Kontrolor pri izvajanju administrativnega preverjanja ter izbiri in izpolnjevanju kontrolnega lista upošteva navodila, ki vsebinsko urejajo področje upravljalnih preverjanj.
Kontrolor preverja posamezno listino s spremnimi dokazili in pri tem ugotavlja popolnost in pravilnost podatkov na prijavi plačila listine ter upravičenost prijavljenega stroška. Če ugotovi pomanjkljivosti, neskladja, napake ipd. (v nadaljevanju je uporabljen izraz: nepravilnosti) na posamezni listini, ugotovitev vnese v e-MA z gumbom »+Dodaj« v zavihku »Pregled listine«. 
Slika 343: Beleženje ugotovitev na listini
Po kliku na gumb »Dodaj« se odpre okno z vnosno masko. Kontrolor vnese podatke o ugotovitvi v vnosna polja (vsi podatki so obvezni):
- »Opis« (kontrolor kratko in jedrnato opiše nepravilnosti (pomanjkljivosti, neskladja, napake ipd));
- »Vrsta nepravilnosti« (kontrolor ima možnost izbire med Posamezna in Sistemska, privzeto se napolni s Posamezna);
- »Opredelitev nepravilnosti« (kontrolor ima možnost izbire med ponujenimi možnostmi iz šifranta nepravilnosti, ki izhaja iz tipologije odkritih napak iz Smernic EK o pripravi izjave o upravljanju in letnega povzetka);
- »Opred. nepr. podvrsta« (vnosno polje se pojavi, če kontrolor v polju »Opredelitev nepravilnosti« izbere možnost Ostalo, kontrolor ima možnost izbire med dodatnimi tipi nepravilnosti);
- »Vir ugotovitve« (kontrolor ima možnost izbire med ponujenimi možnostmi iz šifranta, privzeto se napolni z Listina);
- »Tip ugotovitve« (kontrolor ima možnost izbire med Dopolnitev in Zavrnitev, privzeto se napolni z Dopolnitev);
- »Ocenjena vrednost neupravičenega izdatka« (rubrika se pokaže če kontrolor izbere tip ugotovitve Zavrnitev).
Vnosna maska vsebuje tudi informacijo, če je ugotovitev že rešena s strani upravičenca. Ko kontrolor opisuje in tipizira ugotovitev, ni smiselno, da hkrati odkljuka okence pred navedbo »Ugotovitev odpravljena s strani upravičenca«.
Vnos ugotovitve se potrdi s klikom na gumb »Potrdi«. 
Slika 344: Vnos ugotovitve kontrolorja