6.1.4 Postopki izbire izvajalca in zaposlenih

Rubrika »Postopki izbire izvajalca in zaposlenih« je namenjena vnosu podatkov za upravičence.

Pred pričetkom vnosa o izvajanju (listin, zahtevkov za izplačilo) mora uporabnik na to mesto obvezno najprej vnesti postopke in nato
še pravne podlage, ki jih nato v nadaljevanju (ob pripravi zahtevkov za izplačilo), navezuje na prijave, ko kreira zahtevke za izplačilo.

Upravičenec pred pričetkom vnosa podatkov:

• Izbere operacijo, na kateri vnaša podatke: operacijo izbere iz seznama operacij, do katerih ima dostopne pravice ali vnese v iskalno
  polje šifro operacije oziroma besedilo v polje »Naziv«.
  
  
• Vstopi v operacijo: Po izboru ustrezne operacije s klikom na ikono  vstopi v operacijo.

                                       Slika 6.1.4-1: Izbor operacije: vnos iskalnega niza in vstop v operacijo

• Preveri status operacije: Po vstopu v operacijo preveri, da operacija ni v statusu V pripravi, saj v tem statusu operacija še ni pripravljena
  za pričetek izvajanja, zato je vnos podatkov na tem mestu onemogočen. Operacija mora biti vsaj enkrat že v statusu V izvrševanju.

          Informacija o statusu je razvidna iz pasice za hitri dostop v gornjem osrednjem delu zaslona (ob šifri operacije) ali pa ob vstopu v
          operacijo v zavihku »Menjava statusa«. Iz zavihka »Zgodovina« je vidno, ali je operacija že kdaj bila v statusu V izvrševanju.

                                           Slika 6.1.4-2: Informacija o trenutnem statusu operacije

• Preveri izbor upravičenca: V gornjem osrednjem delu preveri, da je na operaciji izbran tudi ustrezen upravičenec, za katerega vnaša podatke.
  V primeru, da ni ali je upravičencev več, mora upravičenca najprej izbrati, v nasprotnem primeru bo podatke opredelil na napačnem upravičencu
  in bo nadaljnje delo oteženo oziroma bosta vnos listin ali priprava zahtevkov za izplačilo onemogočena.

                Izbor upravičenca na operaciji:

• • če upravičenec ni izbran, klikne na napis »Pogodba ni izbrana« in iz spustnega seznama izbere ustreznega. Izbor potrdi s klikom na gumb
    »Izberi«.

• • če je upravičenec že izbran, je namesto napisa »Pogodba ni izbrana« prikazana številka pogodbe. V primeru, da želi uporabnik izbrati drugega
    upravičenca oz. pogodbo, klikne na številko pogodbe ali naziv upravičenca in iz spustnega seznama izbere ustreznega. Izbor potrdi s klikom
    na gumb »Izberi«.

                                                        Slika 6.1.4-3: Izbor upravičenca na operaciji

• S klikom na rubriko »Postopki izbire izvajalca in zaposlenih« vstopi na osnovno stran, kjer so mu na voljo sekcije: 
        - »Pravna podlaga«
        - »Postopek« 
        - Shranjen postopek.

           Sekcije so opisane v nadaljevanju.

Opozorilo: Uporabnik prične z vnosom podatkov v sekcijo »Postopek«, šele nato vnaša podatke v sekcijo »Pravna podlaga«
(na katero v naveže postopek).
Nad sekcijami je na voljo izvoz podatkov v Excel, s klikom na okno za izvoz.

    Slika 6.1.4-4: Sekcije rubrike »Postopki izbire izvajalca in zaposlenih« ter ikona za izvoz podatkov

Pri javno zasebnih-partnerstvih upravičenec, ki je prejemnik proračunskih sredstev vnaša, ureja in pregleduje pravne podlage zasebnih pravnih
subjektov, partnerjev javno zasebnih partnerstev. Izbirni seznam upravičencev ponudi izbiro vseh predhodno vnesenih zasebnih partnerjev na
operaciji.

Da lahko pripenja ali odstranjuje dokumente za vse upravičence na operaciji, mora vnašalec imeti pravice skrbnika pogodbe.


SEKCIJA »POSTOPEK« 
Sekcija je namenjena vnosu postopkov, ki se nanašajo na izbor izvajalca ali zaposlenega pred podpisom pogodbe, izdajo naročilnice, ipd..
Uporabnik vnese nov postopek s klikom na znak »+«.

 
                                                         Slika 6.1.4-5: Vnos postopka

Vnosna polja so naslednja:

• »Naziv postopka« (obvezen podatek):
  Poimenovanje naj bo čim preglednejše – za namen lažjega iskanja podatkov in povezav med dokumenti v kasnejši fazi izvajanja.

• »Datum objave« (obvezen podatek):
  Datum objave postopka je odvisen od vrste postopka, način in mesto objave sta pogosto predpisana (na primer: na portalu javnih naročil za
  javna naročila, na straneh ZRSZ za objave delovnih mest) ali smiselno izbran datum (poziv k oddaji ponudb gospodarskih subjektov, če upravičenec
  ni zavezanec po ZJN).

• »Tip (vrsta) postopka« (obvezen podatek):
  Uporabnik iz spustnega seznama izbere enega od postopkov, ki ustrezajo ali čim bolj ustrezajo postopku, ki ga vnaša. Izbira tipa postopka: ZJN-2 in
  ZJN-3 omogoči odpiranje razširitve vnosne maske s polji za vnos podatkov.

• »Datum odpiranja ponudb« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese datum odpiranja ponudb.

• »Št. prejetih ponudb« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese število prejetih ponudb.

• »Datum dopolnitve ponudb« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese datum prejete dopolnitve.

• »Št. dopolnitev ponudb« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese število dopolnjenih ponudb.

• »Datum ocenjevanja ponudb« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese datum ocenjevanja ponudb.

• »Št. odločitve o izbiri javnega naročila« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese št. Odločitve o izbiri javnega naročila.

• »Datum odločitev o izbira izvajalca« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese datum odločitve o izboru izvajalca.

• »Označba Revizijski zahtevek« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese oznako s kljukico.

• »Komentar«:
  Uporabnik vnese dodatna pojasnila zlasti v primerih, kjer spustni meni ne dopušča vnosa točno določenega naziva postopka.

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«, s tem pa se postopek shrani v sekcijo »Postopek«.

V primeru, da uporabnik klikne le gumb »Shrani«, se postopek shrani le začasno in je na voljo za nadaljnje urejanje, shrani pa se v sekcijo »Shranjen
postopek«.
V tej sekciji postopek ni na voljo za navezavo v sekciji »Pravna podlaga«, posledično pa ne za pripravo zahtevkov za izplačilo.

Za dokončno shranitev postopka mora uporabnik klikniti gumb »Potrdi«, s tem pa se postopek shrani v sekcijo »Postopek«.

Slika 6.1.4-6: Polja za vnos postopka ter gumba za začasno shranjevanje in dokončno potrditev podatkov

Ob izboru vrste postopka ZJN-2 ali ZJN-3 se za vnos odprejo še dodatna polja, kjer je vnos obvezen. Dodatna polja so:

• »Podšifrant tipa (vrste) postopka« (obvezen podatek)«:
  Uporabnik iz spustnega seznama izbere enega od postopkov, ki ustreza postopku, ki ga vnaša (npr. odprti postopek, konkurenčni dialog,
  evidenčni postopek).

• »Interna št. javnega naročila«:
  Uporabnik vnese dokumentarne zadeve upravičenca, kot na primer šifro SPIS ali podobno.

• »Naročnik javnega naročila« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese naročnika kot je v objavi.

• »Ocena vrednosti javnega naročila (brez DDV)« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese podatke kot v dokumentu upravičenca (lahko tudi v objavi).

• »Št. javnega naročila« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese podatek kot v objavi.

• »Št. objave v TED«:
  Uporabnik vnese podatek kot v objavi, če je objava potrebna.

• »Datum objave javnega naročila v TED«:
  Uporabnik vnese podatek kot v objavi, če objava potrebna.

• »Predmet javnega naročila« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese podatek kot v objavi.

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«, s tem pa se postopek shrani v sekcijo »Postopek«.
V primeru, da uporabnik klikne le gumb »Shrani«, se postopek shrani le začasno in je na voljo za nadaljnje urejanje, shrani pa se v sekcijo »Shranjen
postopek«. V tej sekciji postopek ni na voljo za navezavo v sekciji »Pravna podlaga«, posledično pa ne za pripravo zahtevkov za izplačilo.

Za dokončno shranitev postopka mora uporabnik klikniti gumb »Potrdi«, s tem pa se postopek shrani v sekcijo »Postopek«.

                      Slika 6.1.4-7: Polja za vnos postopka ZJN-2 ali ZJN-3 ter
              gumba za začasno shranjevanje in dokončno potrditev postopka

Če so pri javnem naročilu, ki je objavljen na Portalu javnih naročil nastale spremembe, lahko uporabnik vsako spremembo vnese s klikom na gumb »+Dopolnitve JN«
in vnese podatke v dodatna polja:

• »Št. spremembe javnega naročila«:
  Uporabnik vnese podatek kot v objavi.

• »Datum objave spremembe javnega naročila«:
  Uporabnik vnese podatek kot v objavi.

• »Št. spremembe javnega naročila v TED«:
  Uporabnik vnese podatek kot v objavi, če je objava potrebna.

• »Datum objave spremembe javnega naročila v TED«:
  Uporabnik vnese podatek kot v objavi, če je objava potrebna.

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

Slika 6.1.4-8: Dodatna polja za vnos postopka v primeru sprememb javnega naročila

Vneseni postopki so  vidni v seznamu v sekcijah »Postopek« in »Shranjen postopek«, ter so urejeni po abecedi. V posameznem seznamu je možno:

• Brisanje postopka s klikom na ikono  . 
  Brisanje postopka je možno, če ni navezan na nobeno prijavo plačila listine. 

• Urejanje postopka s klikom na ikono  . 
  Urejanje postopka je možno, dokler pravna podlaga, na katero je postopek v nadaljevanju navezan, ni vključena na vsaj en zahtevek za
  izplačilo, ki je v statusu Oddan ali višje.

• Dodajanje dokumentov na posamezen postopek s klikom na izbran postopek.
  S klikom na posamezen postopek se odpre seznam predlog dokumentov, ki je prilagojen tipu (vrsti) postopka, izbranem ob vnosu postopka.
  Pri postopkih tipa ZJN-2 ali ZJN-3 je uporabniku v pomoč izdelan standardni nabor dokumentov za namen bolj sistematičnega vnosa in kasneje
  pregledovanja. V standardnem naboru je tudi možnost izbire Ostali dokumenti. Uporabnik izbere iz standardnega nabora želeni tip dokumenta,
  ga doda s klikom na znak »+« pri posamezni predlogi in vnese podatke v naslednja vnosna polja: 
         - »Postopek«:
            Podatek se napolni samodejno in urejanje ni možno. 
  
        - »Tip dokumenta postopka«:
            Podatek se napolni samodejno in urejanje ni možno. 
  
        - »Datum dokumenta«:
            Uporabnik vnese datum dokumenta, ki ga dodaja ali ga izbere iz koledarja. 
  
        - »Naziv dokumenta« (obvezen podatek):
           Polje se napolni samodejno, vendar ga uporabnik lahko spremeni. Naziv naj bo jasen in čim krajši- povzame naj vsebino dokumenta. 
  
        - »Dokument« (obvezen podatek):
           Uporabnik ustrezni dokument prenese s klikom na ikono  . 
  
       - »Komentar« (neobvezen podatek):
          Uporabnik lahko vnese komentar. 

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

Dodanega dokumenta ni mogoče odstraniti. Za ta namen se je potrebno obrniti na podporo uporabnikom CPU (preko aplikacije CPU).

       Slika 6.1.4-9: Seznami postopkov v sekcijah Postopek in Shranjen postopek in ikoni za urejanje
                                             ter dodajanje dokumentov na postopek

SEKCIJA »PRAVNA PODLAGA«

Sekcija je namenjena vnosu pravnih podlag, to je že podpisanih izvajalskih pogodb po zaključku postopka izbora izvajalca (tudi naročilnic, pogodb o
zaposlitvi, aneksov k pogodbam, ipd.).
Posamezno pravno podlago je zato potrebno navezati na postopek, ki je bil osnova za to pogodbo.

Upravičenec vnaša pravne podlage na dva načina in sicer glede na vir vnosa pogodbe.
Možna sta dva načina, ki se jima prilagodijo tudi vnosna polja:

• za pogodbe, ki se prenesejo iz MFERAC ,vnaša podatke v tej sekciji in v rubriki Pogodbe (v zavihku Izvajalske pogodbe) in

• za pogodbe, ki jih uporabnik vnese na tem mestu.

Uporabnik vnese novo pravno podlago s klikom na znak »+«.

                                                     Slika 6.1.4-10: Vnos pravne podlage

Pravna podlaga v primeru prenosa iz MFERAC
Uporabnik v tem primeru nadaljuje postopek vnosa (opisan v točki 6.1.2. – Izvajalske pogodbe) po navezavi postopka na izvajalsko pogodbo
(v rubriki »Postopki izbire izvajalca in zaposlenih«).
Uporabniku so pri vnosu pravne podlage v primeru prenosa iz MFERAC po kliku na znak »+« na voljo naslednja polja:

• »Št. pogodbe« (obvezen podatek):
  Uporabnik pogodbo izbere iz spustnega seznama. Z izborom se samodejno napolnijo tudi obarvana, to je vnaprej zaklenjena polja:
  »Naziv pravne podlage«, »Tip pogodbe«, »Vrednost brez DDV«, »Vrednost z DDV« in »Datum pogodbe«.

• »Naziv pravne podlage« (obvezen podatek):
  Podatek se napolni samodejno z izborom pravne podlage v polju »Št. Pogodbe« in je privzeto zaklenjen za urejanje.

• »Naziv v eMA«:
  Podatek se napolni samodejno z izborom pravne podlage v polju »Št. Pogodbe«. Uporabnik ga za namen kasnejšega iskanja lahko
  spremeni.

• »Tip pogodbe« (obvezen podatek):
  Podatek se napolni samodejno z izborom pravne podlage v polju »Št. Pogodbe« in je privzeto zaklenjen za urejanje.

• »Postopek« (obvezen podatek):
  Podatek se napolni samodejno z izborom pravne podlage v polju »Št. Pogodbe« (s postopkom, ki ga je navezal v rubriki Pogodbe).
  Podatek lahko uporabnik uredi.

• »Vrednost brez DDV« (obvezen podatek): kot v pravni podlagi:
  Podatek se napolni samodejno z izborom pravne podlage v polju »Št. Pogodbe« in je privzeto zaklenjen za urejanje.

• »Vrednost z DDV« (obvezen podatek): kot v pravni podlagi:
  Podatek se napolni samodejno z izborom pravne podlage v polju »Št. Pogodbe« in je privzeto zaklenjen za urejanje.

• "Dokument":
  Uporabnik s klikom na ikono izbere in doda dokument na vnosno masko.
  
  
• »Naziv izbranega izvajalca« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese naziv izvajalca iz pravne podlage in skladno z registrom pravnih oseb, kjer nastopa.

• »Datum pogodbe« (obvezen podatek):
  Podatek se napolni samodejno z izborom pravne podlage v polju »Št. Pogodbe« in je privzeto zaklenjen za urejanje.

• »Datum izvedbe del« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese datum iz pravne podlage.

• »Komentar« (neobvezno polje):
  Uporabnik lahko vnese komentar. 

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na Potrdi.

   Slika 6.1.4-11: Vnosna polja pravne podlage pri prenosu iz MFERAC

Pravna podlaga v primeru vnosa podatkov
Uporabniku so pri vnosu pravne podlage po kliku na znak »+« na voljo naslednja polja:

• »Št. pogodbe« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese številko pogodbe ali druge pravne podlage (na primer naročilnice). Aneksov ne vnaša – te se vnese po postopku
  za anekse (v nadaljevanju).

• »Naziv pravne podlage« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese naziv pogodbe ali druge pravne podlage (na primer naročilnice).

• »Tip pogodbe« (obvezen podatek):
  Uporabnik izbere ustrezen tip pogodbe iz spustnega seznama.

• »Postopek« (obvezen podatek):
  Uporabnik izbere postopek (vnesen v sekcijo »Postopek«) iz spustnega seznama in ga s tem naveže na pravno podlago. V primeru,
  da je vnesen le en postopek, je privzet in za urejanje zaklenjen.

• »Vrednost brez DDV« (obvezen podatek): kot v pravni podlagi
  Uporabnik vnese vrednost iz pravne podlage.

• »Vrednost z DDV« (obvezen podatek): kot v pravni podlagi
  Uporabnik vnese vrednost iz pravne podlage.

• »Dokument« (obvezen podatek):
  Uporabnik ustrezni dokument prenese s klikom na ikono  .

• »Naziv izbranega izvajalca« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese naziv izvajalca iz pravne podlage in skladno z registrom pravnih oseb, kjer nastopa.

• »Datum pogodbe« (obvezen podatek):
  Uporabnik vnese datum iz pravne podlage.

• »Datum izvedbe del« (neobvezen podatek):
  Uporabnik vnese datum iz pravne podlage.

• »Komentar« (neobvezno polje):
  Uporabnik lahko vnese komentar. 

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na Potrdi.

                                   Slika 6.1.4-12: Vnos pravne podlage

Vnesene pravne podlage so vidne v seznamu sekcije »Pravne podlage«. V seznamu je možno:

• Brisanje pravne podlage s klikom na ikono  .
  Brisanje pravne podlage je možno, če ni vezana na nobeno prijavo plačila listine na ZzI.

• Urejanje pravne podlage s klikom na ikono  .
  Urejanje pravne podlage je možno, dokler pravna podlaga ni vključena na vsaj en zahtevek za izplačilo, ki je v statusu Oddan
  ali višje.

• Dodajanje aneksov na posamezno pravno podlago s klikom na znak »+« ob posamezni pravni podlagi, kjer se za vnos odprejo
  naslednja polja:

• • »Št. Pogodbe«:
    Podatek se napolni samodejno in ga ni možno urejati.

• • »Št. Aneksa«:
    Uporabnik vnese številko aneksa iz dokumenta.

• • »Naziv aneksa«:
    Uporabnik vnese naziv aneksa iz dokumenta.

• • »Datum aneksa«:
    Uporabnik vnese datum aneksa iz dokumenta.

• • »Dokument«:
    Uporabnik ustrezni dokument prenese s klikom na ikono   .

• • »Vrednost aneksa brez DDV«:
    Uporabnik vnese vrednost pravne podlage brez DDV iz dokumenta.

• • »Vrednost aneksa z DDV«:
    Uporabnik vnese vrednost pravne podlage z DDV iz dokumenta.
  • »Predmet aneksa«
    Uporabnik vnese predmet aneksa.

• • »Komentar«:
    Uporabnik lahko vnese dodatni komentar. 

Po vnosu je potrebno podatke shraniti s klikom na gumb »Potrdi«.

                         Slika 6.1.4-13: Vnosna polja za vnos aneksa
                 

                  Vneseni aneksi so vidni v seznamu posamezne pogodbe, ob kliku nanjo. V seznamu je možno le urejanje aneksa s klikom na ikono  .
                  Urejanje ni možno v poljih: »Št. Pogodbe«, »Št. Aneksa« in »Naziv aneksa«.

V seznamu sekcije »Pravne podlage« se s klikom na posamezno pravno podlago obarva zeleno tudi pripadajoči postopek v sekciji »Postopek«, na
katerega je uporabnik navezal pravno podlago.

       Slika 6.1.4-14: Seznam aneksov na pogodbi in ikone za urejanje ter prikaz pripadajočega postopka