Navodila za uporabo IS e-MA

Ljubljana, september 2020                                                                                                                    



ZGODOVINA RAZLIČIC

       Opomba: Različice od 1.0 do vključno 2.0.5 je izdelalo podjetje IPMIT d.o.o., Ljubljana.

KAZALO VSEBINE

1. NALOGE UPORABNIKOV
2. PRIJAVA V APLIKACIJO e-MA
 2.1 Vstopna stran e-MA
 2.2 Obveščanje uporabnikov  
 2.3 Dostop do podpore uporabnikom 
3. PREDSTAVITEV UPORABNIŠKEGA VMESNIKA APLIKACIJE E-MA
4. DODAJANJE DOKUMENTOV V APLIKACIJO E-MA
5. VLOGA ZA ODLOČITEV O PODPORI  
 5.1 Vloga NPO - vnos oziroma dodajanje nove vloge 
  5.1.1 Vnos osnovnih podatkov Vloge NPO in posebnosti pri vnosu
   5.1.1.1 Posebnosti pri vnosu vloge vrste Velik projekt
   5.1.1.2 Posebnosti pri vnosu vloge vrste CTN
   5.1.1.3 Posebnosti pri vnosu vloge, kjer nastopa nosilni posredniški organ
  5.1.2 Identifikacija
  5.1.3 Skupni stroški, analiza stroškov in koristi
  5.1.4 Aktivnost in plan stroškov
  5.1.5 Finančni načrt
  5.1.6 Kategorizacija
  5.1.7 Kazalniki
    5.1.7.1 Spremljanje kazalnikov o udeležencih na skladih ESS in YEI (Priloga 1 in 2)
 5.2 Vloga JR/JP - vnos oziroma dodajanje nove vloge  
  5.2.1 Vnos osnovnih podatkov Vloge JR/JP
  5.2.2 Identifikacija
  5.2.3 Upravičeni stroški
  5.2.4 Finančni načrt
  5.2.5 Kategorizacija
  5.2.6 Kazalniki
    5.2.6.1 Spremljanje kazalnikov o udeležencih na skladih ESS in YEI (Priloga 1 in 2)
5.3 Menjava statusa vloge NPO oziroma vloge JR/JP
   5.3.1 Pregled vloge s strani OU – vrnitev v dopolnitev
   5.3.2 Pregled vloge s strani OU – potrditev oz. zavrnitev vloge
 5.4 Seznam vlog in urejanje vloge po potrditvi 
   5.4.1 Seznam oziroma pregled vnesenih vlog
   5.4.2 Urejanje oziroma verzioniranje že potrjene vloge
   5.4.3 Pregled verzionirane vloge s strani OU
   5.4.4 Pregled podatkov posameznih verzij vloge
6. OPERACIJA 
 6.1. Vnos oziroma dodajanje nove operacije  
  6.1.1 Osnovni podatki operacije
  6.1.2 Pogodbe
  6.1.3 Upravičenci
  6.1.4 Postopki izbire izvajalca in zaposlenih
  6.1.5 Finančni načrt
  6.1.6 Skupni stroški, analiza stroškov in koristi
  6.1.7 Aktivnost in plan stroškov
  6.1.8 Kategorizacija
  6.1.9 Kazalniki
 6.2. Menjava statusa operacije  
  6.2.1 Menjava statusa operacije V izvrševanju
  6.2.2 Sistemske kontrole ob menjavi statusa
 6.3. Pregled in urejanje operacije  
  6.3.1 Pregled podatkov na obstoječi operaciji
  6.3.2 Urejanje operacije – status V dopolnitvi
 6.4 Posebnosti pri vnosu in urejanju podatkov s konzorcijsko strukturo izvajanja 
7. POROČANJE O UDELEŽENCIH ESS IN YEI
 7.1 Dinamika poročanja o udeležencih po letih 
 7.2 Statusi poročanja o udeležencih  
7 .3 Uporabniki in pravice za spremembe statusov  
7.4 Kontrola datumov – omejitev vnosa in spremembe statusov  
 7.5 Način poročanja - individualno/ agregirano
  7.5.1 Individualni način poročanja  
  7.5.2 Agregiran način poročanja 
8. LISTINE 
 8.1 Vnos listine
 8.2 Vnos plačila listine
 8.3 Vključenost listine v ZzI
 8.4 Pregled listin
9. ZAHTEVKI ZA IZPLAČILO (ZzI)
 9.1 Vnos oziroma dodajanje novega ZzI  
  9.1.1 Vnos oz. dodajanje prijav na ZzI
  9.1.2 Vnos dosežene vrednosti kazalnikov učinka
  9.1.3 Vnos dosežene vrednosti specifičnih kazalnikov učinka
  9.1.4 Povzetek izvajanja operacije po aktivnostih
  9.1.5 Izpisi
  9.1.6 Priloge
  9.1.7 Odredbe
  9.1.8 Obvestila CA
  9.1.9 Preverjanje podatkov na ZzI
 9.2 Vnos ZzIP
 9.3 Vnos ZzIA
 9.4 Negativni ZzI
  9.4.1 Negativni ZzI, kjer terjatve še niso vzpostavljene
  9.4.2 Negativni ZzI, kjer so terjatve že vzpostavljene
  9.4.3 Negativni ZzI in vračilo pavšala
  9.4.4 Negativni ZzI - vračilo ZzIA
 9.5 Vnos ničelnega ZzI in ničelnega ZzIF
  9.5.1 Vnos ničelnega ZzI
  9.5.2 Vnos ničelnega ZzIF
9.6 Oddaja ZzI 
  9.6.1 Pogoji za oddajo ZzI
  9.6.2 Oddaja ZzI in elektronski podpis
 9.7 Seznam in urejanje ZzI 
  9.7.1 Urejanje ZzI – status V pripravi
  9.7.2 ZzI - V dopolnitvi
  9.7.3 ZzI - Zavrnjen
 9.8 Kopiranje ZzI
  9.8.1 Urejanje prijave plačila listine na kopiranem ZzI
  9.8.2 Urejanje listine
 9.9 ZzI v primeru NPU=U
  9.9.1 Vnos/ urejanje ZzI za odredbe, ki še niso plačane
  9.9.2 Vnos/ urejanje ZzI za že plačane listine v MFERAC
  9.9.3 Vnos/ urejanje ZzI za izplačilo plač (TP in NPU=U)
 9.19 ZzI za Finančne instrumente  
 9.11 Priprava ZzI za račune, ki so bili plačani v MFERAC iz integralnih postavk
10. JAVNO-ZASEBNO PARTNERSTVO 
11. REVIZIJE
12. ČETRTLETNA POROČILA - NEPRAVILNOSTI
13. PREVERJANJE NA KRAJU SAMEM 
14. KONTROLA (UPRAVLJALNA PREVERJANJA)
 14.1 Kontrola - AP (Administrativno preverjanje)
  14.1.1 Seznam ZzI in prikaz možnih dostopov do dokumentov
  14.1.2 Izbor ZzI za izvedbo AP
  14.1.3 Pregled možnih statusov ZzI in stanj kontrole AP
  14.1.4 Pregled listin in prilog za izvedbo preverjanja
  14.1.5 Izvajanje preverjanja in beleženje ugotovitev
  14.1.6 Dopolnjevanje ZzI
  14.1.7 Odziv upravičenca in odziv kontrolorja na dopolnitve
  14.1.8 Zavrnitev ZzI
  14.1.9 Odobritev ZzI, priprava in odobritev odredb
  14.1.10 Zaključek AP
  14.1.11 Zaključek AP - IZJEME
  14.1.12 Zavihek Operacija
  14.1.13 Zavihek Odredba
 14.2 Kontrola – PKS (Preverjanje na kraju samem)
  14.2.1 Seznanitev z operacijo - prikaz možnih dostopov do dokumentov
  14.2.2 Vnos nove kontrole
  14.2.3 Kreiranje PKS vzorca z izborom listin iz Seznama listin
  14.2.4 Pregled izbranih listin in prilog za izvedbo preverjanja
  14.2.5 Izvajanje preverjanja in beleženje ugotovitev
  14.2.6 Dodajanje poročil in kontrolnih listov
  14.2.7 Zavihek »Operacija«
  14.2.8 Sprememba statusa kontrole v »Zaključena« in pregled kontrol
  14.3 Kontrola prenesenih nalog (KPN)
   14.3.1 Vnos nove kontrole
   14.3.2 Vnos podatkov o začasnem poročilu
   14.3.3 Vnos podatkov o končnem poročilu
   14.3.4 Dodajanje ostalih dokumentov in opomb
   14.3.5 Sprememba statusa kontrole v »Zaključena« in spremljanje
   14.3.6 Seznam oziroma pregled vnesenih kontrol KPN
15. ANALIZA TVEGANJA (AT)
 15.1 Vnov nove analize tveganja in urejanje
 15.2 Izbor in urejanje dejavnikov tveganja
 15.3 Pregled vzorca operacij
 15.4 Pregled seznama vseh operacij in spreminjanje vzorca
 15.5 Statistika vzorca in zaključek AT
16. SISTEMSKA KOREKCIJA
 16.1 Vnos, urejanje ali pregled sistemskih korekcij
 16.2 Vnos, urejanje ali pregled seznama pod-ravni sistemske korekcije
 16.3 Potrjevanje sistemske korekcije
 16.4 Pregled zahtevkov za sistemsko korekcijo

SEZNAM KRATIC

UPORABLJENI IZRAZI

UVOD

Navodila so namenjena uporabnikom informacijskega sistema organa upravljanja (v nadaljevanju: aplikacije IS
e-MA) za podporo črpanju sredstev evropske kohezijske politike v finančni perspektivi 2014-2020.

Posamezna poglavja ali deli poglavij so namenjena različnim skupinam uporabnikov, ki imajo svoje naloge in nastopajo
v različnih uporabniških vlogah. Ker lahko uporabnik pri svojem delu opravlja naloge več skupin uporabnikov, je glede
na to lahko uvrščen tudi v več uporabniških vlog.

Aplikacija IS e-MA (e-MA) je spletna aplikacija, do katere ima uporabnik dostop preko spletnega brskalnika. Navodila so
pripravljena ob predpostavki določene stopnje računalniškega predznanja ter izkušenj pri delu z internetom, zato se
dokument ne spušča v razlago posameznih klikov in pogosto uporabljenih izrazov.

Navodila prav tako predpostavljajo poznavanje vsebine procesov, povezanih z načrtovanjem in izvajanjem operacij
kohezijske politike, izvajanjem procesov izplačil iz proračuna RS po različnih scenarijih ter postopkov povračil iz naslova
prispevka skupnosti v državni proračun. Osnovnih pojmov, kot so na primer zahtevek za izplačilo, upravičenec, operacija
itd., navodila ne pojasnjujejo.

Delovanje in uporaba aplikacije IS e-MA sta predstavljena glede na postopke, povezane z načrtovanjem in izvajanjem
operacij kohezijske politike, pri postopkih so označeni tudi udeleženci, ki posamezni proces ali njegov del uporabljajo.