nato pregledajo ZzI in ustreznost terjatve.

Teh podatkov v e-MA2 ne uvažamo več.

Odredbe:  Odredb v eMA2 na ZzI ne prenašamo. Prenašamo informacijo, da je bila odredba plačana. Ta informacija je vidna na ZzI-ju v modulu Zahtevki za izplačilo v sklopu Osnovni podatki v poljih Izplačane odredbe in Datum plačila odredb.

NRP: Šifra NRP je vidna v modulu Operacije, v sklopu Pogodbe, v zavihku Finančni načrt po pogodbah.

Terjatve: Terjatev ne prenašamo iz MFEFAC v eMA2. Prenašamo le informacijo o knjiženju terjatve, kar je razvidno iz statusov ZzI-ja. Ko se iz MFERAC prenese informacijo o plačilu odredb, se ZzI prestavi v status Plačan. Izvede se tudi prenos informacije iz MFERAC v eMA2 ali je bila terjatev knjižena. Če ni bila, dobi ZzI status Plačan (brez terjatve). Če je bila terjatev knjižena, dobi ZzI status Plačan ter je nato pripravljen za prenos v eCA2 in dobi status Priprava na prenos v MF.

Pri plačanih listinah se izbere enostopenjsko kontrolo.

Na “Seznamu vseh prijav stroškov” kliknete na zaporedno prijavo stroška in nato vas aplikacija preusmeri na vmesnik “Seznam prijav stroškov”, kjer v vrstici označite kljukico in s klikom na “Postopki” date prijavo stroška v kontrolni vzorec. Pod sklopom “Prijava stroška št. X” kliknete na gumb “Uredi” in označite v polju “Pregledana” v DA. Ko je prijava v kontrolnem vzorcu greste nazaj na zahtevek za izplačilo, ki ga imate na voljo na levi strani navigacijskega menija, nato izberete zaporedno številko prijave in napišete ugotovitev na ravni prijave stroška. Potem se v meniju vrnete na ZzI in vnesete dopolnitev, ki pa se v bistvu kopira iz ugotovitve, ki je vnesena na prijavi stroška. Ko vse zaključite izberete prehod statusa v dopolnitev.

Za zahtevke, ki niso predmet upravljalnega preverjanja (brez podrobnega pregleda), ni predvideno, da se jih pregleduje in daje v dopolnitev. To velja samo za zahtevke, ki so predmet pregleda (vzorčni pregled, pregled v celoti). Pomen vzorčnega preverjanja je, da se le-to izvaja skladno s potrjeno metodologijo vzorčenja, ki jo pripravi PT in pošlje OU v potrditev. Če je v metodologiji navedeno, da ne bo vsak ZZI predmet pregleda, naj se to tudi upošteva.

Ti dve ikoni se izpišeta na kopiranem ZZI-ju in prestavljata spremembe na tem ZZI-ju v primerjavi z zavrnjenim ZZI-jem.

Ikona “bele zvezde” - ta ikona se pokaže pri prijavi stroška pri kateri so bile izvedene spremembe (glede na zavrnjen ZZI).

Ikona “črne zvezde” - ta ikona se pokaže pri prijavi stroška, ki je bila dodana na novo (je ni bilo na zavrnjenem ZZI).

Ikoni se izpisujeta v modulu Kontrole AP v sklopu Kontrolni vzorec prijav stroškov, sklopu Seznam vseh prijav stroškov in sklopu Seznam prijav stroškov.

Kontrolnik za JN se izpolni v modulu Postopki izbire izvajalca in zaposlenih (sklop Kontrola JN) . Za ureditev kontrolnika JN si morate uredit uporabniško pravico Kontrolor postopkov izbire JN.

Dodeliti si je treba uporabniško pravico Urejanje četrtletnih poročil - PT. Vlogo za dodelitev pravic vnesete sami, medtem ko vlogo potrdi koordinator za IS e-MA2.

Področje spremljanja in poročanja ureja tretje poglavje Navodil za načrtovanje, odločanje o podpori, spremljanje in poročanje , ki so objavljena na spletni strani https://evropskasredstva.si/evropska-kohezijska-politika/navodila-in-smernice/ .

Poleg tega so v uporabniški dokumentaciji IS e-MA2 objavljena Navodila Organa upravljanja za uporabo modula "Spremljanje in poročanje" , ki podrobno opredeljuje tako potrebne uporabniške pravice, kot tudi vse postopke za uporabo posameznih zavihkov modula in pripravo ter oddajo posameznih poročil v eMA2.

Vsa nadaljnja tehnična vprašanja glede ureditve dostopov, težav z dostopi do eMA2 modula Spremljanje in poročanje, nepravilnega prikaza seštevkov in podobno, je potrebno sporočiti na Center za pomoč uporabnikov (CPU aplikacija) ali na tel. št. 080 26 23.

V primeru vsebinskih vprašanj, kot so vsebina metodoloških listov, dokazila za dosežene kazalnike, odgovorne osebe na ravni PT in podobno, je potrebno najprej kontaktirati odgovorne osebe za področje poročanja na ravni PT ali vodje PT, ki je pristojno za izvedbo posamezne operacije. V kolikor vodstvo PT potrebuje nadaljnjo vsebinsko razlago Organa upravljanja, svetujemo, da se najprej obrnejo na kontaktno osebo za ta resor v Sektorju za sklade na OU, ali pošljejo vprašanje na elektronski naslov sprpor-ema2.mkrr@gov.si.   

Za operacijo, za katero je bilo ugotovljeno naknadno, da je bilo oddano napačno poročilo, se pripravi in odda novo poročilo v zavihku Poročanje skrbnikov o kazalniki operacij (PorKazS).

Lahko, tehnično je prikazano na videoposnetku izobraževanja »Spremljanje in poročanje«.

Za podjetja je treba vedno uporabiti davčno številko.

Podvojene vrednosti so najprej odstranjene na nivoju operacije, potem pa še na vseh višjih nivojih poročil.

Sofinancirane so tudi operacije, kjer je upravičenec telo, ki dodeljuje sredstva in njegova davčna številka ni ustrezna za poročanje o kazalnikih (SIO, SPOT, Vavčerji...). V takih primerih je praviloma davčnih številk za doseganje kazalnikov več.

Vrednost v Skupno se izračuna po tem ko vnesene podatke v tabeli shranimo.

Katera dokazila so za posamezen kazalnik potrebna, je opredeljeno v metodološkem listu za vsak kazalnik posebej. Metodološki listi so objavljeni na sledečih spletnih straneh:

• za področje ESS+ na spletni strani

https://evropskasredstva.si/app/uploads/2024/06/Metodoloski-listi-ESS_28.11.2022.docx ,

• za področje ESRR in KS na spletni strani

https://evropskasredstva.si/app/uploads/2024/06/Metodoloski-listi-ESRR-KS_28.11.2022.docx ,

• za področje SPP na spletnih straneh:

https://evropskasredstva.si/app/uploads/2022/12/Priloga-8-ML-za-programsko-specificne-kazalnike-SASA.docx

https://evropskasredstva.si/app/uploads/2022/12/Priloga-8-ML-za-programsko-specificne-kazalnike_Zasavje.docx .

Poleg tega je potrebno upoštevati tudi navodila in usmeritve, ki jih za kazalnike opredeljuje Evropska komisija v svojih navodilih, smernicah in gradivih, in sicer:

• za področje ESRR, SPP in KS na spletni strani: https://sfc.ec.europa.eu/en/2021/support-ms/ERDFCFJTF2021?qt_sfc_2021_regio_faqs_support_page=2 ,

• za področje ESS+ na spletni strani: https://sfc.ec.europa.eu/en/2021/support-ms/2021MNTESF?qt_esf_faq=2 .

V kolikor je tukaj mišljena Priloga I, potem Priloge I oz. vprašalnik (dokazilo) hrani upravičenec.

Tekom tehničnega izobraževanja je bilo pojasnjeno, da mora tisti, ki vnaša podatke na ravni operacije (ali Skrbnik operacije ali Upravičenec) razpolagati s podatki o doseženih kazalnikih ter revizijsko sledjo, kje se hranijo dokazila za takšne vrednosti, ki so bile vpisane v eMA2.

eMA2 zagotavlja podatke za posamezno operacijo ESS+ na agregirani ravni, podatke na ravni individualne vključitve eMA2 ne podpira.

eMA2 omogoča, da se na ravni poročila o doseženih kazalnikih na ravni operacije (PorKazS) dodajo priloge z dokazili o teh kazalnikih.

• Če podatke v eMA2 vpisuje Skrbnik operacije na PT, dokazila pa hrani Upravičenec, mora Upravičenec dokazilo za posamezen dosežen kazalnik poslati Skrbniku operacije po elektronski pošti, z izjemo dokazil o individualnih vključitvah udeležencev. Za te zadostuje, da Skrbnik operacije prejme od Upravičenca zbir podatkov (tabele) na agregirani ravni iz individualnih podatkov o vključitvah. Tako dokazila o doseženem posameznem kazalniku, kot agregirane zbire o vključitvah udeležencev (tabele), mora Skrbnik operacije na PT shraniti v dokumentacijskem sistemu Krpan (ali kateri drug dok. sistem), v eMA2 pa mora zapisati številko zadeve oz. dokumenta, kjer je ta tabela shranjena, kot tudi čas in ime Upravičenca (ker on razpolaga z dokazili na individualni ravni). Prejete elektronske dokumente Skrbnik operacije na PT vnese kot prilogo k Poročilu o doseženih kazalnikih na ravni posamezne operacije v eMA2.

• Če podatke v eMA2 vpisuje Poročevalec (upravičenec) neposredno na podlagi dokazil, mora enako kot prej opisano zgoraj tako dokazila o doseženem posameznem kazalniku, kot agregirane zbire o vključitvah udeležencev (tabele), vnesti kot priloge k Poročilu o doseženih kazalnikih na ravni posamezne operacije v eMA2. Upravičenec mora razpolagati z dokazili z datumom nastanka do dne vpisa v eMA2, iz katerih izhajajo točno takšni podatki, kot so bili vpisani v eMA2, in jih tudi pokazati tako skrbniku PT ali kateremu koli drugemu organu, ki preverja podatke in samo izvajanje operacije. Skrbniku na PT v tem primeru po našem mnenju ni potrebno posredovati dodatnih izpisov ali dokumentacije, Skrbnik operacije na PT v eMA2 preveri stanje doseženih kazalnikov glede na pogodbo z upravičencem in časovnico izvajanja operacije ter priložena dokazila v eMA2.

V primeru zbira podatkov iz individualnih vključitev udeležencev iz informacijskega sistema Upravičenca, mora slednji zagotavljati sledljivost podatkov na dan, ko je bil narejen vpis v eMA2, na način, da Upravičenec razpolaga s podatki o individualnih vključitvah, ki so nastali do dneva vpisa podatkov v eMA2 (lahko agregiran izpis) in so po vrednosti s točno takšnimi podatki, kot so bili vpisani v eMA2.

Odgovornost PT je, da izvaja kontrolo nalog Upravičenca vsaj na vzorčnem preverjanju pravilnosti izvajanja nalog spremljanja in poročanja skladno z navodili PT, ki ureja to področje.

Vprašanje v osnovi razumemo, da želite odgovor OU, ali morate imeti uporabnika s pravico Poročevalec (upravičenec). Iz tega, kako je zastavljena e-MA2 sledi, da je odgovor NE. Za OU je vseeno, ali o kazalnikih na ravni operacije poroča Skrbnik operacije ali Poročevalec (upravičenec). Že na izobraževanju smo povedali, da je to neposredno v pristojnosti PT. Temu ustrezno morajo biti pripravljeni opisi delovnih mest z uporabniškimi pravicami, kot tudi navodila PT za področje spremljanja in poročanja. Katera organizacija spremljanja in poročanja najbolj ustreza posameznemu PT je torej odvisna predvsem od notranje organizacije resorja, ki je PT, kot tudi od načina izvedbe posameznega NIO.

Brez prejudiciranja, katera organizacija spremljanja in poročanja najbolj ustreza posameznemu PT (ali bo v primeru NPU=U vzpostavil poročanje na ravni Poročevalec (upravičenec), ali ne), pojasnjujemo, da mora PT za področje spremljanja kazalnikov imeti vzpostavljeno jasno ločitev funkcije Poročevalec (upravičenec) od funkcije Skrbnik operacije v zavihku Poročanje skrbnikov o kazalniki operacij (PorKazS) ter od funkcije Poročevalec PT, ki potrjuje končno poročilo PT v zavihku Poročanje o kazalnikih na ravni PT (PorKazPT). In sicer z imenovanjem ločenih pristojnih oseb za vsako od teh treh nivojev.

V primeru, da ima NPU=U poročevalca na ravni operacije s pravico Skrbnik operacije:

• mora ta oseba v poročilu PorKazS vnesti podatke o doseženih kazalnikih na ravni operacije / operacij, in poročila v eMA2 za operacije spremeni neposredno v status »Oddano«, ob čemer preskoči status »V pregledu skrbnika operacije«;

• oseba, ki ima pravico Poročevalec PT in ima pravico priprave poročila PT v PorKazPT, ima pravico oddaje tega poročila v »Pregled« osebi s pravico Poročevalec PT, ki je na ravni PT odgovorna za poročanje o vseh kazalnikih za to PT. Izjemoma, če je oseb v PT zelo malo, ima lahko pravico Poročevalec PT tudi oseba, ki je Skrbnik operacij, bistveno pa je, da oseba s pravico Poročevalec PT, ki je na ravni PT odgovorna za oddajo poročila o vseh kazalnikih za to PT, predhodno ni pripravila tega poročila in mu ni spremenila status v »Pregled«. EMA2 v tem primeru blokira oddajo poročila PT.

Pravica Poročevalec (upravičenec) bi v primeru NPU(resor)=U pomenila, da mora resor, ki je PT, v svoji notranje-organizacijski strukturi opredeliti dodatno osebo s pravico Skrbnik operacije, ki bo v PorKazS potrjevala poročila na ravni operacij, ki jih bo predhodno pripravila oseba s pravico Poročevalec (upravičenec) (npr. NOE v resorju, ki je PT, izvaja NIO, tam so uporabniki s pravico Poročevalec (upravičenec) , v NOE PT so uporabniki s pravico Skrbnik operacije in Poročevalec PT ). Mogoče tak način izvedbe priprave poročil v notranje organizacijski strukturi resorja oz. načinu izvedbe NIO nekaterim PTjem ustreza.

Poročanje na ravni PorKazPT v tem primeru poteka enako, kot je opisano v  prejšnjem primeru poročevalca na ravni operacije s pravico Skrbnik operacije .  

Podroben prikaz procesograma za oba nivoja priprave poročil – PorKazS in PorKazPT imate v navodilih OU za uporabo modula “Spremljanje in poročanje” v IS e-MA2 (str. 30, slika 2.7.1-1 in str. 42, slika 3.5.2-1.).

Predstavniki PT naj najprej preverijo, ali ima kazalnik načrtovano ciljno vrednost na specifičnem cilju v okviru P EKP 21-27.

https://evropskasredstva.si/evropska-kohezijska-politika/kljucni-dokumenti/programski-dokumenti-za-obdobje-2021-2027/

Pri tem je potrebno upoštevati, da so kazalniki načrtovani na programski vrstici in ne na ravni posameznega posredniškega organa!

V kolikor gre za takšen kazalnik, je potrebno zagotoviti, da ima ta kazalnik načrtovano vrednost na vlogi in podrejenih operacijah. V kolikor vloga ne prispeva k doseganju kazalnika iz programa, mora takšen kazalnik imeti na vlogi načrtovano vrednost 0. Ko bodo PT-ji uredili vlogo, jo predali v status »Potrjena« in uredili vse operacije v okviru te vloge, ter jih predali v status »V izvrševanju«, se bo manjkajoči kazalnik samodejno pojavil na vseh PorKazS pri urejenih operacijah. V kolikor kazalnik nima načrtovane ciljne vrednost na specifičnem cilju v okviru P EKP 21-27, sporočite napako na CPU.

Definicije kazalnikov so vidne v šifrantu kazalnikov eMA2 https://ema2.sigov.si/ui/sifranti/kazalnik

Na splošno velja, da imajo kazalniki rezultatov z oznako, ki se konča s »-spr«, uporabljen kazalnik učinka kot osnovo za določanje cilja.

V PEKP21-27 in posledično v eMA2 so samo trije takšni kazalniki:

• EECR02-spr, ki ima kot osnovo kazalnik učinka EECO02;

• EECR03-spr, ki ima kot osnovo kazalnik učinka EECO01;

• EECR04-spr, ki ima kot osnovo kazalnik učinka EECO02.

 V SFC2021 imata oba kazalnika, tisti, ki je v eMA2 s končnico "-spr" in tisti, ki je brez, enako šifro. V eMA2 smo ju ločili, ker gre po definiciji za drugačna kazalnika in tudi v ToD se poročata v ločenih vrsticah.

Informacijo o dejanskih lastnikih v IS e-MA2 zahtevamo za:

• Upravičence in

• izbrane izvajalce v postopkih JN, ki imajo objavo v TED in so tipa,

• zasebni zavod,

• zasebnik (S.P.),

• zasebno podjetje,

• drug subjekt ZASEBNEGA prava ali

• tuja pravna oseba.