Listine

Maj, 2020

1. PRIČETEK VNOSA LISTIN, POROČANJE O UDELEŽENCIH, ZzI 

1.1 Ne vidim rubrik "Poročanje o udeležencih","Listine", "ZzI"
Najprej je potrebno pri skrbniku pogodbe oziroma koordinatorju na posredniškem organu preveriti, če so pravice
ustrezno urejene. V nadaljevanju kliknete na operaciji rubriko "Pogodbe". Odpre se vam vnosna maska, kjer je v zgornjem
levem kotu maske možen izbor pogodb. Kliknete na povezavo pod napisom Številka pogodbe in izberete tisto, ki je vaša
pravna podlaga. S klikom nanjo se vam odprejo možnosti pregleda nad rubrikami, do katerih imate dostop.

Lahko pa kliknete tudi v načinu, ko izberete operacijo in kliknete na ikono Oko (na desni strani). Odpre se vam spodnji
prikaz, kjer pravno podlago izberete s klikom v gornji levi kot (Pogodba ni izbrana). Ob pravem izboru se bo izpisal tudi
prejemnik sredstev.

1.2 Pogoji za vnos listin - kaj moram storiti, če želim pričeti z vnosom listin?
Pred vnosom listin je potrebno v rubriki "Postopki izbire izvajalca in zaposlenih" najprej opredeliti sekciji Postopek in Pravna
podlaga. Najprej pričnete z vnosom postopka, šele nato z vnosom pravne podlage, ki jo nato vežete na opredeljeni postopek.
Ko je to urejeno, greste v rubriko "Listine", kjer vnesete vse račune in plačila.

1.3 Vnos listine – podvojena listina in preprečitev
Sistem zazna dvojni vnos listine (podvojena listina) le, če uporabnik sočasno vnese tudi davčno in matično številko izdajatelja
na dveh ali več listinah. V tem primeru je vnos naslednjih listin preprečen.

2. POSTOPEK (v sklopu "POSTOPKI IZBIRE IZVAJALCA IN ZAPOSLENIH")

2.1 Kateri postopek moram izbrati?
Za opredelitev ustreznega postopka se je potrebno obrniti na skrbnika pogodbe na ministrstvu, pod katerega operacija sodi.
V primeru, da skrbnik odgovora ne pozna, se mora obrniti na organ upravljanja – sektor za kontrole, s katerim pri izvajanju
operacije sodeluje.

Naziv postopka naj bo kratko ime, v rubriki javnega naročila pa bolj na dolgo opišete, za kakšno naročilo gre (npr. Operacija
Infrastruktura XXX ima postopek Izgradnja ekonomsko-poslovne infrastrukture v poslovni coni, predmet javnega naročila pa
Izgradnja ekonomsko-poslovne infrastrukture v poslovni coni, ki zajema izgradnjo dela ceste v dolžini itd. s pripadajočo
gospodarsko infrastrukturo…). Polja z zvezdico so obvezna, ob potrditvi pa vam aplikacija javi potrebne dopolnitve.

2.2 Kaj v primeru, če je prišlo do spremembe javnega naročila?
Številka spremembe javnega naročila je oblike JNnnnnn/2017-Knn. Če je bilo več sprememb, je teh šifer več. 

2.3 Pri vnosu postopka je onemogočeno pripenjanje dokumentov pri določenih postopkih. Kaj lahko naredimo?
Paziti je potrebno, da je datum objave skladen z datumom postopka (npr. če imate izbran postopek ZJN-3, ki velja od
nekega datuma dalje, mora biti datum objave skladen z njim). Možnosti sta dve: spremenite datum objave ali opredelite
drug tip postopka.

2.4 Kaj vnesemo kot datum TED in ali je obvezen?
Datum objave je obvezen. Ta datum označuje začetek - npr. zbiranja ponudb (datum objave na spletni strani, datum
poziva potencialnim ponudnikom po elektronski poti, pod določenimi pogoji morda tudi datum klica ponudnikov po
telefonu, za kar mora biti narejen zaznamek, itd).

Glede zbiranja ponudb je potrebno imeti zabeleženo, kaj in pod kakšnimi pogoji se nabavlja. Datum objave teh zahtev
na kakršen koli način, s katerim se ponudnike povabi k ponudbi, je torej datum objave, kar zadeva kontrole.

2.5 Pri dokumentaciji postopka oddaje javnega naročila smo v ustrezno polje naložili »Poziv k dopolnitvi ponudbe.«
Kam pa pripnemo samo dopolnitev ponudbe?
Pod isto kategorijo se lahko doda več dokumentov, tako da se s klikom na znak "+" enostavno doda še dopolnitev ponudbe.
Se pravi, da bo pod "rubriko" Poziv k dopolnitvi« pripet še en dokument in to je Dopolnitev ponudbe.

2.6 V določena polja pri postopku oddaje javnega naročila moramo naložiti obsežno dokumentacijo, sestavljeno iz
več različnih dokumentov (npr. »Objava na portalu/Razpisna dokumentacija«). Kako je z omejitvijo oziroma kako
v posamezno polje naložiti več datotek?
Omejitev velikosti pripenjanja dokumentov je trenutno v e-MA na 20 MB. Rešitev je, da dokumente ločujete ali da jih pretvorite
v zip. format.

2.7 Kam naložiti dokumente, ki glede na ponujeno izbiro predalčkov pri postopku oddaje javnega naročila ne sodijo
v nobenega od ponujenih?
Če želite pripenjati dokumente, ki so "nekategorizirani" smo na novo v e-MA odprli tip dokumenta postopek - ostali dokumenti.
Sedaj boste imeli v rubriki Postopki izbire izvajalca in zaposlenih" možnost dodajati na postopkih JN tudi dokumente, ki niso
klasificirani.

3. PRAVNE PODLAGE (v rubriki "POSTOPKI IZBIRE IZVAJALCA IN ZAPOSLENIH")

3.1 V sklopu Postopki izbire izvajalca in zaposlenih sem isti dokument pripel dvakrat. Kako ga lahko izbrišem, če mi
sistem te možnosti ne ponudi? 
Če je dokument priložen na pogodbo, ki še ni navezana na realizacijo, lahko brisanje dokumenta uredite tako, da brišete pogodbo
in jo nato ponovno vnesete,  nanjo potem navežete ustrezen dokument. V primeru, da pa je pogodba že navezana na realizacijo,
brisanje v aplikaciji ni možno.
V tem primeru podate prijavo na podporo podporo CPU (https://podpora.ema.arr.gov.si/servicedesk/customer/portals).

3.2 Pri vnosu pravne podlage in postopka nimam možnosti za dodajanje, sem pa v vlogi skrbnika pogodbe.
Te podatke vnese upravičenec in ne skrbnik pogodbe.

3.3 Kaj vnesemo pod naziv pravne podlage?
Naziv je potrebno opisati tako, da bo tudi kasneje pri navezavi dokumenta na prijavo listine na ZzI jasno, za kateri dokument
gre in kasneje tudi kontrolorju, ki bo izvajal administrativno preverjanje.

3.4 Kot upravičenec ne morem dodajati pravne podlage. Kaj moramo storiti?
V tem primeru se obrnite najprej na skrbnika pogodbe na ministrstvu, da preveri stanje podatkov (pravne podlage, status). Če
so podatki ustrezni, je potrebno v nadaljevanju preveriti za uporabnika še uporabniške pravice (pravica upravičenec do
pravne podlage). Če težava še naprej ostaja, se obrnite podporo preko aplikacije CPU
(https://podpora.ema.arr.gov.si/servicedesk/customer/portals).

3.5 Ali je mogoče pri pravnih podlagah izbrisati pripeto datoteko (npr. Zapisnik o primopredaji)? Upravičenec jo je
namreč napačno poimenoval in ne more sam popraviti. 
Brisanje je možno za pravno podlago, ki še ni vezana na realizacijo. To pomeni, da pravna podlaga ni navezana na ZZI, ali
pa je navezana na ZZI, ki je še v pripravi. Brisanje datoteke lahko izvedete sami, in sicer na način, da brišete pravno podlago.
V primeru, da je pravna podlaga navezana na ZZI, ki je v pripravi, je potrebno pred brisanjem najprej na ZZI odvezati prijavo
listine, na katero je vezana ta pravna podlaga.

V primeru, da je datoteka navezana na pravno podlago, ki je navezana na ZZI v statusih "Oddan" ali višje, popravek datoteke
žal ni možen. Izjema je, če se ZZI vrne v dopolnitev, kar uredi kontrolor. V tem primeru je za popravek datoteke potrebna
prijava na podporo CPU.

3.6 Kam se vnašajo izvajalske pogodbe?
Izvajalske pogodbe vnaša upravičenec v sklopu Postopki izbire izvajalca in zaposlenih. 

4. PRAVNE PODLAGE (v rubriki "LISTINE")

4.1 Kako lahko brišem dokumente, ki jih dodajam v rubriko Listine? 
Dokumente, ki jih vnašate v rubriko Listine, lahko brišete s klikom na ikono »koš« ob zapisu. Pri tem je potrebno obvezno
paziti na naslednji vrstni red:
najprej morate dodati novo priponko (ker jo sistem prepoznava kot obvezno), šele nato lahko napačno priponko brišete.
Brisanje lahko izvedete le na listinah, ki še niso navezane na ZzI, ali pa so navezane na ZZI, ki je v pripravi, dopolnitvi ali zavrnjen.
Ko je ZzI v statusu Oddan, brisanje ni več možno.

5. POENOSTAVLJENE OBLIKE

5.1 Pavšal (potni nalogi, naročilnice itd.) in MFERAC Zanima nas, kako v MFERAC pripraviti potne naloge, naročilnice
in ostale stvari, ki se plačujejo iz pavšala, od 6.12.2018 dalje, ki niso niso predmet kontrole in jih v e-MA niti ne 
potrebujemo. Na izobraževanju je bilo rečeno, da morajo tudi tovrstne listine biti ustrezno označene, sicer ne bodo
izplačane iz kohezijskih postavk.
Potni nalogi (dokumenti vrste C, D) se obravnavajo kot plačane listine. Na računu za potni nalog označite Pavšal 'DA'.
Potni nalog boste lahko potrdili brez posredovanja v e-MA, prav tako ga boste lahko izplačali iz postavk kohezijske
politike brez blokad. V kolikor gre npr. za plačilo računa za letalsko karto (vrsta računa 4), se bo račun kljub Pavšal=DA
prenesel v eMA, kjer boste celoten znesek vpisali v polje »ostalo« in potrdili Plan ZzI brez plana.
Naročilnice morajo biti vnesene v sistem in pravilno označene za prenos v e-MA ter v statusu GO.

6. VNOS LISTIN Z DDV 

6.1. Kako vnesem listino z DDV?

Vnos listin,ki vsebujejo DDV, velja za naslednje primere:
- Ko je DDV upravičen strošek na operaciji,
- ko gre za samoobdavčitev (76.a člen ZDDV-1)
- ko je del zneska plačila obveznosti po listini zadržan iz različnih razlogov. 

Vnos se izvrši na naslednji način:
1. V planu stroškov je potrebno že na nivoju operacije oziroma že na vlogi za odločitev o podpori (pri NPO)
    načrtovati strošek DDV (lahko kot neupravičen ali pa upravičen – odvisno od pogojev).
2. Listine se vnese po običajnem postopku, razen v primeru samoobdavčitve. V tem primeru se mora del, ki zapade pod
    samoobdavčitev, vnesti kot novo listino, saj je listina, ki je izdana kot osnova za samoobdavčitev, izdana brez vrednosti
   DDV, zato je potrebno v sistem eMA vnesti novo listino s številko osnovne listine in dodatkom 76.a člen (npr.: če je izdana
   listina s številko 54-2017, se pri vnosu DDV vnese listino s številko 54-2017 76.a člen), znesek listine predstavlja znesek
   DDV. Pri listini za samoobdavčitev se pripne izjava DDV in pri plačilu listine se kot dokazilo plačila izbere knjigovodska
   listina te za prilogo doda izjavo DDV.
3. Na vnesene listine se vnese plačila teh listin.
4. Po kreiranju ZZI se na ZZI prijavijo listine na način, da se ločeno prijavi znesek listine brez DDV na strošek na katerega se
    veže listina (npr.: gradnja, nakup opreme,…) in pa znesek DDV na strošek DDV, se pravi, da se za eno listino izvede dve
    prijavi, posledično sta v seznamu računov tudi dve prijavi iste listine na različne vrste stroškov (v primerih zadržanih sredstev
    se tako lahko na posamezni prijavi nižjo vrednost od višine listine, DDV pa se lahko prijavi v celoti). V primeru samoobdavčitve
    se na ZZI prijavi vsako listino zase na svojo vrsto stroška (dve listini – dve prijavi na ZZI).
5. V primeru zadržanega plačila se lahko po dokončno izvedenem plačilu na listino vnese še preostanek plačila, razliko med že
    prijavljenim in novo plačanim zneskom pa se prijavi tudi na ZZI.

6.2 Kako se vnese DDV na listinah, ki se uvažajo iz MFERAC?
Znesek na listinah, ki se uvažajo iz MFERAC, je znesek, ki vključuje DDV. Znesek z DDV se vnese v polje "Znesek z DDV" in "Znesek
brez DDV" v rubriki "Listine". 
Uporabnik mora na listini, ki se uvaža iz MFERAC, v vsakem primeru popraviti zneske (z brez DDV) ne glede na to, ali je projektu
potrebno ločeno obravnavati DDV ali ne.
Podatek je potrebno popraviti pred navezavo na ZZI.

7. PLAČILO LISTINE V VEČ DELIH

7.1 Listino smo plačali v več delih. Na kakšen način vnesemo plačilo: v celoti ali v več delih?
Listino, ki ste jo plačali v več delih, vnesete v sklopu Listine, na zavihku 1. Listina v celoti (če imate DDV, vnesete vključno z 
zneskom DDV). V zavihku 2. Plačilo listine pa nato vnašate posamezna plačila listine (vključno z DDV, če ga imate). 

7.2 Vnesli smo datum plačila listine, čeprav uveljavljamo neplačane listine. Kako lahko popravimo? 
Pri plačilu listine brišete datum plačila. Popravek lahko naredite, če je ZZI še v pripravi. V primeru, da je ZZI že oddan,
popravka na obstoječem ZZI ne morete urediti. V tem primeru je potrebno obstoječi ZZI zavrniti in popravek narediti na novem
ZZI.

8. BRISANJE LISTINE

8.1 Kdo lahko briše listine? 
Brisanje listine lahko upravičenec izvrši sam. Brisanje listin je omogočeno, če listina še ni navezana na ZZI ali če je navezana
na ZZI, ki je v pripravi. V tem primeru je potrebno pred brisanjem listino odvezati od ZZI.

9. PRILOGE LISTINAM

9.1 Kako lahko brišem priloge listin? 
Priloge, ki jih vnašate v rubriko Listine, lahko brišete s klikom na ikono »koš« ob zapisu. Pri tem je potrebno obvezno paziti
na naslednji vrstni red: najprej morate dodati novo priponko (ker jo sistem prepoznava kot obvezno), šele nato lahko napačno
priponko brišete. Brisanje lahko izvedete le na listinah, ki še niso navezane na ZzI, ali pa so navezan na ZZI, ki je v pripravi,
dopolnitvi ali zavrnjen. Ko je ZzI v statusu Oddan, brisanje ni več možno.

9.2 Katere priloge moram prilagati k listinam?
Za odgovore, katere dokumente dodajate kot priloge k listinam, se morate obrniti na skrbnika pogodbe na ministrstvu.

9.3 Vnašamo priloge, ki se nanašajo na celotno operacijo in ne le na posamezno listino.
Možnost dodajanja dokumentov oziroma prilog, ki niso vezane le na posamezno listino ampak na celotno operacijo
je v rubriki "Uredi operacijo", v sekciji "Dokumenti". Priloge se lahko dodaja tudi, ko je operacija v statusu V izvrševanju
in če je ZzI že oddan.

10. POPRAVKI LISTIN IN PRILOG NA ZAVRNJENEM ZZI

10.1 ZzI je bil zavrnjen. Kako popravim listine in kako dodam nove/ prave priloge? Brisanje mi ne deluje.
V tem primeru ne kreirate novih listin ampak jih le popravite.
To storite tako, da izberete listino in kliknete na ikono "Oko" (na desni strani). Po tem koraku kliknete na gumb Uredi.
Odprejo se vnosna polja, kamor vnesete pravilne podatke in kliknete gumb Potrdi.

Obstoječo prilogo zamenjate tako, da jo brišete in dodate novo. To storite tako, da izberete listino in kliknete na ikono
"Oko" (na desni strani). Izpišejo se podatki o listini. V tem primeru klik na gumb Uredi ni potreben. Prilogo brišete s klikom
na ikono »koš« ob zapisu. Pri tem je potrebno obvezno paziti na naslednji vrstni red: najprej morate dodati novo prilogo
(ker jo sistem prepoznava kot obvezno), šele nato lahko napačno prilogo brišete. Brisanje lahko izvedete le na listinah, ki še
niso navezane na ZzI, ali pa so navezan na ZZI, ki je v pripravi, dopolnitvi ali zavrnjen. Ko je ZzI v statusu Oddan, brisanje ni
več možno.

10.2 ZzI je bil zavrnjen, moram zamenjati le prilogo. Kako to naredim? 
Obstoječo prilogo zamenjate tako, da jo brišete in dodate novo. To storite tako, da izberete listino in kliknete na ikono "Oko"
(na desni strani). Izpišejo se podatki o listini. Prilogo brišete s klikom na ikono »koš« ob zapisu. Pri tem je potrebno obvezno
paziti na naslednji vrstni red: najprej morate dodati novo prilogo (ker jo sistem prepoznava kot obvezno), šele nato lahko
napačno prilogo brišete. Brisanje lahko izvedete le na listinah, ki še niso navezane na ZzI, ali pa so navezan na ZZI, ki je v
pripravi, dopolnitvi ali zavrnjen. Ko je ZzI v statusu Oddan, brisanje ni več možno.

10.3. ZzI je vrnjen v dopolnitev, kaj lahko uredim na listini? 
Če se želi urejati listino, jo ni potrebno brisati iz ZzI. Listino se uredi v sklopu Listine. Spremenjeni podati se samodejno
prenesejo v ZzI. Ureja se lahko naslednje podatke:

Listina:
- Številka listine,
- Datum listine,
- Datum opravljene storitve,
- Podatki o izdajatelju listine,
- Datum plačila. 
Če je listina vezna že na ZzI, ki je oddan, potem urejanje podatkov na listini ni možno. 

11. PREDRAČUN

11.1 Kako vnesem predračun? 
V primeru predračuna se v sklop Listine najprej vnese listina, vendar ne kot vrsta listine. Predračun, ampak kot Račun
ali Druge ustrezne listine. Upravičenec nato pri načinu plačila označi »plačilo po predračunu«, da je razvidno, da je datum
plačila pred datumom računa.