Zahtevek za izplačilo
- alenka.cernjac
Maj, 2020
1. KREIRANJE ZZI
1.1 Kako kreiramo ZzI in prijave, če imamo konzorcijsko strukturo?
V primeru konzorcija ZzI kreira vodilni partner (prejemnik proračunskih sredstev), medtem ko vsak partner vnese svoje
listine.
Vsi partnerji prijavljajo listine na isti ZzI. Vsak partner/upravičenec (ti niso prejemniki proračunskih sredstev) v okviru
odprtega ZzI prijavi svoj del stroškov na pogodbo o sofinanciranju ali pa vodilni partner prijavi stroške vseh partnerjev/
upravičencev.
1.2 Kako poteka izplačilo ZzI v primeru konzorcijske strukture?
ZzI se iz proračuna izplača vodilnemu partnerju (subjektu, s katerim je sklenjena pogodba o sofinanciranju).
Vodilni partner mora vsem partnerjem, ki so imeli prijavljene izdatke na ZZI, prenakazati sredstva, ki jih je
prejel iz proračuna. Vodilni partner mora vsa dokazila o nakazilu partnerjem posredovati v sistem eMA in
kontrola AP se zaključi šele v tem trenutku, ko skrbnik pogodbe/kontrolor preveri, da je vodilni partner
izvedel nakazila tudi partnerjem.
Zgoraj navedeno pomeni, da se lahko konzorciji izvajajo le na opisan način. V primeru, da se želi ohraniti
izplačevanje iz proračuna vsem partnerjem, pa je možnost, da vsi partnerji postanejo na operaciji upravičenci,
ki potem pripravijo in oddajo vsak svoj ZZI.
1.3 Kaj je razlog takega postopka izplačevanja?
Razlogov je več:
- povezanost treh sistemov (MFeRAC – eMA – eCA),
- elektronsko poslovanje,
- ZZI-ji predstavljajo e-račun in se oddajajo elektronsko preko UJP.net, e-slog podpira vnos le enega
TRR v svojo strukturo, kar pomeni, da bi v primerih konzorcijev moral vsak partner izdati svoj ZZI, v
kolikor bi ga želel oddati preko UJP.net in navesti svoj TRR na e-račun. To pomeni, da bi v e-MA vsak
od partnerjev konzorcija izdal svoj ZZI, kar pomeni toliko več ZZI-jev v kontroli AP. - ZZI iz UJP.net preide v MFeRAC, kjer se ga zavede na pogodbo, ker je na njem le vodilni partner in je
naveden le njegov TRR, se ga lahko knjiži le na njegovo pogodbo, kljub dejstvu, da lahko v MFeRAC
vneseš pogodbo o sofinanciranju po partnerjih, ta račun ne more biti knjižen na vse partnerje, saj je
izdajatelj le vodilni partner.
1.4 Kako se pripravi zahtevek za zadržana sredstva?
Zahtevek za zadržana sredstva na operacijah, kjer je neposredni proračunski uporabnik tudi upravičenec, se kot
nov račun zavede v MFERAC. Račun se zavede v skladu z določili iz pogodbe in sicer: račun lahko izda končni
prejemnik kot »e-račun« preko UJP v MFERAC ali račun v MFERAC zavede sam proračunski uporabnik kot »evidenčni
račun«. Ko bo račun v MFERAC v statusu RO, se bo prenesel v eMA na plan ZZI, kjer uporabnik kreira Plan ZZI in ZZI.
V tehničnem smislu je proces za »poračun« zadržanih sredstev enak kot za vsak nov račun.
2. DODAJANJE PRIJAV PLAČIL IN PRILOG
2.1 Kje se navežejo listine, kje je ikona – ali se naveže listine pri listinah ali pri zahtevkih?
Listine se skupaj s plačilom vnesejo v sklopu Listine, prijavo plačila pa upravičenci uredijo v sklopu Zahtevki
za izplačilo. Zahtevek je potrebno najprej kreirati. Postopki so opisani v Navodila za uporabo IS e-MA
v posameznih poglavjih.
2.2 Kako prijavim listine na ZzI?
Najprej kliknete na izbranem ZzI na znak očesa (urejanje). Nato kliknete na gumb +Dodaj.
Po kliku se odpre vnosna maska, kjer na zgornjem delu (spustnem seznamu) kliknete na puščico na desni
strani seznama in izberete listine, ki jih boste navezali na ZzI.
Za vsak vnos v nadaljevanju v polju Vrsta stroška opredelite tudi strošek, na katerega se ta del prijave
nanaša.
2.3 Pri dodajanju prijav imamo težavo: ko želimo dodati prijave plačila v zavihku Podatki o listini,
ni možen izbor med vsemi listinami, ki so vnesene v sistem (od vseh vnesenih listin je vidnih
zgolj nekaj).
Aplikacija deluje skladno z zahtevami. Preveriti je najprej potrebno, če ne gre za prijavo predračunov.
Predračuni namreč niso na voljo za prijavo na ZzI, zanje velja poseben postopek.
2.4 Prijava plačila listine in vezava na aktivnosti, vrsto stroška, regijo in sklad: ali je potrebno vsak
vnesen strošek (listino) vezati ne samo na ZZI, ampak tudi na določeno raziskovalno aktivnost iz
seznama? Torej pod našo pogodbo v e-MA bodo vneseni vse aktivnosti (opisane v vlogi ob prijavi)?
Tako je, pri prijavi plačila listine na ZZI je potrebno vrednost plačila navezati na aktivnost, vrsto stroška,
regijo ter sklad.
2.5 Listino smo plačali v več delih. Na kakšen način vnesemo prijavo listine?
Za vsako plačilo listine vnesete v sklopu Listine svoje plačilo (na desni strani). V sklopu Zahtevek za
izplačilo morate nato za vsako tako vneseno plačilo narediti svojo prijavo – če imate DDV naredite za ta
strošek posebno prijavo – upravičen ali neupravičen). Če prijavljate DDV morate paziti, da je ta obvezno
tudi načrtovan na operaciji.
2.6 Prijava računa in delitev na Vzhod/ Zahod: ali lahko upravičenec deli prijavljen račun na vzhod in
zahod tudi v drugačnem deležu kot je v Odločitvi o podpori? Na primer: delitev v Odločitvi je 67%
vzhod in 33%zahod. Vsi računi razen enega so tako razdeljeni. V tem enem računu pa je delitev 88%
vzhod in 12%zahod.
V kolikor gre za NIO, ki ima ključ delitve V/Z razdeljen pro rata, potem mora biti tudi vsak račun razdeljen
V/Z v istem razmerju kot je definiran ključ delitve. Torej v navedenem primeru 67/33.
2.7 Prijava neplačane listine: pri prijavi neplačane listine ni mogoče potrditi vnosa (slika). Kaj lahko
naredimo?
V primeru, da uporabnik pri vnosu plačila vnese dokazilo plačila, aplikacija samodejno zahteva vnos
datuma plačila, ker ne gre več za neplačano listino.
Če gre za neplačano listino je pravilen postopek ta, da uporabnik pri plačilu vnese samo znesek in način
plačila.
2.8 Stopnja sofinanciranja: Pri prijavi listine sistem zahteva od mene vnos podatka Stopnja sofinanciranja.
Podatek se vnaša v primeru konzorcija, pri ostalih operacijah se polje ne pokaže. Za vnos podatka se je potrebno
obrniti na skrbnika pogodbe na ministrstvu, ki mora podatek Stopnja sofinanciranja vnesti na operaciji, in sicer
tako, da se ga vnese za vsakega upravičena oziroma partnerja posebej, ne le za vodilnega partnerja. Če gre za
razdelitev po regijah, je potrebno vnesti podatek še za vsako regijo posebej.
2.9 Želim vnesti dosežene vrednosti kazalnikov (učinka), pa nimam na voljo gumba Dodaj.
Za vnos doseženih vrednosti na določenih kazalnikih morajo biti ti kazalniki najprej načrtovani na operaciji.
Če niso, ne bodo na voljo za vnos in gumb Dodaj ne bo na voljo.
2.10 Potrebno je izpolniti polje Upravičeni javni izdatki. Se tukaj vpiše enaka vrednost kot Upravičeni
znesek oz. katera vrednost?
Upravičeni javni izdatki so tisti del upravičenih izdatkov, ki so financirani iz javnih virov (državnih, lokalnih in
ostalih javni virov ) in ki jih Evropska Komisija upošteva pri izračunu prispevka Unije.
2.11 Naložil sem napačen dokument, kaj storiti?
V aplikaciji CPU morate odpreti nov zahtevek za pomoč ter navesti:
- šifro operacije (OP20...),
- naziv upravičenca oz. številko pogodbe,
- zaslonsko sliko mesta, kjer se dokumenti brišejo, z jasno oznako, katere dokumente je potrebno brisati.
3. PRIJAVA SSE NA ZzI
3.1 Poenostavljene oblike – izračuni stroškov
Pavšalno financiranje (pavšal) in standardni strošek na enoto (SSE) sta v okviru načrtovanja operacije lahko
le upravičena stroška, v tem okviru pa se tudi izračunavata le iz upravičenih stroškov.
3.2 Kako prijavim plačilo v primeru Standardnih stroškov na enoto (SSE)?
Najprej kliknete na izbranem ZzI na znak očesa (urejanje). Če dodajate stroške, ki so SSE/PZ, kliknete na gumb,
ki to možnost ponuja.
Po kliku se vam odpre vnosna maska, kjer vnesete le polje Število enot.
Če se vam odpre vnosno okno za prikaz pavšala, pa morate preveriti, v katerem brskalniku delate. V
Internet explorer so pri tem težave, tako da predlagamo uporabo drugega brskalnika (npr. Chrome).
Izbrani SSE pa urejate na zavihku Seznam prijavljenih plačil listine, kjer ob zapisu stroška na desni strani
izberete gumb Uredi.
3.3 Kako dodam prilogo, če prijavljam SSE (Standardni strošek na enoto)?
V tem primeru najprej na zahtevek dodate SSE (s pomočjo gumba +Dodaj SSE/PZ), v vnosno masko vnesete
podatke, ki so vam na voljo, nato pa prijavo shranite (kliknete gumb Potrdi). Če želite dodati prijavi prilogo
oziroma dokument (dokazilo), kliknete gumb Uredi in lahko dodate dokument.
3.4 Kako se vnaša poenostavljene oblike - izračun stroškov?
Pavšalno financiranje (pavšal) in standardni strošek na enoto (SSE) sta v okviru načrtovanja operacije lahko
le upravičena stroška, v tem okviru pa se tudi izračunavata le iz upravičenih stroškov.
3.5 Na operaciji je opredeljen tudi strošek pavšalno financiranje, ki naj bi se samodejno obračunal od
SSE - A in SSE-B. To je razvidno tudi iz Plana stroškov. Problem je, ker v ZzI pri dodajanju SSE/PZ
sistem ne ponudi opcije pavšala.
Aplikacija deluje na način, da se na seznamu prijavljenih plačil listin prikaže pavšal, potem ko odprete izpise v zavihku Izpisi.
3.6 Kako prijavim strošek pavšala?
Strošek pavšala ne prijavljate. Prijavljate (izberete) pa strošek, na katerega je pavšal vezan (npr. strošek plač), pavšal pa se
potem samodejno izračuna.
Za odgovor, kateri stroški so na operaciji načrtovani oziroma katere stroške prijaviti se je potrebno obrniti na
skrbnika pogodbe, ki vam bo zagotovil ustrezne informacije.
3.7 Kako se obračunava pavšal v primeru več aktivnosti?
V primeru več aktivnosti mora biti pavšal izračunan za vsako aktivnost posebej in ne samo enkrat.
3.8 Kdaj se izračuna pavšal oziroma kdaj sistem na ZzI ponudi posredne stroške SSE?
Pavšal se izračuna ob pregledu ZZI. Ko kliknete na izpis ZZI, se vam poračuna pavšal, ki je vezan na SSE.
Najprej pa je seveda potrebno preveriti, če je pavšal v načrtovanih podatkih na operaciji vnesen pravilno.
Če ni, se je potrebno obrniti na skrbnika pogodbe na ministrstvu.
3.9 Kako sistem izračunava pavšal oziroma delni pavšal?
Sistem izračuna pavšal iz vsake prijave posebej in rezultat zaokroži na 2 decimalni mesti (z zaokroževanjem).
Nato pa vse te zneske sešteje na pavšal. Tudi v primeru delnih pavšalov vsakega posebej zaokroži na 2
decimalni mesti in potem se pavšali seštejejo.
3.10 Pripis posrednih stroškov: vnesli smo strošek SSE z vsemi potrebnimi dokazili, pavšalno financiranje,
določeno z uporabo odstotka za eno ali več kategorij stroškov, pa se ne pripiše. Kako omogočimo
pripis stroška pavšalno financiranje?
Ko kliknete na ZzI za urejanje, greste na zavihek Izpisi/Priloge in ko boste zahtevek za izplačilo odprli, se
bo vrstica pripisala.
4. PRIJAVA DDV
4.1 Kako se prijavi DDV?
Velja za listine, ki vsebujejo DDV v naslednjih primerih:
- Ko je DDV upravičen strošek na operaciji,
- Ko gre za samoobdavčitev (76.a člen ZDDV-1)
- Ko je del zneska plačila obveznosti po listini zadržan iz različnih razlogov.
Prijava se izvede na naslednji način:
- Po kreiranju ZZI se na ZZI prijavijo listine na način, da se ločeno prijavi znesek listine brez DDV
na strošek, na katerega se veže listina (npr.: gradnja, nakup opreme,…) in pa znesek DDV na
strošek DDV, se pravi, da se za eno listino izvede dve prijavi, posledično sta v seznamu računov
tudi dve prijavi iste listine na različne vrste stroškov (v primerih zadržanih sredstev se tako lahko
na posamezni prijavi nižjo vrednost od višine listine, DDV pa se lahko prijavi v celoti).
V primeru samoobdavčitve se na ZZI prijavi vsako listino zase na svojo vrsto stroška (dve listini –
dve prijavi na ZZI).
V primeru zadržanega plačila se lahko po dokončno izvedenem plačilu na listino vnese še preostanek
plačila, razliko med že prijavljenim in novo plačanim zneskom pa se prijavi tudi na ZZI.
4.2 Ali moramo neupravičen DDV prijavljati?
Zahteva s strani Organa za certifikacijo je, da so na ZzI-ju prikazani realizirani stroški skladno s pogodbo o
sofinanciranju. Se pravi, če je DDV (neupravičen ali upravičen) naveden v pogodbi, ga je potrebno tudi
prikazati pri realizaciji na ZzI-jih.
V tem primeru je potrebno na posamezni listini prijaviti tako neupravičene kot upravičene izdatke.
Potrebno je paziti, da upravičen znesek ni višji od zneska brez DDV.
4.3 Kakšen je pravilen postopek prijave neupravičenega stroška DDV?
DDV kot neupravičen strošek se prijavi na ZzI kot ločeno prijavo plačil listin. Npr. listina x ima
znesek brez DDV 500,00 in znesek z DDV 610,00. Na določen strošek je prijavljeno 500,00
upravičenih stroškov. Nato se na ZzI doda novo prijavo te listine (tega plačila) z drugo vrsto
stroška v polje neupravičen znesek. Če imate pa obrnjeno davčno stopnjo po 76.a členu, je pa ta znesek potrebno vnesti z
ločeno listino.
5. PRIJAVA PREDRAČUNA
5.1 Kako na ZzI prijavimo predračun?
Prijava predračuna na ZzI poteka drugače kot prijava običajnih listin. Če je listina vrste predračun, je na
ZZI ne morete prijaviti. Predračune se vnaša kot račune, vendar pri vnosu plačila se kot način plačila izbere
"plačano po predračunu" in vnese datum plačila računa iz predračuna. Pogoj je torej, da se na plačilu listine
označi, da je način plačila "plačilo po predračunu", s čimer je razvidno, da je bil račun plačan po predračunu:
5.2 Kako vnesemo predračun, če smo se zmotili in ga vnesli kot vrsto predračun?
Listine kot predračun lahko brišete iz aplikacije in nato ponovno vnesete kot račun z datumom plačila iz
predračuna in vrsto plačila "plačano po predračunu".
6. ZAOKROŽEVANJE OZ. IZRAČUN ZNESKOV
6.1 Kako IS e-MA deli oz. računa evropska sredstva? Ali le-ta reže ali zaokrožuje?
Dobljeni znesek se zaokrožuje na dve decimalni mesti.
Primer:
1000,044329399 => 1000,04
1000,0450000 => 1000,05
1000,04499999 => 1000,04.
7. POENOSTAVLJENE OBLIKE
7.1 Izračuni stroškov
Pavšalno financiranje (pavšal) in standardni strošek na enoto (SSE) sta v okviru načrtovanja operacije lahko le upravičena
stroška, v tem okviru pa se tudi izračunavata le iz upravičenih stroškov.
7.2 Pavšal - kje in kako vnesemo pavšal, ki ga imamo na operaciji?
Pavšal se ne prijavlja tako kot ostali stroški. V načrtovanju se ga v Planu stroškov naveže na določene stroške, na ZzI-ju
pa se prijava za pavšal kreira samodejno na podlagi te navezave. To pomeni, da se ne vnaša ročno ampak aplikacija
stopnjo pavšala izračuna samodejno ter ga pripiše v novo vrstico.
7.3 Pavšal (potni nalogi, naročilnice itd.) in MFERAC Zanima nas, kako v MFERAC pripraviti potne naloge, naročilnice
in ostale stvari, ki se plačujejo iz pavšala, od 6.12.2018 dalje, ki niso niso predmet kontrole in jih v e-MA niti ne
potrebujemo. Na izobraževanju je bilo rečeno, da morajo tudi tovrstne listine biti ustrezno označene, sicer ne bodo
izplačane iz kohezijskih postavk.
Potni nalogi (dokumenti vrste C, D) se obravnavajo kot plačane listine. Na računu za potni nalog označite Pavšal 'DA'.
Potni nalog boste lahko potrdili brez posredovanja v e-MA, prav tako ga boste lahko izplačali iz postavk kohezijske
politike brez blokad. V kolikor gre npr. za plačilo računa za letalsko karto (vrsta računa 4), se bo račun kljub Pavšal=DA
prenesel v eMA, kjer boste celoten znesek vpisali v polje »ostalo« in potrdili Plan ZzI brez plana.
Naročilnice morajo biti vnesene v sistem in pravilno označene za prenos v e-MA ter v statusu GO.
8. IZPISI (ZZI, POROČILA, PRILOGE)
8.1 Ali je v dokumentu ZzI finančni izpis po vrstah stroškov samodejno izračunan oz. katere zneske
upravičenec sam ročno vnese?. Rada bi preverila, ali je izračun delitve na vzhod/zahod
pravilen in me zanima kaj na izpisu je samodejno in kaj ročno izračunano.
Na izpisu ZzI se izračuna samo delitev na EU in SLO del, ostale podatke mora upravičenec ročno zagotoviti
v e-MA.
8.2 Kako naredim vsebinsko oziroma finančno poročilo?
Vsebinsko in finančno poročilo se kreirata samodejno ob vnosu podatkov o listinah. Vsebinsko poročilo
se polni tudi iz podatkov v rubrikah o doseženih kazalnikih. Poročilo se nahaja v sklopu Zahtevki za izplačilo v zavihku Izpisi.
8.3 Želimo priložiti vsebinsko poročilo, da bomo lahko oddali zahtevek. Kam ga pripnemo?
Vsebinsko poročilo se kreira samodejno, zato ga ni potrebno pripenjati. Kreira se na podlagi vnesenih podatkov na
ZzI-ju. Najdete ga v sklopu Zahtevki za plačilo, v zavihku Priloge.
8.4 Kako in kje vnesem oziroma od kje se generirajo podatki na vsebinskem poročilu?
Vsebinsko poročilo je razdeljeno na 3 točke.
Podatki iz 1. točke (Povzetek izvajanja operacije po aktivnostih) se v celoti generirajo iz podatkov na ZzI
in sicer se vnesejo v zavihek Povzetek izvajanja operacije po aktivnostih. Ko je ZzI v statusu v pripravi se
odpre vnosno polje, kamor se vpiše povzetek izvajanja operacije. Vnos je omejen na 500 znakov (tudi
presledek je znak).
Za posamezno aktivnost je omogočeno vnesti le en povzetek izvajanja - to pomeni, da je možno vnesti le
toliko povzetkov, kolikor je aktivnosti.
Podatki v 2. točki (Realizirane aktivnosti operacije) so opredeljeni na nivoju operacije. Če je polje prazno ali
podatek neustrezen, se je potrebno obrniti na skrbnika pogodbe, ki jih bo ustrezno uredil na operaciji,
upravičenec pa kasneje preveril/ uredil navezavo aktivnosti na prijavi plačil.
Skrbnik ta podatek uredi pod Operacija – aktivnosti in plan stroškov – glavne aktivnosti.
Podatki iz 3. točke (Realizirani kazalniki operacije) se generirajo iz podatkov na ZzI in sicer zavihka
Dosežena vrednost kazalnikov učinka.
8.5 Na zahtevek za izplačilo želimo vnesti aktivnosti v rubriko Povzetek izvajanja aktivnosti operacije. Kako jih lahko
vnesemo?
Vnesete lahko podatke o aktivnostih, ki so planirane na ravni operacije. S klikom na gumb »+Dodaj« se vam izpiše vnosna
maska, kjer izberete posamezno aktivnost in v polje Opis vpišete povzetek te aktivnosti. Vneseni podatki se izpišejo na izpisu
Vsebinsko poročilo, ki je priloga k Zahtevku za izplačilo.
8.6 Kako postopimo v primeru napačnega izpisa finančnega poročila?
V primerih, ko se finančno poročilo napačno polni, je treba ali od upravičenca pridobiti finančno poročilo
v excelu, ki ga pošlje po elektronski pošti ali pa sami (skrbnik pogodbe oziroma kontrolor) vodite finančno
poročilo v excelu. Tako finančno poročilo za posamezen ZzI, se nato pripne v eMA pod dokumente na
operaciji (to funkcijo lahko uporablja le skrbnik operacije). Ob izvedbi administrativnega preverjanja pa v
kontrolni list za preverjanje ZzI-ja, pod opombe vpišete, da je finančno poročilo zaradi napake v sistemu
napačno in je zato začasno, do odprave napake, voden v excelu in je pripet v dokumente na operaciji. Lahko pa preverite stanje
v aplikaciji eMA, v sklopu Realizacija Zzi.
8.7 Kako gre postopek kreiranja finančnega poročila?
Logika finančnega poročila v e-MA deluje na naslednji način:
Se pravi, ko oddam prvi ZZI, se finančno poročilo skreira za ta ZZI. V tem primeru imam v delu realizacija
napolnjena le polja tekoči ZZI in skupaj (predhodni je prazen, ker je to prvi).
Ko je prvi plačan in oddam drugi ZZI, bodo v delu realizacija napolnjena vsa polja.
Drugi je v statusu oddan in oddam tretjega, bodo v delu realizacija stolpec predhodni ZZI-ji le vrednosti
prvega ZZI, ki je bil plačan, ne pa tudi drugega, ker je bil šele oddan in ni še potrjen.
Drugi je zavrnjen, tretji je oddan in oddam še četrtega, bodo v delu realizacija stolpec predhodni ZZI-ji
le vrednosti prvega ZZI, ki je bil plačan, ne pa tudi drugega, ker je bil zavrnjen in tudi ne tretjega, ker je
bil šele oddan in ni še potrjen.
8.8 Pred oddajo ZZI, ko pregledamo pdf dokumente, ki se nahajajo pod Izpisi/Priloge (Zahtevek za
izplačilo), se ne izpiše odgovorna oseba. Naša odgovorna oseba ni ista kot podpisnik Zahtevka
za izplačilo. Ali je to potrebno kje urediti in če da, kje točno?
Na priloženi sliki se vidi podpis. Če na izpisu ni polja odgovorne osebe, potem na izpisu ni bil predviden. 
9. ZzIA
9.1 Kako lahko vnesemo avans?
Avans je mogoče vnesti s klikom na gumb »+Dodaj« v seznamu zahtevkov za izplačilo.
Kot vrsta dokumenta izberete ZzIA – avans, predplačilo brez finančnega zavarovanja. Pri avansu ni
potrebno prilagati listin. Vnesete samo Znesek zahtevka za predplačilo.
9.2 Kakšen je postopek za vnos in zapiranje ZzIA?
Ko kreirate ZzIA ni potrebno dodajati prilog, saj osnova za ZzIA niso listine ampak transferi. ZzIA mora biti
najprej v statusu plačan, šele nato ga lahko zapirate z naslednjimi ZzI (enim ali več). Za zapiranje ZzIA ni
nobenega gumba za zapiranje, saj ga zapirajo samodejno odredbe.
Če ste že kreirali nov ZzI, pa ZzIA še ni bil plačan, ga je potrebno najprej zbrisati in počakati, da bo ZzIA
plačan. Šele nato ga lahko z naslednjimi zahtevki za izplačilo zapirate.
9.3 Ali moram ZzIA zapreti v celotnem znesku ali lahko zapiram z več ZzI-ji?
ZzIA lahko zapirate v več delih, to je z več ZzI.
9.4 ZzI je bil vnesen pred vnosom ZzIA. Ali lahko ZzIA kljub temu zaprem?
ZzIA se zapira samodejno z naslednjimi ZzI, kar pomeni, da mora biti najprej vnesen ZzIA in ne obratno. Ko
bo ZzI tudi oddan, se bo ZzIA zaprl.
9.5 Želim oddati ZzIA: v sistemu želim oddati zahtevek za avansno izplačilo (ZziA), vendar v spustnem
seznamu te možnosti nimam na voljo. Na voljo je le ZzI, ko pa kliknem puščico, da bi se mi
prikazale še druge opcije, teh ni na voljo.
Če želite kreirati ZzIA, se morate obrniti na skrbnika pogodbe na operaciji, da to nastavi v načrtovanju operacije.
9.6 Želimo kreirati 2. Zahtevek za izplačilo avansa, pa ne moremo.
Da bi lahko kreirali 2. Zahtevek za izplačilo avansa, mora biti najprej 1. ZzIA pokrit – to pomeni, da mora biti
zahtevek, s katerim pokrivate 1. ZzIA, plačan.
9.7 Ko kreiram 2. ZzIA in ga želim potrditi, gumb "Potrditev" ne deluje.
Pogoji so izpolnjeni - predhodni ZzI je plačan in ZzIA kreiramo kot vodilni partner.
Pri skrbniku pogodbe morate preveriti, da so na operaciji vnesene stopnje sofinanciranja za vse regije
(tako za vzhod kot zahod), prav tako pa opredeljen maksimalni odstotek sofinanciranja na vseh upravičencih.
Če podatki niso urejeni, jih mora skrbnik urediti in operacijo ponovno prestaviti v izvrševanje, da se lahko
nadaljuje z vnosom ZzIA.
9.8 ZziA je bil vrnjen v dopolnitev. Na kak način lahko potrdimo dopolnitev in ga ponovno oddamo?
Dopolnitve za avansne zahtevke v sistemu niso bile predvidene. Pravilen postopek v tem primeru je, da se ga
zavrne, upravičenec pa pravilni ZziA ponovno odda.
9.9 Zakaj na ZzI v aplikaciji Ema ne vidim v kolikšnem znesku se je izvedel poračun za avans?
Poračun ZZIA se izpiše po oddaji ZZI. V IS e-MA se poračun ZZIA izvede ob oddaji ZZI. Če so podatki na ZZI ustrezni,
ta ZZI oddate in s tem boste zaprli ZZIA.
10. ZzIP
10.1 Kot upravičenec ne morem iz spustnega seznama izbrati zahtevek za predplačilo.
Kreiranje zahtevkov za izplačilo predplačila je možno za upravičence tipa zasebnega prava. V primeru, ko je
opredeljen tip upravičenca kot »Prejemnik proračunskih sredstev«, sistem ne prepozna, ali gre za upravičenca
javnega ali zasebnega prava. V tem primeru je potrebno v vnosu podatkov preveriti, ali je tip upravičenca
ustrezen. Če ni, ga je potrebno popraviti (nivo operacije).
10.2 Ali lahko upravičenec, ki je proračunski upravičenec oziroma subjekt javnega prava, dobi predplačilo?
Subjekti javnega prava lahko sicer dobijo predplačila z zavarovanjem in brez, subjekti zasebnega
prava pa samo preplačila z zavarovanjem. Če ima tip upravičenca "Prejemnik proračunskih sredstev" v sistemu
označeno, da ni prejemnik predplačil (z zavarovanjem in brez), potem ni možno pripravljati ZzIP-ja.
10.3 Kakšen je postopek za vnos in zapiranje ZzIP?
Najprej morate kreirati listine, kjer je dokazilo plačila bančna garancija. Nato kreirate ZzIP, na katerega morate
navezati ustrezne listine in prijave plačil listin. Ko jih izberete, kliknete gumb Zapiranje ZzIP. Odpre se okno s
seznamom listin, kjer je potrebno s kljukico označiti vsako prijavo, ki zapira ZzIP v določenem znesku. Nato
kliknete gumb Potrdi. Ko je to urejeno, se na izpisu ZzI izpiše informacija o zapiranju ZzIP in v polju Zapiranje
ZzIA/ZzIP se izpiše DA. Postopek je podrobno opisan 9.2 VNOS ZZIP.
10.4 Zakaj se pri zapiranju ZzIP določena vnosna polja (znesek zapiranja) obarvajo rdeče?
Primer: če so vnesena zapiranja za 5.893,85 (spodaj v tabeli v seštevku), prihaja do neskladja s podatkom v
polju "Preostanek za pokritje ZZIP"= 5.283,00€ - toliko mora biti znesek iz prijav plačila listin iz tabele, da se
ga pokrije. V tem primeru je ta 610,85€ vneseno preveč in je ta polja tudi obarval. Obarva tam kjer prične
vsota vnesenih zneskov za zapiranje presegati znesek za pokritje ZZIP.
10.5 Zakaj upravičenec na ZzI-ju ne more označiti/popraviti v polju Zapiranje ZzIA/ZzIP iz NE na DA.
Želijo namreč zapirati ZzIP.
Podatka ni potrebno spreminjati. Spreminja se samo, ko se naveže ZzI na ZzIP. Na ZzI se mora tedaj pojaviti
gumb »Zapiranje ZzIP«. polje "Zapiranje ZZiA/ZZIP" je samo v informacijo, ga ne spreminjate. ZZIA se zapira
avtomatsko z vsakim naslednjim ZZI ko ga oddate. Takrat se tudi na ZZI v tem polju "Zapiranje ZZiA/ZZIP"
spremeni iz NE v DA.
10.6 Kako oziroma kam lahko priložim dokazila za predplačilo? Katera dokazila moram pripeti (npr.
pogodbo o zaposlitvi ali še kaj drugega)?
Najprej je potrebno pri skrbniku pogodbe na ministrstvu preveriti, da so na operaciji (pri načrtovanju) vneseni
vsi potrebni podatki – tudi opredelitev, da lahko uveljavljate predplačila. Ko je to urejeno, vnesete bančno
garancijo kot listino in nato kreirate zahtevek za izplačilo predplačila.
Za odgovor, ali in katera druga dokazila morate še pripeti, pa se morate obrniti na skrbnika pogodbe oziroma
kontrolorja.
11. PODPIS (ODDAJA) ZzI, POOBLASTILO
11.1 Kako podam pooblastilo za podpis ZzI?
Dokument se doda na nivoju operacije in sicer tako, da se ga posreduje skrbniku pogodbe na ministrstvu,
da ga doda v aplikacijo. Operacija mora biti za ta namen v statusu V pripravi.
11.2 Digitalno potrdilo za oddajo (podpis) ZzI
Uporabnik mora za namen oddaje (podpisa) ZzI imeti nameščeno digitalno potrdilo, ki ni isto kot za delo
v e-MA. Pomembno je (ne glede na vrsto potrdila), da mora biti izdano na organ (oziroma firmo) in fizično
osebo obenem, saj morata biti opredeljeni obe davčni številki (tako za podjetje kot za zaposlenega).
Primer za SIGEN-CA: http://www.sigen-ca.si/dokumenti.php
(izbere se obrazec v rubriki Dokumenti SIGEN-CA za poslovne subjekte in sicer Zahtevek za PRIDOBITEV
spletnih digitalnih potrdil za zaposlene).
11.3 Kakšno digitalno potrdilo potrebujem za oddajo Zahtevka za izplačilo?
Za podpis (oddajo) ZzI dobite na SI-PASS drug certifikat kot velja za potrdilo, ki omogoča vnos
podatkov v sistem e-MA. Gre torej za različna certifikata. Ključno pri tem je, da je to potrdilo vezano
na posameznika (in ne na splošne nazive), saj v nasprotnem primeru (primeru uporabe potrdila podjetja)
lahko vsi, ki to potrdilo uporabljajo, dobijo vpogled v osebne podatke osebe, na katero je potrdilo izdano.
Pomembno torej je (ne glede na izdajatelja potrdila), da mora biti izdano na organ (oziroma firmo) in
fizično osebo obenem, saj morata biti opredeljeni obe davčni številki (tako za podjetje kot zaposleno
osebo). Primer za SIGEN-CA: [http://www.sigen-ca.si/dokumenti.php] (izbere se obrazec v rubriki
Dokumenti SIGEN-CA za poslovne subjekte in sicer Zahtevek za PRIDOBITEV spletnih digitalnih potrdil
za zaposlene). Podatek, na koga je izdano digitalno potrdilo, lahko preverite na način, ki je opisan v
pripeti datoteki (Vrsta digitalnega potrdila-kako preveriti.doc).
Za podpis ZzI mora biti upravičenec registriran tudi v UJP.net. Dostop se uredi na povezavi
[https://www.ujp.gov.si/].
Paziti je tudi potrebno, kdo ga oddaja. Oddaja ga lahko le upravičenec, ki je sočasno tudi prejemnik sredstev
oziroma poslovodeči v primeru konzorcija.
11.4 Upravičenec želi oddati ZZI, vendar ni možna menjava statusa. Manjkata gumba "Zapri ZZI" in
"Potrdi".
Preverite najprej, kdo oddaja ZzI. Upravičenec, ki ni prejemnik sredstev, ne more oddati ZzI. Odda ga
namreč lahko le poslovodeči.
11.5 Ali lahko oddamo drugi zahtevek za izplačilo še predno je bil prvi zahtevek potrjen?
Drugi zahtevek za izplačilo lahko oddate, tudi če prvi ZzI še ni bil potrjen.
11.6 Ob oddaji ZzI se mi po podpisu z digitalnim potrdilom pojavi opozorilo Neznana napaka.
Če je digitalno potrdilo pravilno izdano (navedeno v rubriki digitalno potrdilo za oddajo ZzI), če ga je
oddal upravičenec, ki je prejemnik sredstev oziroma poslovodeči v primeru konzorcija in če je upravičenec
registriran v UJPnet, potem poskusite še možnost, da zahtevek brišete ter ga ponovno naložite in oddajte.
11.7 Ob oddaji ZzI imam težave – iz zgodovine je vidno, da je oddan, jaz ga imam še vedno v statusu
V pripravi.
Razlog je v tem, da upravičenec še ni registriran v UJPnet. Dostop do eUJP-a si uredi na tej spletni povezavi
https://www.ujp.gov.si/.
11.8 Ob oddaji Zzi le-tega zavrne. Kaj je razlog?
Razlog je morda v napačno vneseni številki računa (IBAN). V primeru, da ni na pravnih podlagah v MFERAC
vnesen po predpisanem navodilu (npr. lahko celo vsebuje znak pomišljaj (-), se v UJPnet ne more prenesti.
Popravek je potrebno urediti na pravni podlagi v MFERAC in ponovno izvršiti prenos pravne podlage iz
MFERAC v e-MA. To je potrebno urediti z MF.
V primeru, da se javi spodnje opozorilo, je težava v tem, da upravičenec nima odprtega nobenega TRR-ja.
V MFERAC so lahko sicer tudi stari podatki oziroma neaktivni računi, vendar tudi brisanje računov ne pomaga,
ker ni računa za nakazilo sredstev. Če torej upravičenec nima odprtega nobenega TRR, ga je potrebno čimprej
odpreti, urediti stanje v MFeRAC, in ko bo stanje urejeno tudi v eMA, bo zahtevek možno oddati.
Možen vzrok je tudi, da so se podatki poslovnega partnerja spremenili. Za spremembe podatkov so dolžni
skrbeti proračunski uporabniki, in sicer za tiste poslovne partnerje, s katerimi poslujejo. V kolikor je uporabnik
ugotovil, da podatki na poslovnem partnerju niso več ustrezni, izpolni obrazec za spremembo, nato pa uredi podatke
tudi na pogodbi v MFERAC.
11.9 Ob menjavi statusa se mi izpišejo kontrole in blokade, kaj lahko naredim?
Kontrole, ki jih dobite ob menjavi statusa je potrebno preveriti in jih odpraviti, v pojavnem oknu sistemskih kontrol je
tudi navodilo uporabniku, kje se to uredi. Za lažji pregled sistemskih kontrol, si jih lahko izvozite pdf. format ali excel.
12. UREJANJE ZZI PO ODDAJI
12.1 Zzi smo oddali, vendar smo ugotovili, da je bila narejena neka napaka. Ali ga lahko brišemo?
Ko je Zzi oddan, ga je možno popravit le v primeru, če kontrolor status prestavi v dopolnitev.
Postopek je opisan v 9.7.2 ZzI - V dopolnitvi
12.2 Zzi smo oddali, vendar je prišlo do pomote in ga moramo brisati. Kako lahko to storimo?
Ko ZZi oddate, gre preko UJP-a in ga ne morete več brisati. Če gre za popravke, ga vam kontrolor vrne v dopolnitev ali
pa vam ga zavrne in pripravite novega.
12.3 Ob oddaji ZzI imam težave – iz zgodovine je vidno, da je oddan, jaz ga imam še vedno v
statusu V pripravi.
Razlog je v tem, da upravičenec še ni registriran v UJPnet. Dostop do eUJP-a si uredi na tej
spletni povezavi https://www.ujp.gov.si/.
12.4 Rad bi kopiral Zahtevek za izplačilo, kaj moram narediti?
Z novo verzijo aplikacije lahko uporabnik sedaj sam kopira zavrnjeni zahtevek za izplačilo.
V vrstici zavrnjenega zahtevka za izplačilo se poleg ikone v obliki pregled pojavi še ikona za kopiranje ZzI.
Podrobna navodila so opisana v 9.8 KOPIRANJE ZZI
13. ZAVRNITEV ZZI
13.1 Skrbnik želi zaradi napačnih zneskov pri operaciji OP20.xxxxx zavrniti zahtevek za izplačilo
št. 2. Javi mu naslednje opozorilo:
Opozorilo javi, ker mora kontrolor pred zavrnitvijo vnesti ugotovite in razloge, zakaj zavrača ZZI . To se vnese v
kontroli AP.
13.2 Kaj je potrebno narediti,da bo lahko skrbnik zavrnil zahtevek?
Pred zavrnitvijo mora kontrolor vnesti ugotovite in razloge, zakaj zavrača ZZI . To se vnese v
kontroli AP.
13.3 Zavrnitev ZzI ob kontroli AP: ob kontroli se ponudi možnost Zavrnitev, vendar se ob kliku nanj
nič ne zgodi, prav tako se ne da vnesti ugotovitve, zakaj se ZzI zavrača – sistem ne ponudi te
možnosti.
Zavrnitev naredite tako, da najprej vnesete "Ugotovitev". To naredite tako, da v Kontrola-AP kliknete
na gumb »+Dodaj« in se vam odpre novo okno, v katerem vpišete zahtevane podatke in pri polju Tip
ugotovitve izberete "zavrnitev". Nato bo zavrnitev ZzI oz. ZzIP-ja možna.
14. KONTROLE ZZI
14.1 Zakaj je eden od Zzi še vedno v statusu kontrolno pregledan?
Razloge za ta status mora preveriti kontrolor. Če so predlogi odredb uvoženi, jih mora kontrolor pregledati.
V primeru ustreznosti ta predlog potrdi, da gre ZzI lahko v plačilo.
14.2 Kaj je potrebno narediti, da bo lahko skrbnik zavrnil zahtevek?
Kontrolor v sklopu Kontrola AP zavrne ZzI, ki je v statusu "oddan". Vnesti mora ugotovite in razloge, zakaj zavrača ZZI .
Če je ZZI v statusu "kontrolno pregledan", pa ZZI zavrne skrbnik na samem ZZI-ju, v sklopu Zahtevki za izplačilo.
14.3 Ob kontroli se ponudi možnost Zavrnitev, vendar se ob kliku nanj nič ne zgodi, prav tako se ne da
vnesti ugotovitve, zakaj se ZzI zavrača – sistem ne ponudi te možnosti.
Zavrnitev naredite tako, da najprej vnesete "Ugotovitev". To naredite tako, da v Kontrola-AP kliknete na
gumb »+Dodaj« in se vam odpre novo okno, v katerem vpišete zahtevane podatke in pri polju Tip ugotovitve
izberete "zavrnitev". Nato bo zavrnitev ZzI oz. ZzIP-ja možna.
14.4 Na Zzi, ki ima status »Kontrola AP zaključen« smo pripeli napačen KL, kakšen je postopek?
Novi KL morate pripeti na nov ZzI, ki je zgolj oddan. Potem na CPU podporo javite, na kateri ZzI ste pripeli
pravilni KL in vam ga bomo prestavili želeni ZzI, napačnega pa bomo brisali.
15. NEGATIVNI ZZI
15.1 Kdaj se kreira negativni ZZI?
V primeru, da je ZzI v statusih "Vrnjen na PO" ali "CA izključitev", mora upravičenec kreirati negativni ZzI. V e-MA
je omogočeno kreiranje ZzI tudi PO-ju - pogoj je, da mu koordinator IS e-MA na PO dodeli dostopno pravico na
pogodbi, kjer je potrebno negativni ZzI kreirati.
Navodila za kreiranje negativnega ZzI so v opisana v točki 9.4 VNOS NEGATIVNEGA ZZI.
16. ZZI PO ODDAJI NA MF-CA
16.1 Kje lahko spremljamo, katera izplačila so že bila certificirana?
Statuse ZzI-ja si lahko pogledate v modulu Poročila, rubrika Zahtevki za izplačilo. Podrobnejša navodila najdete v točki
2. ZAHTEVKI ZA IZPLAČILO
16.2 Opazili smo napako na že certificiranem Zahtevku za izplačilo, kaj narediti?
Popravki na Zahtevkih za izplačilo (ZzI), ki so že bili avtorizirani oz. certificirani in so vključeni v računovodske izkaze
(CA preverjanje, CA certificiranje, CA verifikacija, CA avtorizacija, CA povrnitev v DP), niso dovoljeni, ker so bili s strani
Evropske komisije dokončno potrjeni in s strani UNP revidirani.
V kolikor je smiselno, se popravki lahko izvajajo le na ZzI, ki še niso bili potrjeni s strani organa za potrjevanje, to
pomeni, da so v statusu Predan na CA.
Za vsak popravek je potrebno navesti razlog oziroma pojasnilo. V tem primeru se pošlje zahteva na CPU na MF.
Če organ za potrjevanje popravek odobri, se ZzI v eCA izbriše. Popravki na ZzI v IS e-MA se izvedejo na podlagi
prijave na CPU e-MA in obrazcev, dostopnih preko vstopne strani e-MA. Popravljene ZzI bo e-MA ponovno poslala
v e-CA.
V kolikor se ugotovi, da je na ZzI, ki je že bil avtoriziran, navezana napačna terjatev, popravek ni dovoljen, saj je
potrebno predhodno preveriti, kakšne so potencialne finančne posledice takega popravka.
16.3 Dobili smo administrativno obvestilo CA.
V primerih, ko ste prejeli administrativno obvestilo CA, ki vsebuje zahtevo po dopolnitvi polj 61.b, 61.c, 61.d, 62.c,
62.h ter podatkov o četrtletnih poročilih o nepravilnostih ali revizijskih poročilih, vas prosimo, da to sporočite na
CPU e-MA.
V kolikor administrativno obvestilo vsebuje podatke iz drugih polj, je le-ta potrebno dopolniti z vaše strani.
Podatki se ob predaji novega ZZI-ja na organ za potrjevanje prenesejo v e-CA, zato o tem ni potrebno obveščati
CPU e-MA.
16.4 Kaj pomeni, če ima ZzI status »CA povrnitev v DP«?
Status "CA povrnitev v DP" pomeni, da so bili ZzI pravilno izplačani in so bila izplačana sredstva iz EU postavk povrnjena
v slovenski proračun.
16.5 Kje najdem razlago polj za finančno izvajanje operacije in ZzI?
V Smernicah Organa za potrjevanje, so razložena vsa polja. Razlaga polj za finančno izvajanje operacije se začne na strani
12, za finančno izvajanje ZzI, pa od strani 16 naprej.
17. KOREKCIJE
17.1 Finančne korekcije: trenutno aplikacija ne podpira vnosa finančnih korekcij in je te treba ročno voditi v
e-MA. Prosim sledite spodnjim korakom.
- Zavrnitev ZzI.
- Upravičenec pripravi nov ZzI "ročno" zmanjšan za višino korekcije, velja za vse nadaljnje vnesene ZzI.
- Pri vnosu prijave plačil se lahko pod opombe zapiše, da gre za korekcijo.
17.2 IZS korekcije: Na zahtevkih za izplačilo moramo izvesti IZS korekcijo. Na kakšen način to naredimo?
Korekcije je po vnosu v sistem potrebno zaključiti. Zaključi se jih lahko šele potem, ko so podatki urejeni v
MFERAC. To ureja posredniški organ oziroma v njegovem imenu finančna služba.